W jaki sposób w jednostkach i zakładach budżetowych przebiegać powinna ewidencja roszczeń spornych?
Ewidencję księgową roszczeń spornych (należności skierowanych na drogę postępowania sądowego) w jednostkach i zakładach budżetowych prowadzi się na koncie analitycznym wyodrębnionym w ramach konta 240 "Pozostałe rozrachunki". Po stronie Wn tego konta księguje się powstanie roszczenia spornego (pod datą skierowania pozwu do sądu), a po stronie Ma - odpisanie zasądzonych lub oddalonych roszczeń spornych. |
Pod datą skierowania roszczenia na drogę postępowania sądowego, kwotę tego roszczenia wskazane jest przenieść z konta rozrachunkowego dłużnika (np. z konta 201, 221, 234) na konto 240, zapisem:
- Wn konto 240 "Pozostałe rozrachunki" (w analityce: Roszczenia sporne), - Ma konto zespołu 2. |
Zwracamy przy tym uwagę, iż na koncie 240 nie księguje się wydatków związanych z dochodzeniem należności na drodze sądowej. Zalicza się je do pozostałych kosztów operacyjnych (konto 761) w momencie ich poniesienia. Z kolei zwrot tych wydatków przez dłużnika, jeśli nastąpi, księguje się jako pozostałe przychody operacyjne (konto 760). Są to bowiem koszty i przychody związane pośrednio z działalnością gospodarczą jednostki (zob. art. 3 ust. 1 pkt 32 ustawy o rachunkowości).
Należy także pamiętać, iż przepisy § 8 ust. 1 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 5 lipca 2010 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego, jednostek budżetowych, samorządowych zakładów budżetowych, państwowych funduszy celowych oraz państwowych jednostek budżetowych mających siedzibę poza granicami Rzeczypospolitej Polskiej (Dz. U. z 2013 r. poz. 289) stanowią, iż wartość należności - z pewnymi zastrzeżeniami - aktualizuje się zgodnie z ustawą o rachunkowości.
Na należności dochodzone na drodze sądowej jednostki i zakłady budżetowe powinny generalnie dokonywać odpisów aktualizujących. Należności takie nie spełniają już bowiem wymogu określonego w art. 3 ust. 1 pkt 12 ustawy o rachunkowości, tzn. zachodzi obawa, że nie spowodują one w przyszłości wpływu do jednostki korzyści ekonomicznych. Najczęściej są to należności wątpliwe. |
Jeśli jednak jednostka uzna, że sytuacja finansowa dłużnika jest dobra, a sprawa jest w sądzie by przyspieszyć otrzymanie zapłaty i istnieje pewność odzyskania takiej należności w pełnej kwocie, to jednostka nie musi takiego odpisu tworzyć.
Odpisy aktualizujące wartość należności zalicza się przy tym - w świetle art. 35b ust. 2 ustawy o rachunkowości - odpowiednio do pozostałych kosztów operacyjnych lub do kosztów finansowych, zależnie od rodzaju należności, której dotyczy odpis aktualizujący. Utworzenie takiego odpisu powinno zostać wprowadzone do ksiąg jednostki lub zakładu budżetowego, zapisem:
- Wn konto 761 "Pozostałe koszty operacyjne" lub 751 "Koszty finansowe", - Ma konto 290 "Odpisy aktualizujące należności". |
Z kolei dalszy sposób rozliczenia roszczeń spornych (zaewidencjonowanych na koncie 240) zależeć będzie od wyników postępowania sądowego.
W momencie orzeczenia przez sąd nakazu zapłaty kwotę należności głównej objętą pozwem zalicza się ponownie - pod datą uprawomocnienia nakazu - do należności bezspornych i przeksięgowuje z konta 240 "Pozostałe rozrachunki" (w analityce: Roszczenia sporne) na konto rozrachunkowe dłużnika.
Kwotę orzeczonych do zapłaty przez dłużnika odsetek i kosztów sądowych zarachowuje się na zwiększenie należności głównej, księgując je drugostronnie odpowiednio na koncie 750 "Przychody finansowe" i 760 "Pozostałe przychody operacyjne". W sytuacji gdy odzyskanie zasądzonych na rzecz jednostki odsetek i kosztów sądowych jest mało prawdopodobne, równolegle należy utworzyć odpis aktualizujący ich wartość (odpowiednio w ciężar konta 751 i 761) lub ich przypis zaksięgować bezpośrednio w korespondencji z kontem 290 "Odpisy aktualizujące należności".
W przypadku gdy pomimo wyroku sądu lub orzeczenia nakazu zapłaty dłużnik nie spłaci roszczenia, w związku z czym należność skierowana zostanie do egzekucji, a właściwy organ postępowania egzekucyjnego (np. komornik) wyda postanowienie o nieściągalności, to wydane postanowienie stanowić będzie podstawę do odpisania należności jako nieściągalnej. W sytuacji gdy wartość takiej należności była wcześniej objęta odpisem aktualizującym, jej wyksięgowanie powinno nastąpić jednocześnie z wyksięgowaniem tego odpisu aktualizującego, zapisem:
- Wn konto 290 "Odpisy aktualizujące należności", - Ma konto zespołu 2. |
Zgodnie bowiem z art. 35b ust. 3 ustawy o rachunkowości, należności umorzone, przedawnione lub nieściągalne zmniejszają dokonane uprzednio odpisy aktualizujące ich wartość.
Jeśli odpis aktualizujący nie był tworzony, to wartość takiej należności - w myśl art. 35b ust. 4 ww. ustawy - należy wyksięgować w pozostałe koszty operacyjne lub koszty finansowe. W przypadku jednostki budżetowej bądź samorządowego zakładu budżetowego odbędzie się to zapisem:
- Wn konto 761 "Pozostałe koszty operacyjne" lub 751 "Koszty finansowe", - Ma konto zespołu 2. |
Przykład
Sąd uznał roszczenie wierzyciela, dłużnik nie spłacił roszczenia, należność skierowano do egzekucji
I. Założenia:
1. Zakład budżetowy posiada należność (konto 201) w wysokości: 8.800 zł, którą skierował na drogę postępowania sądowego. Opłacone przez zakład koszty postępowania spornego wyniosły: 300 zł. Sąd orzekł na korzyść wierzyciela spłatę należności głównej, zwrot kosztów postępowania sądowego i odsetek za zwłokę w zapłacie w wysokości: 150 zł.
2. Dłużnik nie spłacił roszczenia. Wierzyciel skierował należność do egzekucji komorniczej. Komornik wydał postanowienie o nieściągalności.
II. Dekretacja:
Opis operacji | Kwota | Konto | |
Wn | Ma | ||
1. PK - przeksięgowanie należności objętej pozwem - pod datą skierowania sprawy na drogę postępowania sądowego | 8.800 zł | 240 | 201 |
2. WB - opłacenie kosztów postępowania sądowego | 300 zł | 761 | 131 |
3. PK - odpis aktualizujący wartość należności dochodzonej na drodze sądowej | 8.800 zł | 761 | 290 |
4. PK - prawomocny wyrok zasądzający na rzecz wierzyciela: | |||
a) należność główna | 8.800 zł | 201 | 240 |
b) zwrot kosztów postępowania sądowego | 300 zł | 201 | 290 |
c) odsetki za zwłokę w zapłacie | 150 zł | 201 | 290 |
5. PK - odpisanie należności jako nieściągalnej | 9.250 zł | 290 | 201 |
III. Księgowania:
W przypadku przegrania procesu i oddalenia roszczenia przez sąd, należność sporną ponownie przenosi się na konto rozrachunków, ujmując ją zapisem: Wn konto zespołu 2, Ma konto 240.
Kolejnym krokiem będzie ponadto uznanie takiej należności za nieściągalną. Jeśli była ona objęta odpisem aktualizującym, to jej wyksięgowanie nastąpi zapisem: Wn konto 290, Ma konto zespołu 2. Natomiast w sytuacji, gdy nie był tworzony odpis aktualizujący, wartość tej należności należy wyksięgować w pozostałe koszty operacyjne lub koszty finansowe.
Ewidencja księgowa zdarzeń, o których mowa wyżej, przedstawiona zostanie na przykładzie liczbowym.
Przykład
Sąd oddalił roszczenie wierzyciela
I. Założenia:
Jednostka budżetowa posiada należność z tytułu dochodów budżetowych (konto 221) w wysokości: 12.100 zł, którą skierowała na drogę postępowania sądowego. Koszty sądowe stanowiły kwotę: 900 zł. Sąd oddalił roszczenie wierzyciela w związku z upływem okresu przedawnienia.
II. Dekretacja:
Opis operacji | Kwota | Konto | |
Wn | Ma | ||
1. PK - przeksięgowanie należności objętej pozwem - pod datą skierowania sprawy do sądu | |
240 | 221 |
2. WB - opłacenie kosztów postępowania sądowego | 900 zł | 761 | 130 |
3. PK - odpis aktualizujący wartość należności dochodzonej na drodze sądowej | 12.100 zł | 761 | 290 |
4. PK - przeksięgowanie kwoty roszczenia spornego na należności bezsporne | 12.100 zł | 221 | 240 |
5. PK - wyrok oddalający roszczenie wierzyciela, odpisanie należności uznanej za przedawnioną do wysokości objętej odpisem aktualizującym | 12.100 zł | 290 | 221 |
III. Księgowania:
|