Od 2022 r. przedsiębiorcy mają comiesięczny obowiązek składania rozliczeń do ZUS

Do końca 2021 r. przedsiębiorca, spełniający odpowiednie warunki, mógł korzystać ze zwolnienia z comiesięcznego przekazywania dokumentów rozliczeniowych do ZUS. Od 1 stycznia 2022 r. przepisy w tym zakresie uległy zmianie. Obecnie ze składania rozliczeń do organu rentowego zwolnione są tylko trzy grupy ubezpieczonych i co istotne - wśród nich nie ma już osób prowadzących pozarolniczą działalność opłacających składki wyłącznie za siebie lub osoby z nimi współpracujące. Ponadto od 1 stycznia 2022 r. dla niektórych płatników zmienił się termin przekazywania druków rozliczeniowych do ZUS i opłacania składek.

Druki do rozliczeń z ZUS

Przedsiębiorca (osoba fizyczna) po upływie każdego miesiąca kalendarzowego przekazuje do organu rentowego deklarację rozliczeniową i imienne raporty miesięczne.

Gdy płatnik rozlicza składki ubezpieczeniowe:

• wyłącznie za siebie - wówczas przekazuje do organu rentowego jedynie deklarację rozliczeniową,
• za siebie i inne osoby pomagające mu w prowadzeniu działalności gospodarczej (np. osobę współpracującą, osoby zatrudnione na podstawie umowy o pracę, wykonujące pracę na podstawie umowy zlecenia) - wtedy ich rozliczenia dokonuje w imiennym raporcie miesięcznym i deklaracji rozliczeniowej.

Warto przypomnieć, że deklaracja rozliczeniowa ZUS DRA to dokument, w którym płatnik wykazuje m.in. rozliczenie składek ubezpieczeniowych i wypłacone świadczenia. Natomiast imienny raport miesięczny:

• ZUS RCA - służy do rozliczenia składek na ubezpieczenia społeczne i ubezpieczenie zdrowotne za ubezpieczonych lub wypłaconych im świadczeń,
• ZUS RSA - służy do wykazania wypłaconych świadczeń oraz przerw w opłacaniu składek za ubezpieczonych.

Od 1 stycznia 2022 r. uchylony został wzór imiennego raportu ZUS RZA, w którym płatnik rozliczał składkę na ubezpieczenie zdrowotne.

Druki ZUS RCA, ZUS RSA i ZUS DRA dostępne są w serwisie druki.gofin.pl, w dziale Składki ZUS.

Jak było do 31 grudnia 2021 r.?

Niektóre osoby prowadzące pozarolniczą działalność do końca 2021 r. mogły być zwolnione z obowiązku comiesięcznego przekazywania dokumentów rozliczeniowych do ZUS. Taką ulgę przewidywał art. 47 ust. 2a-2b ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych, zwanej ustawą systemową. Z preferencji tej - do 31 grudnia 2021 r. - mogła skorzystać osoba prowadząca pozarolniczą działalność, która m.in. opłacała składki na ubezpieczenia społeczne i/lub zdrowotną wyłącznie za siebie, jeżeli:

• w stosunku do dokumentów przekazanych za poprzedni miesiąc nie nastąpiły żadne zmiany,
• w ostatnio złożonych dokumentach rozliczeniowych zadeklarowała do podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne i ubezpieczenie zdrowotne (lub tylko zdrowotne) kwoty w wysokości najniższej obowiązującej ją podstawy wymiaru składek, o których mowa odpowiednio w:
• art. 18 ust. 8 i art. 18a ust. 1 ustawy systemowej,
• art. 81 ust. 2 ustawy o świadczeniach opieki zdrowotnej finansowanych ze środków publicznych, zwanej ustawą zdrowotną.

Prawo do takiej ulgi miał również przedsiębiorca opłacający składki na ubezpieczenia społeczne na zasadach wskazanych w art. 18c ustawy systemowej (czyli w ramach tzw. małego ZUS). Przy czym, przedsiębiorca opłacający tzw. mały ZUS był zwolniony z obowiązku składania do organu rentowego druków rozliczeniowych za kolejny miesiąc dopiero po złożeniu deklaracji rozliczeniowej za pierwszy pełny miesiąc, do końca roku kalendarzowego, na który ustalił tę podstawę. Był on zobowiązany złożyć deklarację rozliczeniową za pierwszy miesiąc prowadzenia działalności gospodarczej każdego kolejnego roku, na który ustali najniższą podstawę wymiaru składek w oparciu o uzyskany dochód.

Ponadto z wymienionej preferencji do końca ubiegłego roku mógł korzystać przedsiębiorca, który do pomocy w prowadzeniu firmy zatrudniał na podstawie umowy o pracę (bądź bezumownie) członka rodziny i zgłaszał taką osobę do ubezpieczeń w ZUS w sposób przewidziany dla osób współpracujących. Taki płatnik mógł być zwolniony ze składania rozliczeń do ZUS również za osobę współpracującą. Było to jednak możliwe wtedy, gdy nie nastąpiły zmiany w stosunku do miesiąca poprzedniego oraz zadeklarował do podstawy wymiaru składek ZUS kwoty w wysokości najniższej obowiązującej współpracownika podstawy ich wymiaru.

Zmiany przepisów od 1 stycznia 2022 r.

Od 1 stycznia 2022 r. weszły w życie przepisy ustawy o zmianie ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych oraz niektórych innych ustaw, zwanej Polskim Ładem. Wprowadziły one zmiany m.in. w ustawie systemowej. Ograniczyły bowiem grono osób, które mogą być obecnie zwolnione z comiesięcznego przekazywania dokumentów rozliczeniowych do ZUS.

Od 1 stycznia 2022 r. zwolnienie z obowiązku składania dokumentów rozliczeniowych do organu rentowego za kolejny miesiąc przysługuje wyłącznie:

• duchownym,
• osobom składającym dokumenty za nianie,
• osobom, które podlegają dobrowolnie ubezpieczeniu emerytalnemu i rentowym na podstawie art. 7 ustawy systemowej.

Wskazane osoby mogą korzystać ze zwolnienia ze składania dokumentów rozliczeniowych do ZUS, o ile spełniać będą warunki, o których mowa w art. 47 ust. 2d, ust. 2e i ust. 2f ustawy systemowej.

Z przedmiotowej ulgi od 1 stycznia 2022 r. zostały więc wykluczone osoby prowadzące działalność gospodarczą opłacające składki na własne ubezpieczenia (lub osoby z nimi współpracujące). Tacy płatnicy ostatni raz mogli nie składać druków rozliczeniowych do ZUS (po spełnieniu określonych warunków) za grudzień 2021 r. Począwszy od dokumentów rozliczeniowych sporządzanych za styczeń 2022 r. i kolejne miesiące są już zobligowani przekazywać rozliczenia do organu rentowego za każdy miesiąc.

Nowe terminy do rozliczeń z ZUS

Dla wielu płatników Polski Ład ustalił nowy termin przekazywania dokumentów rozliczeniowych i opłacania składek ubezpieczeniowych do ZUS.

Do 31 grudnia 2021 r. dokumenty rozliczeniowe płatnik składek przekazywał do ZUS za dany miesiąc kalendarzowy w terminie nie później niż do:

• 10. dnia następnego miesiąca - gdy opłacał składki wyłącznie za siebie
• 15. dnia następnego miesiąca - jeśli opłacał je także za inne osoby ubezpieczone (taki też termin przewidziany był dla wspólnika spółki cywilnej, jawnej, komandytowej, partnerskiej lub jednoosobowej spółki z o.o.).

Z kolei w terminie do 5. dnia następnego miesiąca rozliczały się z organem rentowym jednostki budżetowe i samorządowe zakłady budżetowe.

W tych terminach wskazani płatnicy byli również do końca 2021 r. zobowiązani opłacać składki do ZUS.

Od 1 stycznia 2022 r. zmieniły się dla niektórych płatników składek terminy do rozliczania się z ZUS. Za okres od stycznia 2022 r. obowiązują bowiem następujące terminy do przekazywania dokumentów rozliczeniowych i opłacania składek:

• 5. dzień następnego miesiąca - dla jednostek budżetowych i samorządowych zakładów budżetowych,
• 15. dzień następnego miesiąca - dla płatników składek posiadających osobowość prawną (tj. m.in. spółek kapitałowych, spółdzielni, stowarzyszeń, fundacji, jednostek samorządu terytorialnego, uczelni wyższych itp.),
• 20. dzień następnego miesiąca - dla wszystkich pozostałych płatników składek (np. opłacających składki wyłącznie na własne ubezpieczenia, przedsiębiorców i innych podmiotów nieposiadających osobowości prawnej zatrudniających innych ubezpieczonych, w tym spółek osobowych - jawnej, komandytowej, partnerskiej i komandytowo-akcyjnej).

Od tego roku został uchylony termin 10. dzień następnego miesiąca, który do 31 grudnia 2021 r. stosowali płatnicy opłacający składki wyłącznie na własne ubezpieczenia.

Zmiany w drukach ZUS

Od 2022 r. w drukach rozliczeniowych przedsiębiorcy są zobligowani informować organ rentowy o obowiązującej ich w danym miesiącu formie opodatkowania i przychodach lub dochodach z działalności gospodarczej. Jest to konsekwencją wprowadzenia dla tych podmiotów od tego roku nowych zasad ustalania podstawy wymiaru składki zdrowotnej. To wpłynęło na konieczność dokonania zmian we wzorach dokumentów rozliczeniowych, tj. imiennym raporcie ZUS RCA i deklaracji rozliczeniowej ZUS DRA (patrz ramka).

Zmiany te określa rozporządzenie Ministra Rodziny i Polityki Społecznej z dnia 16 grudnia 2021 r. zmieniające rozporządzenie w sprawie określenia wzorów zgłoszeń do ubezpieczeń społecznych i ubezpieczenia zdrowotnego, imiennych raportów miesięcznych i imiennych raportów miesięcznych korygujących... (Dz. U. poz. 2366). Weszło ono w życie z dniem 1 stycznia 2022 r. z pewnym wyjątkiem, który tu pominięto.

Trzeba zaznaczyć, że w § 2 rozporządzenia zmieniającego wskazano, iż do dokumentów przekazywanych za okresy przypadające przed dniem wejścia w życie niniejszego rozporządzenia, tj. przed dniem 1 stycznia 2022 r., płatnicy powinni stosować nowe wzory dokumentów.

Jak wynikało z uzasadnienia do projektu ww. rozporządzenia, dokonane nim zmiany umożliwią płatnikom składek prawidłowe wypełnianie dokumentów ubezpieczeniowych, a tym samym prawidłowe rozliczanie składek.

Podstawa prawna

Ustawa z dnia 13.10.1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych (Dz. U. z 2021 r. poz. 423 ze zm.)

Ustawa z dnia 27.08.2004 r. o świadczeniach opieki zdrowotnej finansowanych ze środków publicznych (Dz. U. z 2021 r. poz. 1285 ze zm.)