Ewidencja należności z tytułu podatków lokalnych w organie podatkowym

Na jakim koncie należy w organie podatkowym prowadzić ewidencję należności z tytułu podatków lokalnych?

Organy podatkowe jednostek samorządu terytorialnego zobowiązane są stosować przy ewidencji podatków przepisy rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 25 października 2010 r. w sprawie zasad rachunkowości oraz planów kont dla organów podatkowych jednostek samorządu terytorialnego (Dz. U. nr 208, poz. 1375). W myśl tych przepisów, ewidencja podatków jest integralną częścią ewidencji księgowej urzędu i jest prowadzona z wykorzystaniem kont syntetycznych planu kont urzędu jako jednostki budżetowej. Dla prowadzenia ewidencji z tytułu podatków korzysta się w szczególności z następujących bilansowych kont syntetycznych planu kont urzędu:

• konto 101 "Kasa",
   
• konto 130 "Rachunek bieżący urzędu",
   
• konto 141 "Środki pieniężne w drodze",
   
• konto 221 "Należności z tytułu dochodów budżetowych",
   
• konto 226 "Długoterminowe należności budżetowe",
   
• konto 720 "Przychody z tytułu dochodów budżetowych".

Na koncie 221 "Należności z tytułu dochodów budżetowych" ewidencjonuje się rozrachunki:

• z podatnikami z tytułu należnych i wpłacanych przez nich podatków, które podlegają przypisaniu na ich kontach,
   
• z inkasentami z tytułu pobieranych przez nich podatków, które nie podlegają przypisaniu na kontach podatników,
   
• z jednostkami budżetowymi z tytułu potrącenia,
   
• z bankami z tytułu nieprzekazanych wpłat,
   
• z innymi podmiotami - niebędącymi podatnikami w danym podatku lub dla których dany organ podatkowy nie jest właściwy - z tytułu nienależnie pobranych przez nich kwot w związku z rozliczeniami podatkowymi, w tym z tytułu zasądzonych od nich kwot,
   
• wpływów do wyjaśnienia.

Powyższym rozrachunkom odpowiadają rodzaje kont szczegółowych prowadzonych do kont analitycznych, w podziale na poszczególne podatki. W efekcie ewidencja do konta syntetycznego 221 jest dwustopniowa. W pierwszym etapie podziału są zakładane konta analityczne odpowiadające poszczególnym podatkom. Następnie do każdego konta analitycznego prowadzi się konta (kartoteki szczegółowe), w podziale na rozrachunki z: podatnikami, inkasentami, jednostkami budżetowymi, bankami i innymi podmiotami. Dla każdego podatnika, inkasenta prowadzi się odrębne konto w każdym podatku, a dla każdej jednostki budżetowej, banku i innego podmiotu prowadzi się odrębne konto w każdym podatku, w związku z którym podmioty te stały się dłużnikiem jednostki samorządu terytorialnego.

Dla należności z tytułu podatków, które nie podlegają przypisaniu na kontach podatników, można nie prowadzić szczegółowych kont podatników. Dotyczy to przede wszystkim opłat lokalnych określonych w rozdziale 5 ustawy z dnia 12 stycznia 1991 r. o podatkach i opłatach lokalnych (Dz. U. z 2010 r. nr 95, poz. 613 ze zm.).

W jaki sposób księgować rozrachunki z inkasentami z tytułu pobieranych przez nich podatków? Czy możliwe jest ujmowanie na kontach bilansowych rozrachunków z inkasentami z tytułu podatków podlegających przypisaniu na kontach podatników?

Rozrachunki z poszczególnymi inkasentami z tytułu pobieranych przez nich podatków, które nie podlegają przypisaniu na kontach podatników, ujmuje się na kontach szczegółowych prowadzonych do kont analitycznych w ramach syntetycznego konta 221 "Należności z tytułu dochodów budżetowych". Powyższe wynika z § 22 rozporządzenia w sprawie zasad rachunkowości oraz planów kont dla organów podatkowych jednostek samorządu terytorialnego.

Na stronie Wn konta szczegółowego do konta 221 księguje się:

• przypisy w wysokości kwot pobranych, wynikających z wydanych przez inkasentów pokwitowań wpłaty,
   
• odsetki za zwłokę i inne należności uboczne w kwocie wpłaconej.

Natomiast na stronie Ma konta szczegółowego do konta 221 księguje się:

• wpłaty kwot pobranych, dokonane na rachunek bieżący urzędu,
   
• wpłaty kwot pobranych, dokonane do kasy urzędu.

Z kolei ewidencja rozliczeń z inkasentami z tytułu pobieranych przez nich podatków podlegających przypisaniu na kontach podatników prowadzona jest na koncie pozabilansowym 991 "Rozrachunki z inkasentami z tytułu pobieranych przez nich podatków podlegających przypisaniu na kontach podatników". Na koncie tym ewidencjonuje się, nie stosując zasady dwustronnego zapisu, kwoty należne do pobrania przez inkasentów i faktycznie przez nich pobrane (por. § 26 ww. rozporządzenia). Zapisów na koncie 991 - zgodnie z dyspozycją § 4 ust. 4 rozporządzenia w sprawie zasad rachunkowości oraz planów kont dla organów podatkowych jednostek samorządu terytorialnego - dokonuje się na podstawie dowodów wewnętrznych, którymi są przede wszystkim noty księgowe.

Na stronie Wn konta 991 księguje się przypisy w wysokości należności do pobrania oraz odsetki za zwłokę i inne należności uboczne w kwocie wpłaconej, a na stronie Ma:

• wpłaty kwot pobranych, dokonane na rachunek bieżący urzędu,
   
• wpłaty kwot pobranych, dokonane do kasy urzędu,
   
• odpisy kwot należności przypisanych inkasentowi do pobrania, ale niepobranych.

Do syntetycznego konta 991 wskazane jest prowadzenie kont:

• analitycznych - według rodzajów podatków,
   
• szczegółowych - według poszczególnych inkasentów (gdzie konto dla danego inkasenta otwiera się na podstawie dokumentu, z którego wynika powierzenie mu funkcji inkasenta).

Zapisy na koncie 991 "Rozrachunki z inkasentami z tytułu pobieranych przez nich podatków podlegających przypisaniu na kontach podatników" są wtórne w stosunku do zapisów dokonanych na koncie 221 "Należności z tytułu dochodów budżetowych".