Obowiązki pracodawcy w ZUS w razie zatrudnienia pracownika

W razie zatrudnienia pracownika w pierwszej kolejności pracodawca powinien zgłosić go do obowiązkowych ubezpieczeń w ZUS. Później za każdy miesiąc kalendarzowy musi rozliczać i terminowo opłacać za niego składki ZUS. Ciąży też na nim obowiązek informowania ZUS o okresach choroby pracownika, urlopu bezpłatnego lub innych przerwach w opłacaniu składek.

Zgłoszenie do ZUS

Zawarty stosunek pracy powoduje, że pracownik ma zagwarantowane obowiązkowe ubezpieczenia w ZUS. Osoba zatrudniona na umowę o pracę podlega bowiem z tego tytułu obowiązkowym ubezpieczeniom społecznym wszystkich ryzyk (tj. emerytalnemu, rentowym, chorobowemu i wypadkowemu). Jest nimi objęta od dnia nawiązania stosunku pracy do dnia ustania tego stosunku. W tym samym czasie podlega też obowiązkowemu ubezpieczeniu zdrowotnemu. Wynika to z art. 13 pkt 1 ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych (Dz. U. z 2025 r. poz. 350), zwanej ustawą systemową, oraz art. 69 ust. 1 ustawy o świadczeniach opieki zdrowotnej... (Dz. U. z 2024 r. poz. 146 ze zm.), zwanej ustawą zdrowotną.

Zgłoszenia pracownika do ubezpieczeń pracodawca dokonuje na druku ZUS ZUA, w terminie 7 dni od daty powstania obowiązku ubezpieczeń tj. w ciągu 7 dni od momentu nawiązania stosunku pracy (art. 36 ust. 4 ustawy systemowej). Jako kod tytułu ubezpieczenia podaje w nim 01 10 X X, a w przypadku pracownika młodocianego - 01 20 X X. Pracodawca w danych identyfikacyjnych pracownika na druku ZUS ZUA (także w raportach miesięcznych) podaje jego PESEL. Jeżeli mu go nie nadano, wpisuje serię i numer jego dowodu osobistego lub paszportu.

Przepisy nie zabraniają przekazania dokumentu zgłoszeniowego wcześniej, tj. przed faktyczną datą powstania obowiązku ubezpieczeń. Trzeba jednak liczyć się z tym, że gdyby - z różnych przyczyn - nie doszło do nawiązania stosunku pracy, to tym samym nie powstanie też obowiązek ubezpieczeń i wtedy trzeba będzie wyrejestrować z ubezpieczeń daną osobę od dnia zgłoszenia.

Stosunek pracy nawiązuje się w dniu określonym w umowie jako dzień rozpoczęcia pracy, co wynika z art. 26 Kodeksu pracy (Dz. U. z 2025 r. poz. 277). Przepis ten zezwala więc na podpisanie umowy o pracę wcześniej niż przypada pierwszy dzień wykonywania przez pracownika pracy (nawiązania stosunku pracy). Jeżeli w umowie o pracę jako termin rozpoczęcia wykonywania pracy wskazano datę późniejszą niż data zawarcia tej umowy, wówczas data rozpoczęcia pracy jest datą nawiązania stosunku pracy i jednocześnie datą powstania dla pracownika obowiązku ubezpieczeń w ZUS (przykład).

Poinformowanie o pracach szczególnych

Oprócz zgłoszenia do ZUS na druku ZUS ZUA pracodawca ma dodatkowo obowiązek poinformować ZUS o pracownikach, których zatrudnił do wykonywania pracy w szczególnych warunkach lub o szczególnym charakterze, jeśli urodzili się po 31 grudnia 1948 r. Posiadanie tej informacji przez organ rentowy jest istotne, bowiem w przyszłości to właśnie ZUS będzie decydował o ewentualnym prawie pracownika do emerytury pomostowej. W celu poinformowania ZUS o zatrudnieniu osób wykonujących prace szczególne, pracodawca powinien wypełnić i przekazać do organu rentowego druk ZUS ZSWA za dany rok kalendarzowy, w terminie do 31 marca następnego roku kalendarzowego. W innym terminie (niż do 31 marca następnego roku) pracodawca przekazuje do organu rentowego zgłoszenie ZUS ZSWA, tylko gdy:

• pracownik wystąpił z wnioskiem o przyznanie emerytury pomostowej - druk ten należy przekazać do ZUS w terminie 7 dni od dnia zgłoszenia wniosku pracownika o przyznanie emerytury pomostowej,
• miała miejsce upadłość lub likwidacja pracodawcy - wtedy druk ten trzeba przesłać najpóźniej w dniu przekazania dokumentu wyrejestrowania płatnika składek.

Ubezpieczenie rodziny

Każda osoba podlegająca ubezpieczeniu zdrowotnemu ma obowiązek zgłosić do ubezpieczenia zdrowotnego uprawnionych członków rodziny, pod warunkiem że nie posiadają oni własnego tytułu do tego ubezpieczenia. Taki obowiązek spoczywa więc też na pracowniku. Jednak formalności związanych ze zgłoszeniem takich osób dokonuje pracodawca na druku ZUS ZCNA. Pracownik ma natomiast obowiązek poinformować pracodawcę o konieczności zgłoszenia takich osób do ubezpieczenia zdrowotnego. Dla celów tego ubezpieczenia za członka rodziny uważa się:

• dziecko (własne, przysposobione, małżonka, obce, dla którego ustanowiono opiekę albo obce w ramach rodziny zastępczej lub rodzinnego domu dziecka oraz wnuka) - do ukończenia przez dziecko 18 lat, a jeżeli dziecko:
• uczy się dalej w szkole lub odbywa kształcenie w uczelni lub szkole doktorskiej - do ukończenia 26 lat,
• posiada orzeczenie o znacznym stopniu niepełnosprawności lub inne traktowane na równi - bez ograniczenia wieku,
• małżonka,
• wstępnych (np. matkę, ojca, babcię, dziadka) - o ile pozostają z ubezpieczonym we wspólnym gospodarstwie domowym.

Naliczanie składek

Osobie zatrudnionej na etacie pracodawca nalicza składki na ubezpieczenia społeczne od przychodu w rozumieniu przepisów o pdof, uzyskanego u pracodawcy ze stosunku pracy. Za przychód pracowniczy uważa się wszelkiego rodzaju wypłaty pieniężne oraz wartość pieniężną świadczeń w naturze bądź ich ekwiwalenty, bez względu na źródło ich finansowania (np. wynagrodzenia zasadnicze i za godziny nadliczbowe, różnego rodzaju dodatki, nagrody, ekwiwalenty za niewykorzystany urlop i wszelkie inne kwoty niezależnie od tego, czy ich wysokość została z góry ustalona). Przychodem takim są również świadczenia pieniężne ponoszone za pracownika oraz wartość innych nieodpłatnych świadczeń lub świadczeń częściowo odpłatnych.

Podczas ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne należy pamiętać, że w składkach emerytalno-rentowych obowiązuje roczne ograniczenie podstawy ich wymiaru. W danym roku kalendarzowym roczna wysokość podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe nie może bowiem przekroczyć 30-krotności prognozowanego przeciętnego wynagrodzenia miesięcznego w gospodarce narodowej na dany rok kalendarzowy. W 2025 r. limit ten wynosi 260.190 zł. Ten sam limit dotyczy podstawy wymiaru składki na FEP. Natomiast składkę chorobową i wypadkową (także na FP, FS i FGŚP) nalicza się od tej samej kwoty co składki na ubezpieczenia emerytalno-rentowe, ale bez uwzględniania rocznego limitu podstawy ich wymiaru.

W podstawie wymiaru składek społecznych nie uwzględnia się pracownikowi wynagrodzenia chorobowego, zasiłków i świadczeń rehabilitacyjnych oraz przychodów zwolnionych z oskładkowania. Przychody, od których pracodawca nie nalicza pracownikowi składek, zostały wymienione w rozporządzeniu MPiPS w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe (Dz. U. z 2025 r. poz. 316).

Z kolei podstawę wymiaru składki na ubezpieczenie zdrowotne ustala się pracownikowi według tych samych przepisów co podstawę wymiaru składek emerytalno-rentowych, ale z tą różnicą, że w podstawie wymiaru składki zdrowotnej nie uwzględnia się rocznego limitu oraz nie wyłącza się z niej wynagrodzenia chorobowego. Ponadto podstawę wymiaru składki zdrowotnej pomniejsza się o kwoty składek: emerytalnej, rentowych i chorobowej finansowanych ze środków pracownika (łącznie o 13,71%).

Jeżeli pracownik uzyska w danym miesiącu stosunkowo niskie wynagrodzenie i pracodawca ustali, że obliczona od tego wynagrodzenia składka zdrowotna w wysokości 9% podstawy wymiaru jest wyższa od kwoty wyliczonej zaliczki na pdof, to składkę zdrowotną obliczoną za dany miesiąc pracodawca powinien obniżyć do wysokości tej zaliczki. Taki tryb postępowania wynika z art. 83 ust. 1 ustawy zdrowotnej. Pracodawca przekazuje wtedy do ZUS składkę zdrowotną w kwocie obniżonej do wysokości zaliczki na pdof, co wykazuje też w raporcie ZUS RCA, wpisując w bloku III.C. w polu 01. podstawę wymiaru składki zdrowotnej, natomiast w polu 04. - kwotę tej składki obniżoną do wysokości zaliczki.

Składki na fundusze

Obowiązkiem pracodawcy jest również opłacanie za pracownika składek na FP i FS w łącznej wysokości 2,45% podstawy wymiaru. Podstawę ich wymiaru stanowi kwota przyjmowana do naliczenia składek emerytalno-rentowych (bez stosowania jej rocznego limitu), wynosząca w przeliczeniu na okres miesiąca co najmniej minimalne wynagrodzenie (w 2025 r. - 4.666 zł). Pracodawca ma też obowiązek opłacania za pracownika składki na FGŚP (0,10% podstawy wymiaru). Również tę składkę ustala się od wypłat stanowiących podstawę naliczenia składek emerytalno-rentowych (bez stosowania jej rocznego limitu).

Pracodawca może być zwolniony z opłacania składek na FP, FS i FGŚP. Zwolnienie przysługuje mu na pracowników, którzy:

• powrócili do pracy z urlopu macierzyńskiego (także uzupełniającego), na warunkach urlopu macierzyńskiego, rodzicielskiego lub wychowawczego - przez 36 miesięcy,
• ukończyli 50. rok życia i przed zatrudnieniem pozostawali w ewidencji bezrobotnych przez co najmniej 30 dni - przez 12 miesięcy,
• nie ukończyli 30. roku życia i podjęli zatrudnienie na podstawie skierowania z PUP - przez 12 miesięcy,
• ukończyli co najmniej 55 lat w przypadku kobiet i 60 lat w przypadku mężczyzn - zwolnienie przysługuje bez ograniczenia czasowego.

Z kolei za pracowników wykonujących prace szczególne, urodzonych po dniu 31 grudnia 1948 r., pracodawca ma też obowiązek opłacać składkę na FEP. Wynosi ona 1,5% podstawy wymiaru i jest w całości finansowana przez pracodawcę. Nalicza się ją od tej samej kwoty, którą pracodawca przyjmuje pracownikowi do podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe. Jeśli przychody pracownika osiągną wysokość rocznego limitu tej podstawy, od nadwyżki pracodawca nie opłaca też za nich składki na FEP (do końca danego roku kalendarzowego).

Rozliczanie składek

Składki społeczne oraz składkę zdrowotną pracodawca oblicza za pracownika, rozlicza w raportach ZUS RCA (również te finansowane ze środków pracownika) i w całości przekazuje co miesiąc do ZUS łącznie ze składkami finansowanymi z własnych środków. Raport ZUS RCA pracodawca sporządza za pracownika do ZUS za każdy miesiąc kalendarzowy, w którym go zatrudniał. Wykazuje w nim składki społeczne oraz zdrowotną naliczone od wszystkich wypłat w gotówce i wartości świadczeń w naturze dokonanych lub postawionych do dyspozycji pracownika w danym miesiącu kalendarzowym, bez względu na okres, którego te wypłaty dotyczą.

Gdy w czasie zatrudnienia wystąpią przerwy w opłacaniu za pracownika składek ubezpieczeniowych, spowodowane np. chorobą czy urlopem bezpłatnym, pracodawca wykazuje je w raporcie ZUS RSA. Wykazuje w nim też świadczenia chorobowe wypłacone pracownikowi (ten obowiązek dotyczy jednak tylko pracodawców uprawnionych do wypłaty tych świadczeń).

Raporty miesięczne sporządzone za pracownika pracodawca dołącza do deklaracji rozliczeniowej ZUS DRA i jako komplet przekazuje do ZUS w terminie:

• do 5. dnia następnego miesiąca - w przypadku zakładów sfery budżetowej,
• do 15. dnia następnego miesiąca - w przypadku pracodawcy posiadającego osobowość prawną,
• do 20. dnia następnego miesiąca - dla pozostałych podmiotów.

Roczny raport

Do obowiązków pracodawcy jako płatnika składek należy również przekazanie pracownikowi rocznej informacji o naliczonych za niego składkach do ZUS, przerwach w ich opłacaniu oraz wypłaconych mu świadczeniach. Pracodawca powinien mu ją przekazać w terminie do 28 lutego następnego roku za rok poprzedni w podziale na poszczególne miesiące.

Pracownik ma prawo zawnioskować u pracodawcy o wydanie miesięcznej informacji o naliczonych składkach, a pracodawca nie może mu odmówić jej wystawienia. Nie może jej jednak żądać częściej niż raz na miesiąc za miesiąc poprzedni.