Korekta rozliczeń z ZUS w związku z nieprawidłowym ustaleniem wynagrodzenia pracownika

1) Od ubiegłego roku zatrudniamy pracownika w pełnym wymiarze czasu pracy, dla którego jesteśmy pierwszym pracodawcą. Jego wynagrodzenie określiliśmy na poziomie 80% minimalnego. Obecnie okazało się, że wcześniej przez trzy miesiące współpracował on przy prowadzeniu działalności gospodarczej. Czy okres ten należało uwzględnić ustalając pierwszy rok pracy dla celów określenia minimalnej płacy?

Przyjmując, że z tytułu współpracy przy prowadzeniu działalności podlegał on ubezpieczeniom społecznym, to tak.

Wysokość wynagrodzenia pracownika zatrudnionego w pełnym miesięcznym wymiarze czasu pracy nie może być niższa od minimalnego wynagrodzenia. Przy czym w pierwszym roku pracy może wynosić 80% wysokości minimalnego wynagrodzenia za pracę. Tak stanowi art. 6 ust. 1-2 ustawy z dnia 10 października 2002 r. o minimalnym wynagrodzeniu za pracę (Dz. U. z 2015 r. poz. 2008).

Kwoty minimalnego wynagrodzenia podajemy w serwisie www.wskazniki.gofin.pl

Jak wyjaśniło Ministerstwo Pracy i Polityki Społecznej w piśmie z 17 grudnia 2002 r. (znak U.5210-24/02), przy ustalaniu okresów, za które była opłacana składka na ubezpieczenia społeczne, należy uwzględniać okresy podlegania obowiązkowym ubezpieczeniom emerytalnemu i rentowym, nawet jeżeli należne składki z tego tytułu faktycznie nie zostały przez płatnika składek opłacone.

Sygnalizujemy, że od 1 stycznia 2017 r. nie będzie już zróżnicowania wysokości wynagrodzenia gwarantowanego, o czym piszemy na str. 67 niniejszego numeru UiPP.

2) Z powodu braku informacji zaniżyliśmy wynagrodzenie pracownika za dwa miesiące. Jak obecnie skorygować rozliczenia z ZUS? Nadmieniamy, że w jednym z miesięcy, za które pracownikowi przysługiwała już "pełna" minimalna stawka, chorował i otrzymał wynagrodzenie chorobowe.

Pracodawca powinien wyrównać pracownikowi wynagrodzenie za miesiące, za które zostało ono zaniżone. Kwotę wyrównania należy uwzględnić w podstawie wymiaru składek ZUS w miesiącu, w którym faktycznie nastąpiła jego wypłata/postawienie do dyspozycji pracownika. Pracodawca w dokumentach rozliczeniowych uwzględnia bowiem należne składki od wszystkich dokonanych lub postawionych do dyspozycji pracownika wypłat - od pierwszego do ostatniego dnia miesiąca kalendarzowego, którego dokumenty te dotyczą - stanowiących podstawę wymiaru składek. Tak wynika z § 2 ust. 6 rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 18 kwietnia 2008 r. w sprawie szczegółowych zasad i trybu postępowania w sprawach rozliczania składek... (Dz. U. nr 78, poz. 465 ze zm.). Wyrównaniu podlega również wynagrodzenie chorobowe. Z pytania wynika, że podstawę jego wymiaru ustalono od najniższej obowiązującej pracownika w pierwszym roku pracy, a należało obliczyć ją już od najniższej obowiązującej w drugim i kolejnych latach pracy.

Zwracamy uwagę! Zgodnie z art. 45 ust. 1 ustawy zasiłkowej, podstawa wymiaru zasiłku chorobowego z tytułu pracy w pełnym wymiarze czasu pracy nie może być niższa od kwoty minimalnego wynagrodzenia za pracę, po odliczeniu kwoty odpowiadającej 13,71% tego wynagrodzenia, a w przypadku pracownika w pierwszym roku pracy - od kwoty 80% minimalnego wynagrodzenia, po odliczeniu kwoty odpowiadającej 13,71% tego wynagrodzenia. Regulacja ta dotyczy też podstawy wymiaru wynagrodzenia chorobowego (art. 92 § 2 K.p.). W bieżącym roku kwoty najniższych podstaw wynoszą odpowiednio 1.596,36 zł i 1.277,09 zł.

Wypłaconą w danym miesiącu kwotę wyrównania wynagrodzenia za czas niezdolności do pracy z powodu choroby, finansowaną ze środków pracodawcy, wykazuje się w raporcie ZUS RSA sporządzonym za miesiąc, w którym dokonano jego wypłaty z kodem świadczenia/ /przerwy - 335. Kwotę wyrównania wynagrodzenia chorobowego należy uwzględnić w podstawie wymiaru składki zdrowotnej (art. 81 ust. 5 ustawy zdrowotnej).

Pracodawca od 1 września 2015 r. zatrudnia pracownika w pełnym wymiarze czasu pracy, za wynagrodzeniem w wysokości 80% minimalnego, czyli w 2015 r. - 1.400 zł, a w 2016 r. - 1.480 zł. W sierpniu 2016 r. okazało się, że przed podjęciem obecnego zatrudnienia przez trzy miesiące współpracował przy prowadzeniu pozarolniczej działalności i z tego tytułu podlegał ubezpieczeniom społecznym (na co przedłożył stosowne dokumenty).

Od 1 czerwca 2016 r. jego wynagrodzenie powinno więc zostać podniesione do wysokości 100% minimalnego, czyli do 1.850 zł. Ponieważ za czerwiec i lipiec 2016 r. pracodawca wypłacił niższe wynagrodzenie, obecnie dokona jego wyrównania. Za czerwiec 2016 r. będzie to kwota 370 zł (1.850 zł - 1.480 zł).

W lipcu 2016 r. pracownik przez 5 dni chorował i uzyskał wynagrodzenie chorobowe w wysokości 170,30 zł, a powinien otrzymać 212,85 zł, stąd kwota wyrównania wynosi 42,55 zł. Wynagrodzenie za pracę w tym miesiącu wyniosło 1.233,35 zł, a powinno 1.541,65 zł, zatem jego wyrównanie stanowi kwota 308,30 zł.

Pracownikowi przysługują podstawowe koszty uzyskania przychodów (111,25 zł) i złożył pracodawcy PIT-2.

Wypłat wyrównania pracodawca dokona w sierpniu 2016 r. łącznie z wynagrodzeniem za ten miesiąc.

Rozliczenie składkowo-podatkowe będzie przedstawiało się w następujący sposób:

Pracodawca z własnych środków opłaci część składek na ubezpieczenia społeczne oraz składki na Fundusz Pracy i FGŚP (pracownik nie osiągnął wieku wynoszącego co najmniej 55 lat - kobieta i co najmniej 60 lat - mężczyzna).

Zwracamy uwagę! Pracownik za każdy dzień zwłoki w wypłacie wynagrodzenia za pracę może żądać odsetek z tytułu opóźnienia tej wypłaty (art. 481 § 1 K.c. w związku z art. 300 K.p.). Odsetki z tytułu nieterminowej wypłaty wynagrodzenia nie podlegają oskładkowaniu (pismo ZUS z dnia 7 marca 2001 r., znak FUu 077-7/01) oraz opodatkowaniu (art. 21 ust. 1 pkt 95 ustawy o pdof).