Ustalenie wymiaru urlopu wypoczynkowego po przedłożeniu dodatkowych dokumentów potwierdzających staż

Pracownica, którą zatrudniliśmy 4 lutego 2019 r. udokumentowała wówczas nieco ponad dwa lata stażu urlopowego. Pod koniec 2022 r. przedłożyła nieznane nam dotychczas świadectwa pracy, na łącznie ponad 20 lat. Czy należy wyrównać jej urlop, a jeśli tak, to za jaki okres?

Tak, pracownicy przysługuje "wyrównanie" urlopu i to za wszystkie lata zatrudnienia u pracodawcy z pytania, ponieważ w dniu jego udokumentowania roszczenie nie uległo przedawnieniu.

Wymiar urlopu wypoczynkowego jest uzależniony od stażu ogólnego i wynosi:

• 20 dni - jeżeli pracownik jest zatrudniony krócej niż 10 lat albo
• 26 dni - gdy okres zatrudnienia wynosi co najmniej 10 lat.

Do stażu urlopowego wlicza się wszystkie okresy zatrudnienia, w tym u innego/innych pracodawców, bez względu na przerwy oraz sposób ustania stosunku/stosunków pracy, a także okresy nauki w wymiarze wskazanym w art. 155 § 1 K.p., odpowiednio do ukończonego poziomu edukacji, np. przyjmując 4 lata z tytułu średniej szkoły ogólnokształcącej albo przewidziany programem nauczania czas trwania średniej szkoły zawodowej, nie więcej niż 5 lat. Przy czym, jeżeli pracownik pobierał naukę w czasie zatrudnienia, do okresu pracy, od którego zależy wymiar urlopu, wlicza się bądź okres zatrudnienia, w którym była pobierana nauka, bądź okres nauki, zależnie od tego, co jest dla niego korzystniejsze (art. 155 § 2 K.p.).

Prawo do wyższego wymiaru urlopu pracownik powinien udokumentować. Obowiązek ten wynika z dyspozycji art. 22¹ § 3 pkt 4 w zw. z art. 22¹ § 1 pkt 4 i 6 i § 2 K.p., w myśl której pracodawca żąda od pracownika przedstawienia wykształcenia i przebiegu dotychczasowego zatrudnienia, chyba że dane w tej sprawie pozyskał w procesie rekrutacji. Co istotne pracodawca ma prawo domagać się oryginałów, z których poświadczone przez siebie lub osobę upoważnioną za zgodność odpisy lub kopie przechowuje w aktach osobowych pracownika (§ 5 rozporządzenia w sprawie dokumentacji pracowniczej). Brak stosownych dokumentów nie pozbawia pracownika należnych mu praw, jednak uniemożliwia ich dochodzenie, a pracodawcę uwalnia od odpowiedzialności za nieudzielenie urlopu w przysługującym wymiarze. Takie wnioski przedstawił Sąd Najwyższy w wyroku z 19 sierpnia 1999 r. (sygn. akt I PKN 189/99, OSNP 2000/22/819) w odniesieniu do nagrody jubileuszowej, niewypłaconej z tego samego powodu - nieudokumentowania prawa do niej. Podobną opinię w sprawie omawianych okoliczności, tyle że dotyczącą dodatkowego urlopu z tytułu niepełnosprawności, przedstawił resort pracy w piśmie z 19 sierpnia 2011 r. (znak BON-I-5232-44-2-EW/11). 

Jak stwierdził: "(...) Nieuzyskanie przez pracodawcę wiadomości o przysługującym pracownikowi z mocy prawa prawie do dodatkowego urlopu wypoczynkowego może - w konkretnych okolicznościach - oznaczać tylko tyle, że pracodawcy nie można zarzucić zawinionego niewykonania zobowiązania do udzielenia urlopu zgodnie z przepisami prawa pracy. (...)". Po przedłożeniu wymaganych dokumentów pracodawca może co najwyżej (nie musi) powołać się na przedawnienie.

Po upływie tego terminu pracodawca może uchylić się od zaspokojenia roszczenia, chyba że zrzeknie się korzystania z zarzutu przedawnienia (art. 292 zd. 1 K.p.).

Do rozstrzygnięcia pozostaje dzień "wymagalności" urlopu, od którego należy liczyć przedawnienie. Datę tę wyznacza art. 161 K.p. określający przedział, w którym pracodawca obowiązany jest udzielić pracownikowi tego uprawnienia. Jest nim rok kalendarzowy, w którym pracownik uzyskał prawo do urlopu. Stąd bieg przedawnienia roszczenia o urlop wypoczynkowy za dany rok co do zasady rozpoczyna się w ostatnim dniu tego roku. Ta ogólna zasada nie ma jednak zastosowania w sytuacji, gdy szczególne przepisy Kodeksu pracy lub innych aktów normatywnych przewidują obowiązek udzielenia przez pracodawcę urlopu w innym okresie lub z nadejściem określonej daty. 

Jak wyjaśnił Sąd Najwyższy w wyroku z 11 kwietnia 2001 r. (sygn. akt I PKN 367/00, OSNP 2003/2/38): "Roszczenie o udzielenie urlopu wypoczynkowego przedawnia się z upływem trzech lat od dnia, w którym stało się wymagalne (art. 291 § 1 K.p.), przy czym rozpoczęcie biegu tego terminu następuje bądź z końcem roku kalendarzowego, za który urlop przysługuje (art. 161 K.p.), bądź najpóźniej z końcem pierwszego kwartału roku następnego, jeżeli urlop został przesunięty na ten rok z przyczyn leżących po stronie pracownika lub pracodawcy (art. 168 K.p.).". Zgodnie z aktualnym brzmieniem powołanego przepisu, urlopu niewykorzystanego w terminie ustalonym zgodnie z art. 163 K.p. (według planu lub indywidualnych uzgodnień stron) należy pracownikowi udzielić najpóźniej do dnia 30 września następnego roku kalendarzowego. Nie dotyczy to tylko tej części, która jest przeznaczona na żądanie.

Zgodnie z planem urlopów pracownica legitymująca się 20-letnim stażem pracy w 2019 r. miała wykorzystać urlop w sierpniu, jednakże z powodu zagrożonej ciąży od 30 lipca 2019 r. korzystała ze zwolnienia od pracy, a następnie z urlopów macierzyńskiego i rodzicielskiego, a dalej z kolejnego zwolnienia w okresie następnej ciąży i ww. urlopów.

Urlop wypoczynkowy za 2019 r. nie rozpoczął się z przyczyn określonych w art. 165 K.p., zatem okres jego przedawnienia należy liczyć od 30 września 2020 r., co oznacza, że pracownica nadal może go wykorzystać.

W sytuacji z pytania żaden z urlopów, do którego prawo powstało w obecnym zatrudnieniu, do dnia udokumentowania prawa do wyższego wymiaru nie uległ przedawnieniu. Nawet gdyby uznać, że datę wymagalności "najstarszego" z nich (za 2019 r.) wyznacza ostatni dzień tego roku, gdyż nie wystąpiła sytuacja z art. 168 K.p., to do dnia przedłożenia świadectw, co nastąpiło przed końcem 2022 r., upłynęło mniej niż 3 lata. Pewną trudność w ustaleniu różnicy może powodować fakt, iż zatrudnienie nastąpiło w trakcie roku, a zatem nie jest wykluczone, iż wcześniej pracownica korzystała z urlopu za 2019 r. u poprzedniego pracodawcy. Może to mieć wpływ na uprawnienia u obecnego pracodawcy. Należy bowiem pamiętać, że:

• za niepełny rok pracy przysługuje urlop proporcjonalny, a kalendarzowy miesiąc pracy odpowiada 1/12 wymiaru rocznego (art. 155¹ § 1 i art. 155^2a § 1 K.p.),
• niepełny kalendarzowy miesiąc pracy zaokrągla się w górę do pełnego miesiąca, przy czym jeżeli ustanie stosunku pracy u dotychczasowego pracodawcy i nawiązanie takiego stosunku u kolejnego pracodawcy następuje w tym samym miesiącu kalendarzowym, zaokrąglenia do pełnego miesiąca dokonuje dotychczasowy pracodawca (art. 155^2a § 2 i 3 K.p.),
• pracownikowi, który przed ustaniem stosunku pracy w ciągu roku kalendarzowego wykorzystał urlop w wymiarze wyższym niż wynikający z zasady proporcji, przysługuje u kolejnego pracodawcy urlop w odpowiednio niższym wymiarze; łączny wymiar urlopu w roku kalendarzowym nie może być jednak niższy niż wynikający z okresu przepracowanego w tym roku u wszystkich pracodawców (art. 155¹ § 2 K.p.),
• wymiar urlopu w danym roku kalendarzowym nie może przekroczyć wymiaru maksymalnego (art. 154 § 3 K.p.).

Przyjmujemy dane z pytania oraz zakładamy, że wcześniej pracownica była zatrudniona u innego pracodawcy do 31 stycznia 2019 r., a z wystawionego przez niego świadectwa pracy wynika, że za 2019 r. wykorzystała 2 dni urlopu wypoczynkowego, a zatem nie wystąpił urlop nadmiarowy. Obecny pracodawca po zatrudnieniu ustalił więc jej uprawnienia urlopowe za 2019 r. na poziomie 18 dni (20 dni x 11/12 = 18,33 dnia, po zaokrągleniu 19 dni, jednak nie więcej niż 20 dni łącznie za cały rok).

Po przedłożeniu przez pracownicę dodatkowych dokumentów stażowych, co nastąpiło przed końcem 2022 r., obecny pracodawca podwyższył urlop za ten rok z 20 do 26 dni oraz przeliczył urlop za 2019 r. ustalając jego wymiar na poziomie 24 dni (26 dni x 11/12 = 23,83 dnia, po zaokrągleniu 24 dni). Suma urlopów u obecnego i poprzedniego pracodawcy (gdzie najprawdopodobniej pracownica również nie udokumentowała pełnego stażu, gdyż wówczas jego wymiar wyniósłby 3 dni (26 dni z 1/12 = 2,16 dnia, po zaokrągleniu 3 dni), nie narusza wymiaru maksymalnego, dlatego pracodawca nie miał podstaw do jego obniżenia. Pracownicy przysługiwało "wyrównanie" urlopu za ten rok w wymiarze 6 dni (24 dni - 18 dni). Po 6 dni przysługiwało jej również za lata 2020-2021. Zakładając, że zatrudnienie ma trwać przez cały bieżący rok, pracownicy przysługuje za niego 26 dni urlopu.