Dowody do wypłaty wynagrodzenia za czas choroby i zasiłku chorobowego

Zakres informacji o okolicznościach mających wpływ na prawo do zasiłków lub ich wysokość oraz dokumenty niezbędne do ich przyznania i wypłaty określają przepisy rozporządzenia Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z dnia 8 grudnia 2015 r. w tej samej sprawie (Dz. U. poz. 2205 ze zm.).

Dowody określone w rozporządzeniu płatnicy składek posiadający profil na PUE ZUS mogą składać w formie dokumentu elektronicznego uwierzytelnionego z wykorzystaniem kwalifikowanego certyfikatu lub profilu zaufanego ePUAP na elektroniczną skrzynkę podawczą ZUS (dalej: elektronicznie). Podstawowym dowodem służącym do wypłaty wynagrodzenia za czas choroby i zasiłku chorobowego przez pracodawcę jest zaświadczenie lekarskie o czasowej niezdolności do pracy. Może ono zostać wystawione w formie papierowej lub elektronicznej. Jeśli wypłatę zasiłku dokonuje ZUS, do zaświadczenia lekarskiego należy dołączyć zaświadczenie płatnika składek zawierające w przypadku ubezpieczonego:

• będącego pracownikiem - informacje określone w załączniku nr 1 do ww. rozporządzenia (odpowiadające danym zawartym w ZUS Z-3),
   
• niebędącego pracownikiem, z wyłączeniem osoby prowadzącej działalność i osoby z nią współpracującej - informacje określone w załączniku nr 2 do ww. rozporządzenia (odpowiadające danym zawartym w ZUS Z-3a),
   
• prowadzącego pozarolniczą działalność i osoby z nim współpracującej oraz duchownego - informacje określone w załączniku nr 3 do ww. rozporządzenia (odpowiadające danym zawartym w ZUS Z-3b).

Wzory druków ZUS Z-3, ZUS Z-3a, ZUS Z-3b, ZUS Z-10 dostępne są w serwisie www.druki.gofin.pl w dziale Zasiłki i świadczenia

W sytuacji, gdy świadczenia chorobowe są wypłacane za okres niezdolności do pracy przypadającej po ustaniu tytułu ubezpieczenia chorobowego lub wypadkowego, do wskazanych wyżej dowodów dołącza się oświadczenie uprawnionego do świadczeń (np. byłego pracownika) zawierające dane określone w załączniku nr 4 do ww. rozporządzenia. Odpowiadają one informacjom zamieszczanym w oświadczeniu na druku ZUS Z-10.

Jeśli za dni orzeczonej niezdolności do pracy z powodu choroby, objętej jednym zaświadczeniem lekarskim, pracownikowi przysługuje:

• wynagrodzenie chorobowe, a następnie zasiłek chorobowy wypłacany przez ZUS, po wypłaceniu wynagrodzenia chorobowego przez płatnika składek przekazuje się do ZUS zaświadczenie płatnika składek ZUS Z-3 (odpowiednio ZUS Z-3a) zawierające identyfikator zaświadczenia lekarskiego, na podstawie którego dokonano wypłaty; jeżeli wypłaty dokonano na podstawie:
   
• zaświadczenia lekarskiego wystawionego na formularzu wydrukowanym z systemu teleinformatycznego, dołącza się to zaświadczenie, pozostawiając w aktach kopię potwierdzoną za zgodność z oryginałem,
   
• wydruku wystawionego zaświadczenia lekarskiego z systemu teleinformatycznego, nie dołącza się tego zaświadczenia (ZUS wypłaci zasiłek na podstawie zaświadczenia lekarskiego w formie elektronicznej).

Powyższe dotyczy odpowiednio przypadków, gdy zasiłek chorobowy jest wypłacany najpierw przez płatnika składek, a następnie przez ZUS (np. po ustaniu tytułu ubezpieczenia lub gdy płatnik składek nie jest uprawniony do wypłaty zasiłków).

Jeżeli zaświadczenie lekarskie obejmuje okres, za który przysługuje wynagrodzenie chorobowe (lub zasiłek) wypłacane przez płatnika składek, a następnie wynagrodzenie chorobowe (lub zasiłek) wypłacane przez innego płatnika składek, dokumentem do wypłaty tego świadczenia przez innego płatnika jest odpowiednio zaświadczenie lekarskie:

• w formie wydruku tego zaświadczenia (doręczonego w formie elektronicznej),
   
• wystawione na formularzu zaświadczenia lekarskiego wydrukowanym z systemu teleinformatycznego, zwrócone ubezpieczonemu przez płatnika, który dokonał wypłaty.

Płatnik, który zwrócił zaświadczenie lekarskie, na podstawie którego dokonał wypłaty świadczenia, pozostawia w aktach jego kopię potwierdzoną za zgodność z oryginałem (jest to niezbędne do udokumentowania prawidłowości wypłaty wynagrodzenia chorobowego lub zasiłku).

Jeśli dowodem do wypłaty świadczenia było zaświadczenie lekarskie w formie elektronicznej, inny płatnik składek dokonuje wypłaty wynagrodzenia chorobowego (lub zasiłku) na podstawie wystawionego, na wniosek ubezpieczonego, zaświadczenia lekarskiego w formie elektronicznej zamieszczonego na profilu informacyjnym tego płatnika składek albo na podstawie wydruku zaświadczenia lekarskiego uzyskanego przez ubezpieczonego od wystawiającego zaświadczenie lekarskie.

Gdy niezdolność do pracy powstanie za granicą

Dowodem do przyznania i wypłaty zasiłku chorobowego (odpowiednio wynagrodzenia chorobowego) za okres niezdolności do pracy orzeczonej za granicą jest przetłumaczone na język polski zaświadczenie lekarskie wystawione w zagranicznym zakładzie leczniczym lub przez zagranicznego lekarza:

• zawierające nazwę zagranicznego zakładu leczniczego lub imię i nazwisko zagranicznego lekarza, opatrzone datą wystawienia i podpisem,
   
• określające początkową i końcową datę niezdolności do pracy.

Tłumaczenia na język polski nie stosuje się do zaświadczeń lekarskich wystawionych na terytorium państw członkowskich Unii Europejskiej, państw członkowskich Europejskiego Porozumienia o Wolnym Handlu (EFTA) - stron umowy o Europejskim Obszarze Gospodarczym lub Konfederacji Szwajcarskiej oraz państw stron umów międzynarodowych w zakresie zabezpieczenia społecznego, których stroną jest Rzeczpospolita Polska, w językach urzędowych tych państw.

Wypłata zasiłku chorobowego w wysokości 100% podstawy wymiaru

W przypadku, gdy przyczyną niezdolności do pracy jest wypadek w drodze do pracy lub z pracy, a ubezpieczonemu przysługuje zasiłek chorobowy w wysokości 100% podstawy wymiaru z więcej niż jednego tytułu, dowodem do wypłaty zasiłku (także wynagrodzenia chorobowego) jest oryginał albo kopia karty wypadku w drodze do pracy lub z pracy, potwierdzona za zgodność z oryginałem przez płatnika składek lub ZUS.

Jeżeli jednak niezdolność do pracy wynika z następstw zaistniałych w stanie zdrowia w związku z wcześniej stwierdzonym wypadkiem w drodze do pracy lub z pracy, dowodem do wypłaty świadczenia, obok zaświadczenia lekarskiego o czasowej niezdolności do pracy (ZUS ZLA lub e-ZLA), jest zaświadczenie lekarskie wystawione na zwykłym druku, stwierdzające związek niezdolności do pracy z wcześniejszym wypadkiem (ze wskazaniem daty zdarzenia), złożone w formie papierowej lub elektronicznej. Gdy zasiłek chorobowy przysługuje z więcej niż jednego tytułu, dowodem do wypłaty dla kolejnego płatnika jest oryginał lub kopia tego zaświadczenia potwierdzona za zgodność z oryginałem przez płatnika składek lub ZUS.