Nabywanie prawa do urlopu wypoczynkowego i jego wykorzystywanie w roku debiutu zawodowego

1) Pracownik został zatrudniony 7 lutego 2023 r. na trzymiesięczny okres próbny, tj. do 6 maja 2023 r. Była to jego pierwsza praca. Czy z uwagi na to, że luty liczył 28 dni, a za miesiąc przyjmuje się 30 dni, nabycie przez niego prawa do urlopu uległo przesunięciu?

Nie uległo. Nieprzerwany miesiąc pracy dla omawianego celu należy liczyć według zasad właściwych prawu pracy (tzw. potocznych), na które rzeczywista długość miesiąca nie ma żadnego wpływu.

Pracownik podejmujący pracę po raz pierwszy, w roku kalendarzowym, w którym podjął pracę, uzyskuje prawo do urlopu z upływem każdego miesiąca pracy, w wymiarze 1/12 wymiaru urlopu przysługującego mu po przepracowaniu roku (art. 153 § 1 K.p.). 

Jak wyjaśnił Główny Inspektorat Pracy w piśmie z 17 stycznia 2011 r. (znak GPP-364-4560-103-1/10/PE/RP): "(...) Uwzględniając zatem orzecznictwo SN (np. wyrok z 19 grudnia 1996 r., sygn. akt I PKN 47/96, OSNP 1997/17/310 - przyp. red.), należy przyjąć, że dla celów obliczania okresów pracy warunkujących nabycie uprawnień pracowniczych miesiąc pracy upływa w dniu poprzedzającym upływ miesięcznego terminu obliczonego stosownie do przepisów Kodeksu cywilnego. Przykładowo, jeśli stosunek pracy został nawiązany 4 stycznia, to miesiąc pracy upłynie 3 lutego, a rok pracy 3 stycznia następnego roku kalendarzowego. (...)". Analogiczne stanowisko w tej sprawie zajmuje resort pracy (por. pismo z 18 stycznia 2011 r. w sprawie ustalania terminów w prawie pracy). Zaprezentowane w pytaniu przeliczanie okresów przyjmujące za 1 miesiąc 30 dni, a wynikające z art. 114 K.c., znajduje zastosowanie na mocy art. 300 K.p. tylko do okresów przerwanych.

Pracownik podjął pierwszą w życiu pracę 7 lutego 2023 r. w ramach 3-miesięcznej umowy na okres próbny, czyli do 6 maja 2023 r. Legitymuje się on 8-letnim stażem pracy (ukończona szkoła wyższa).

Pracownik nabył prawo do tzw. cząstkowego urlopu wypoczynkowego w wymiarze 1,66 dnia (20 dni x 1/12) trzykrotnie: 6 marca, 6 kwietna i 6 maja 2023 r.

Pracownik podjął pierwszą w życiu pracę 7 lutego 2023 r. w ramach 3-miesięcznej umowy na okres próbny, ale 28 lutego 2023 r. uznając, iż objęte stanowisko nie spełnia jego oczekiwań, wystąpił o jej rozwiązanie w tym dniu za porozumieniem stron. Pracodawca wyraził na powyższe zgodę, oferując jednocześnie inną pracę. Pracownik przyjął propozycję i strony zawarły kolejną umowę na trzymiesięczny okres próbny, od 6 marca do 5 czerwca 2023 r.

Ustalając prawo do pierwszego cząstkowego urlopu wypoczynkowego, w związku z tym że pomiędzy okresami pracy wystąpiła przerwa, za pierwszy miesiąc pracy należy przyjąć 22 dni zatrudnienia z pierwszego okresu próby i 8 dni zatrudnienia z drugiego okresu próby. Zatem prawo do pierwszego urlopu cząstkowego pracownik nabył z upływem 8. dnia obecnego zatrudnienia, czyli 13 marca 2023 r., w wymiarze 1,66 dnia, a do kolejnych urlopów cząstkowych - 13 kwietnia i 13 maja 2023 r.

Zakładamy, że bezpośrednio po zakończeniu okresu próbnego, tj. od 6 czerwca br. strony podpiszą kolejną umowę, na czas nieokreślony. Do końca bieżącego roku pracownik nabędzie prawo do kolejnych urlopów cząstkowych w wymiarze 1,66 dnia, 13 czerwca, 13 lipca, ... 13 grudnia 2023 r., łącznie 10-krotnie, co w sumie da 16,60 dnia urlopu.

Zwracamy uwagę! Urlop cząstkowy nie podlega zaokrągleniu, chyba że pracodawca korzystając ze swoich prerogatyw dopuszczających regulacje korzystniejsze tak postanowi. 

Możliwość tę potwierdził Główny Inspektorat Pracy w stanowisku z 5 lipca 2010 r. w sprawie zasad ustalania wymiaru urlopu wypoczynkowego w pierwszym roku zatrudnienia (znak GPP-110-4560-41-1/10/PE/RP). Jak wyjaśnił: "(...) Otrzymany wynik nie jest liczbą całkowitą (1,66), brak jest natomiast ustawowej regulacji zaokrąglania wymiaru tego urlopu do pełnych jednostek tak, jak jest to przewidziane w stosunku do urlopu pracowników niepełnoetatowych (art. 154 § 2 K.p.).

W związku z powyższym w praktyce powstają wątpliwości co do sposobu udzielania urlopu, którego wymiar nie jest określony w pełnej jednostce dnia. Naszym zdaniem, z uwagi na brak szczególnej regulacji, należy stosować określony w art. 154² K.p. ogólny sposób udzielania urlopu z przeliczeniem na godziny. Pracodawca może, z korzyścią dla pracownika, zaokrąglić w górę ustalony wymiar urlopu do pełnych godzin lub do pełnych dni, pamiętając jednak, aby wymiar urlopu pracownika w roku kalendarzowym nie przekroczył przysługującego mu wymiaru, czyli 20 dni (160 godzin).".

2) Czy pracownik, o którym mowa w pytaniu 1, może wykorzystać urlop przed nabyciem do niego prawa?

Przepisy prawa pracy tego nie przewidują, jednak jako postępowanie niepogarszające sytuacji pracownika, nie jest ono wykluczone.

Pracownikowi przysługuje prawo do corocznego, nieprzerwanego, płatnego urlopu wypoczynkowego, którego nie może się zrzec (art. 152 K.p.). W pierwszym roku pracy prawo to nabywa jednak z dołu, po przepracowaniu każdego kolejnego miesiąca i dopiero wówczas może o niego wystąpić. Przepisy Kodeksu pracy przewidują udzielanie urlopu awansem tylko młodocianemu uczęszczającemu do szkoły, który nie nabył jeszcze prawa do urlopu, na jego wniosek, w okresie ferii szkolnych (art. 205 § 3 zd. 2 K.p.).

Pomimo braku zbliżonej regulacji wobec pozostałych pracowników, w literaturze przedmiotu dominuje pogląd, że pracodawca może przychylić się do omawianej prośby pracownika, o ile nie naruszy w ten sposób zasady równego traktowania. Powinien jednak mieć na uwadze ryzyko nieodzyskania związanych z tym kosztów, gdy dojdzie do rozwiązania umowy o pracę przed nabyciem przez pracownika prawa do urlopu. Wypłacone za ten okres wynagrodzenie będzie świadczeniem nienależnym. Pewnym zabezpieczeniem może być podpisanie porozumienia w sprawie jego zwrotu, wykluczona jest jednak zgoda na samodzielne potrącenie. Do momentu, w którym wierzytelność nie powstała, jej wysokość jest nieznana, a wyrażenie zgody przez pracownika na dokonywanie potrąceń z jego wynagrodzenia bez świadomości wielkości długu jest nieważne (por. wyrok SN z 5 maja 2004 r., sygn. akt I PK 529/03, Pr.Pracy 2004/10/35). Zgoda na potrącenie nie może mieć charakteru blankietowego, lecz powinna dotyczyć konkretnej, istniejącej wierzytelności (por. wyrok NSA z 21 grudnia 2005 r., sygn. akt I OSK 461/05).