Koszty używania pracowniczych samochodów

Wykonywanie obowiązków pracowniczych bardzo często wymaga od osób zatrudnionych na podstawie umów o pracę korzystania z samochodu. Na polecenie pracodawcy odbywają one zarówno jazdy lokalne, jak i podróże służbowe. Powszechną praktyką stało się wykorzystywanie do tych celów prywatnych samochodów pracowników. To z kolei oznacza konieczność zwrotu przez pracodawcę wydatków związanych z ich służbowym użytkowaniem i prawidłowego rozliczenia tego zwrotu w kosztach firmowych.

Jazdy lokalne

Z tytułu używania na cele firmowe prywatnych samochodów pracownicy otrzymują zwrot kosztów z tym związanych. W jazdach lokalnych następuje to w formie miesięcznego ryczałtu na zasadach przewidzianych w obowiązującym w tym zakresie rozporządzeniu Ministra Infrastruktury (Dz. U. z 2002 r. nr 27, poz. 271 ze zm.) lub w ramach tzw. kilometrówki.

Kwoty wypłacanych pracownikom zwrotów wydatków za jazdy lokalne generalnie obciążają koszty firmowe u pracodawcy, jednak nie zawsze w pełnej poniesionej wysokości, co wynika z art. 23 ust. 1 pkt 36 ustawy o pdof i odpowiednio art. 16 ust. 1 pkt 30 lit. b) ustawy o pdop. W oparciu o te uregulowania w jazdach lokalnych mogą one stanowić koszt podatkowy do wysokości określonej w przepisach przywołanego już rozporządzenia lub w wysokości nieprzekraczającej iloczynu przejechanych kilometrów i stawki za 1 km przebiegu ustalanej na podstawie prowadzonej przez pracownika ewidencji przebiegu pojazdu. Skutki podatkowe braku omawianej ewidencji ustawodawca wskazał w art. 23 ust. 5 ustawy o pdof i odpowiednio art. 16 ust. 5 ustawy o pdop. Wynika z nich jednoznacznie, że niewywiązywanie się z obowiązku prowadzenia tej ewidencji skutkuje brakiem możliwości zaliczenia do kosztów podatkowych wydatków z tytułu używania samochodów osobowych, dla których ustawodawca przewidział ten obowiązek.

Gdy natomiast pracodawca wypłaci pracownikowi jeden z omawianych zwrotów w wysokości wyższej niż przewidziany przepisami, nadwyżka ponad te limity nie stanowi kosztu podatkowego (przykład 1).

Podróże służbowe

Pracownikowi, któremu pracodawca wyrazi zgodę na odbycie podróży służbowej prywatnym samochodem osobowym, zgodnie z tzw. rozporządzeniem Ministra Pracy i Polityki Społecznej w sprawie podróży służbowej (Dz. U. z 2013 r. poz. 167), przysługuje m.in. zwrot kosztów przejazdu tym środkiem transportu. Zwrot ten dokonywany jest w formie kilometrówki na podstawie prowadzonej przez pracownika ewidencji przebiegu pojazdu.

Również w przypadku wydatków związanych z użytkowaniem prywatnego samochodu pracownika w podróżach służbowych - podobnie jak ma to miejsce w przypadku jazd lokalnych odbywanych przez pracownika jego własnym autem - możliwość zaliczania ich przez pracodawcę do firmowych kosztów podatkowych jest ograniczona. Wydatki ponoszone na rzecz pracowników z tytułu używania przez nich prywatnych samochodów w podróży służbowej nie stanowią bowiem kosztów firmowych w wysokości przekraczającej kwotę wynikającą z kilometrówki (art. 23 ust. 1 pkt 36 lit. a ustawy o pdof oraz art. 16 ust. 1 pkt 30 lit. a ustawy o pdop). W konsekwencji w przypadku wypłacenia pracownikowi zwrotu kosztów używania w podróży służbowej jego prywatnego samochodu osobowego w kwocie wyższej niż wynikająca z kilometrówki ustalonej na podstawie ewidencji przebiegu pojazdu, nadwyżka ponad wyznaczający ją limit nie stanowi u pracodawcy kosztu podatkowego.

Opłaty za autostrady i parkingi

W podróżach służbowych odbywanych prywatnym samochodem pracownicy ponoszą opłaty za korzystanie z autostrad i parkingów. Organy podatkowe uznają, że zwrot tych opłat stanowi u pracodawcy koszt podatkowy w ramach tzw. kilometrówki, jako wydatek związany z używaniem prywatnego samochodu pracownika. Z uwagi na to, że w ustawach o podatku dochodowym ustawodawca nie zdefiniował pojęcia "wydatków z tytułu używania" samochodów, organy podatkowe dla uzasadnienia swojego stanowiska odwołują się do słownikowego znaczenia tego wyrażenia. W tym znaczeniu "wydatek" to "suma wydana na coś", natomiast "używać" oznacza "stosować coś, użytkować, posługiwać się czymś, robić z czegoś użytek". Z tego organy podatkowe wywodzą, że wydatkami z tytułu używania przez pracownika w podróży służbowej samochodu osobowego niebędącego własnością pracodawcy są wszelkie wydatki niezbędne do wykorzystania tego samochodu dla potrzeb pracodawcy. Tym właśnie motywują konieczność ograniczenia limitem kilometrówki rozliczania w kosztach omawianych opłat (przykład 2).

Podstawa prawna

Ustawa z dnia 26.07.1991 r. o pdof (Dz. U. z 2016 r. poz. 2032 ze zm.)

Ustawa z dnia 15.02.1992 r. o pdop (Dz. U. z 2016 r. poz. 1888 ze zm.)