Nadgodziny w podróży służbowej i ich opłacanie

1) Pracownik wykonuje pracę od poniedziałku do piątku, od 8⁰⁰ do 16⁰⁰. W październiku br. został wysłany w podróż służbową, która przypadała w dzień dla niego roboczy, od 7³⁰ do 21³⁰. Czas dojazdu do wyznaczonego miejsca wykonywania przez niego zadania wynosił 2 godziny. Czy w takim przypadku powstały u pracownika nadgodziny? Jeżeli tak, to w jakiej ilości?

Czas pracy to czas, w którym pracownik pozostaje w dyspozycji pracodawcy w wyznaczonym przez niego miejscu (art. 128 § 1 K.p.). Nie musi to być zakład pracy, ale jeżeli znajduje się ono poza miejscowością, w której jest siedziba pracodawcy albo poza stałym miejscem pracy, będziemy mieli do czynienia z podróżą służbową (art. 77⁵ K.p.).

Do czasu pracy pracownika, który odbywa podróż służbową należy wliczyć przede wszystkim czas rzeczywistego pozostawania przez niego w dyspozycji pracodawcy (np. wykonywania pracy), ale pod pewnymi warunkami, także ten poświęcony na podróż. Sąd Najwyższy w wyroku z 23 czerwca 2005 r. (sygn. akt II PK 265/04, OSNP 2006/5-6/76) stwierdził, że: "Czas dojazdu i powrotu z miejscowości stanowiącej cel pracowniczej podróży służbowej oraz czas pobytu w tej miejscowości nie są pozostawaniem do dyspozycji pracodawcy w miejscu wyznaczonym do wykonywania pracy (art. 128 § 1 K.p.), lecz w zakresie przypadającym na godziny normalnego rozkładu czasu pracy podlegają wliczeniu do jego normy (nie mogą być od niej odliczone), natomiast w zakresie wykraczającym poza rozkładowy czas pracy mają w sferze regulacji czasu pracy i prawa do wynagrodzenia doniosłość o tyle, o ile uszczuplają limit gwarantowanego pracownikowi czasu odpoczynku.".

Bez względu na to, gdzie pracownik będzie wykonywał pracę, czas na nią poświęcony powinien się mieścić w zakresie, o którym mowa w art. 129 § 1 K.p. Co do zasady nie może on przekraczać 8 godzin na dobę i przeciętnie 40 godzin w przeciętnie pięciodniowym tygodniu pracy w przyjętym okresie rozliczeniowym nieprzekraczającym 4 miesięcy. Wyjątek stanowią systemy czasu pracy określone w art. 135-138, 143 i 144 K.p.

Dla powstania nadgodzin bez znaczenia pozostaje gdzie do tego doszło, tzn. czy było to w miejscu stałego wykonywania pracy, czy też w innym wyznaczonym miejscu.

Pracownik jest zatrudniony w normach podstawowych od poniedziałku do piątku i pracuje od 8⁰⁰ do 16⁰⁰. W dniu dla niego roboczym został wysłany w podróż służbową, którą rozpoczął o 7³⁰, na miejsce dotarł o 9³⁰ i od 10⁰⁰ do 19⁰⁰ wykonywał pracę. Do miejscowości, w której zatrudniający ma siedzibę wrócił o 21³⁰. W sumie na podróż służbową poświęcił 14 godzin.

Czas pracownika należy rozliczyć następująco:

• 0,5 godziny (od 7³⁰ do 8⁰⁰) nie wlicza się do czasu pracy, ponieważ w jej trakcie pracownik przemieszczał się, co nie przypadało na jego harmonogramowe godziny pracy,
• 2 godziny (od 8⁰⁰ do 10⁰⁰) wlicza się do czasu pracy, gdyż są to godziny podróży oraz czas przygotowania do pracy przypadające na harmonogramowy czas pracy pracownika,
• 9 godzin (od 10⁰⁰ do 19⁰⁰) wlicza się do czasu pracy, gdyż jest to czas wykonywania pracy,
• 2,5 godziny (od 19⁰⁰ do 21³⁰) nie wlicza się do czasu pracy, bowiem są godzinami podróży, które nie pokrywają się z czasem pracy pracownika wynikającym z jego harmonogramu.

W konsekwencji wykonywania pracy podczas wyjazdu służbowego doszło do powstania 3 nadgodzin dobowych (2 godz. + 9 godz. - 8 godz. normy).

O tym, jak rekompensować nadgodziny stanowi art. 151¹ K.p. oraz art. 151² K.p. Jeżeli przypadają one w dzień dla pracownika roboczy, to dochodzi do przekroczeń dobowych, które pracodawca rekompensuje wypłacając pracownikowi normalne wynagrodzenie oraz opcjonalnie:

• wypłacając również dodatek w wysokości 50% lub 100% (jeśli przypadają w porze nocnej) za każdą godzinę ponadnormatywnej pracy (podstawę jego stanowi wynagrodzenie pracownika wynikające z jego osobistego zaszeregowania określonego stawką godzinową lub miesięczną, a jeżeli taki składnik wynagrodzenia nie został wyodrębniony przy określaniu warunków wynagradzania - 60% wynagrodzenia) albo
• udzielając pracownikowi czasu wolnego w wymiarze:
• 1:1, jeżeli z wnioskiem wystąpi pracownik, w okresie wskazanym przez pracownika,
• 1,5:1, jeżeli inicjatywa udzielenia wolnego była po stronie zatrudniającego, do końca okresu rozliczeniowego, w którym powstały nadgodziny; nie może to spowodować obniżenia wynagrodzenia należnego pracownikowi za pełny miesięczny wymiar czasu pracy.

2) Jaką odpowiedzialność pracodawca ponosi za powstanie nadgodzin w sposób opisany w pytaniu 1 albo ich nieprawidłowe zrekompensowanie?

Zasadniczo nadgodziny nie mogą być przez pracodawcę planowane, a ich powstanie jest dopuszczalne tylko w wyjątkowych przypadkach, wymienionych w art. 151 § 1 K.p., tj. w razie:

• konieczności prowadzenia akcji ratowniczej w celu ochrony życia lub zdrowia ludzkiego, ochrony mienia lub środowiska albo usunięcia awarii,
• szczególnych potrzeb pracodawcy.

Sytuacja przedstawiona w pytaniu Czytelnika najprawdopodobniej wypełnia przesłankę wskazaną w drugim myślniku i w związku z tym zaistnienie nadgodzin będzie usprawiedliwione. W przeciwnym razie działanie pracodawcy należałoby traktować w kategoriach naruszenia przepisów o czasie pracy, o którym mowa w art. 281 § 1 pkt 5 K.p. Za naruszenie takie grozi kara grzywny od 1.000 zł do 30.000 zł. Ten sam skutek wywołałoby nieudzielenie pracownikowi za nadgodziny czasu wolnego, gdy ten o to zawnioskuje. Taka sama kara będzie groziła pracodawcy, który nie wypłaci w ustalonym terminie wynagrodzenia oraz dodatku za nadgodziny (art. 282 § 1 pkt 1 K.p.).