Ustalenie stażu urlopowego w razie jednoczesnego zatrudnienia i pobierania nauki

Od 3 marca 2025 r. zatrudniliśmy pracownika na czas nieokreślony. Wcześniej pracował on w innym podmiocie w okresie od 2 listopada 2021 r. do 28 lutego 2025 r., w trakcie którego (w dniu 21 marca 2024 r.) ukończył 3,5-letnie studia wyższe uzyskując tytuł inżyniera. Jakie okresy powinniśmy przyjąć do stażu urlopowego?

Wymiar urlopu wypoczynkowego pracownika zależy od tzw. stażu urlopowego i wynosi 20 dni - gdy pracownik jest zatrudniony krócej niż 10 lat oraz 26 dni - gdy pracownik jest zatrudniony co najmniej 10 lat. Wymiar urlopu dla pracownika niepełnoetatowego ustala się proporcjonalnie do jego wymiaru czasu pracy, biorąc za podstawę - w zależności od posiadanego stażu - 20 lub 26 dni, a niepełny dzień urlopu zaokrągla się w górę do pełnego dnia (art. 154 § 1 i 2 K.p.).

Do okresu zatrudnienia, od którego zależy wymiar urlopu wlicza się m.in.:

• okresy poprzedniego zatrudnienia (pracowniczego), bez względu na występujące w nim przerwy oraz sposób ustania stosunku pracy (okresy te wlicza się także do okresu zatrudnienia, od którego zależy prawo do urlopu); w przypadku jednoczesnego pozostawania w dwóch lub więcej stosunkach pracy wliczeniu podlega także okres poprzedniego niezakończonego zatrudnienia w części przypadającej przed nawiązaniem drugiego lub kolejnego stosunku pracy (art. 154¹ K.p.),
• okresy nauki, o których mowa w art. 155 § 1 K.p., przy czym okresy te nie podlegają sumowaniu; z tytułu ukończenia szkoły wyższej (bez względu na uzyskany tytuł zawodowy) do okresu pracy, od którego zależy wymiar urlopu, wlicza się 8 lat (art. 155 § 1 pkt 6 K.p.).

Jeżeli pracownik pobierał naukę w czasie zatrudnienia, do okresu pracy, od którego zależy wymiar urlopu, wlicza się bądź okres zatrudnienia, w którym była pobierana nauka, bądź okres nauki, zależnie od tego, co jest korzystniejsze dla pracownika (art. 155 § 2 K.p.).

Przyjmujemy dane z pytania i dodatkowo zakładamy, że naukę w szkole wyższej pracownik rozpoczął po ukończeniu 4-letniego liceum ogólnokształcącego.

Dla pracownika korzystniejsze jest wliczenie do stażu urlopowego nauki w szkole wyższej (8 lat) i okresów zatrudnienia niepokrywających się z tą nauką (od 22 marca 2024 r. do 28 lutego 2025 r.) niż nauki w średniej szkole ogólnokształcącej (4 lata) i całego okresu zatrudnienia przypadającego od 2 listopada 2021 r. do 28 lutego 2025 r. Na dzień podjęcia obecnego zatrudnienia (3 marca 2025 r.) pracownik posiadał staż urlopowy:

• w pierwszym przypadku: 8 lat z tytułu ukończenia szkoły wyższej oraz 11 miesięcy, 7 dni pracy u poprzedniego pracodawcy, czyli łącznie 8 lat 11 miesięcy 7 dni,
• w drugim przypadku: 4 lata z tytułu ukończenia średniej szkoły ogólnokształcącej i 3 lata 3 miesiące 27 dni pracy u poprzedniego pracodawcy, czyli łącznie 7 lat 3 miesiące 27 dni.

Biorąc pod uwagę opcję korzystniejszą dla pracownika (pierwszy myślnik), 10-letni staż urlopowy osiągnie on 25 marca 2026 r., po przepracowaniu u aktualnego pracodawcy 1 roku i 23 dni (od 3 marca 2025 r. do 25 marca 2026 r.). Z kolei w drugim przypadku nastąpiłoby to dopiero 5 listopada 2027 r. po przepracowaniu u aktualnego pracodawcy 2 lat 8 miesięcy i 3 dni.

Zwracamy uwagę! W dniu 1 stycznia 2026 r. pracownik uzyska prawo do kolejnego urlopu wypoczynkowego w wymiarze 20 dni. Jeśli tę pulę wykorzysta przed 25 marca 2026 r., to od tego dnia będzie przysługiwał mu urlop uzupełniający w wymiarze 6 dni (art. 158 K.p.). Jeśli zaś do tego czasu nie skorzysta z urlopu, jego pula urlopowa wzrośnie do 26 dni. 

Jak wyjaśniło Ministerstwo Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej w piśmie z 16 sierpnia 2024 r. będącym odpowiedzią na pytanie naszego Wydawnictwa: "(...) Pojęcia »urlopu uzupełniającego« nie stosuje się jednak w sytuacji, w której pracownik przed osiągnięciem 10-letniego okresu zatrudnienia nie wykorzystał w całości przysługującego mu do tej pory w danym roku wymiaru urlopu. W takim przypadku mamy do czynienia ze zwiększeniem w trakcie tego roku kalendarzowego przysługującego pracownikowi wymiaru urlopu wypoczynkowego. (...)".