Odpracowanie wyjścia prywatnego oraz zmiana organizacji pracy pracownicy, która nie wyraziła zgody na pracę ponadnormatywną

1) Pracownica wychowująca dziecko w wieku do 4 lat skorzystała z prawa do odmowy pracy powyżej 8 godzin na dobę oraz w godzinach nadliczbowych, przedkładając odpowiednie oświadczenie. Ostatnio wystąpiła z wnioskiem o zgodę na tzw. wyjście prywatne, które zajęło jej 2 godziny. Czy może je odpracować innego dnia? Nadmieniamy, że jest zatrudniona na 3/4 etatu i pracuje zasadniczo po 6 godzin dziennie.

Tak, pracownica z pytania może odpracować wskazane zwolnienie w innym dniu.

Stosownie do przepisów rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 15 maja 1996 r. w sprawie sposobu usprawiedliwiania nieobecności w pracy oraz udzielania pracownikom zwolnień od pracy (Dz. U. z 2014 r. poz. 1632), przyczynami usprawiedliwiającymi nieobecność pracownika w pracy są zdarzenia i okoliczności określone przepisami prawa pracy, które uniemożliwiają stawienie się pracownika do pracy i jej świadczenie, a także inne przypadki niemożności wykonywania pracy wskazane przez pracownika i uznane przez pracodawcę za usprawiedliwiające nieobecność w pracy. Okoliczności tzw. prywatne o charakterze krótkotrwałym, nazywane w praktyce kadrowej "wyjściami prywatnymi", wymagają zgody pracodawcy. Za ten okres nie przysługuje wynagrodzenie, jednak można go "odrobić", również w innym dniu, bez zagrożenia wystąpienia nadgodzin.

Odpracowanie zwolnienia od pracy nie może jedynie naruszać prawa pracownika do odpoczynku dobowego i tygodniowego (art. 151 § 2¹ zd. 2 K.p.).

W świetle powyższego, zakaz pracy nadliczbowej obejmujący w sposób względny bądź bezwzględny niektóre grupy pracowników, nie wyklucza odpracowania wyjścia prywatnego. Zwłaszcza nie powoduje tego skutku art. 178 K.p., który stanowi jedynie, iż osoby w nim wymienione bezwarunkowo lub warunkowo nie mogą pracować w godzinach nadliczbowych. Jedną z nich jest pracownik wychowujący dziecko w wieku do 4 lat, któremu nie można powierzyć pracy w godzinach nadliczbowych bez jego zgody. Skoro jednak odpracowanie wyjścia prywatnego nie stanowi pracy w takich godzinach, nie powoduje naruszenia omawianego przepisu.

Istnieje jednak dodatkowy zakaz ze zbliżonego zakresu - naruszania normy dobowej w określonych systemach i rozkładach. Zgodnie z art. 148 pkt 3 K.p., czas pracy pracowników opiekujących się dzieckiem do ukończenia przez nie 4. roku życia, bez ich zgody, nie może przekraczać 8 godzin. Zdaniem resortu pracy skorzystanie z tego przywileju powoduje, że odpracowanie wyjścia prywatnego wymaga odrębnej zgody. 

Jak czytamy w piśmie z 4 sierpnia 2017 r. udostępnionym naszemu Wydawnictwu 25 września 2017 r.: "(...) w odniesieniu do pracowników opiekujących się dzieckiem do ukończenia przez nie czwartego roku życia możliwość odpracowania udzielonego im tzw. zwolnienia prywatnego, z którym łączyło by się przekroczenie 8-godzinnego wymiaru czasu pracy w danym dniu, wymagałoby uzyskania uprzedniej zgody pracownika. Należy bowiem mieć na uwadze, że przewidziany w art. 148 pkt. 3 K.p. zakaz wykonywania przez takiego pracownika (w systemach czasu pracy określonych w art. 135-138, 143  i 144 K.p.) pracy ponad 8 godzin na dobę (podobnie jak zakaz pracy nadliczbowej wynikający z art. 178 § 2 K.p.) ma charakter względny i może być uchylony za zgodą pracownika. (...)".

Pewną niedogodnością w okolicznościach z pytania może okazać się co najwyżej limit pracy ponadwymiarowej, o którym mowa w art. 151 § 5 K.p., jeśli ustalono go na poziomie dobowym. Może się wówczas zdarzyć, że za czas odpracowania pracownica nabędzie prawo do dodatku, co finansowo nie będzie dla pracodawcy korzystne. Żaden przepis nie pozbawił bowiem statusu godzin ponadwymiarowych czasu omawianego odpracowania.

Przyjmujemy dane z pytania oraz, że zgodnie z umową przekroczenie 7 godzin pracy na dobę uprawnia pracownicę, oprócz normalnego wynagrodzenia, do dodatku do wynagrodzenia, o którym mowa w art. 151¹ § 1 K.p.

Powyższe nie wyklucza odpracowania wyjścia prywatnego w ciągu pierwszych dwóch godzin po zakończeniu przez pracownicę pracy w innym dniu niż miało ono miejsce. Jednak z literalnego brzmienia przepisu wynika, że po stronie pracownicy powstanie prawo do dodatku za ewentualną ósmą godzinę przepracowaną w dobie. Korzystniejszym rozwiązaniem będzie odpracowanie wyjścia prywatnego w dwóch dniach po godzinie na dobę.

2) Konieczność wyjść prywatnych pracownicy z pytania 1 ma powtarzać się co tydzień, dlatego rozważa ona wystąpienie z wnioskiem o indywidualny rozkład czasu pracy. Czy ma do tego prawo? Jeśli tak, to w jaki sposób go ułożyć aby nie dochodziło do naruszania przepisów z zakresu czasu pracy?

Pracownica ma prawo wystąpienia o indywidualny rozkład czasu pracy, który jednak nie może naruszać obowiązujących norm.

Na pisemny wniosek pracownika pracodawca może ustalić indywidualny rozkład jego czasu pracy w ramach systemu czasu pracy, którym pracownik jest objęty (art. 142 K.p.). Wiążący jest jednak jedynie wniosek pracownika - opiekuna dziecka wymagającego szczególnej troski, m.in. niepełnosprawnego, chyba że jego akceptacji sprzeciwia się organizacja albo rodzaj pracy (art. 142¹ K.p.). Przepis art. 142 K.p. nie zwalnia natomiast z przestrzegania dobowej normy czasu pracy, co należy uwzględnić podczas planowania.

Pracownica zatrudniona w pełnym wymiarze czasu pracy w systemie podstawowym od poniedziałku do piątku, wystąpiła z wnioskiem o indywidualny system czasu pracy, w którym miałaby pracować w poniedziałek, czwartek i piątek jak dotychczas od 8⁰⁰ do 16⁰⁰, natomiast we wtorek o dwie godziny krócej, tj. od 8⁰⁰ do 14⁰⁰, a w środę dłużej, od 6⁰⁰ do 16⁰⁰. Taki rozkład nie spowoduje wystąpienia godzin nadliczbowych pomimo zaplanowania na środę 10 godzin pracy. Pierwsze dwie roboczogodziny (od 6⁰⁰ do 8⁰⁰) przypadną w dobie wtorkowej i w związku z tym, że pracownica przepracowała w tym dniu tylko 6 godzin, nie doprowadzą do naruszenia normy dobowej (6 godz. + 2 godz. = 8 godz.). Co najwyżej mogą powodować zarzut dwukrotnego rozpoczynania pracy, co dopuszcza się tylko w systemie przerywanym.

W okolicznościach z pytania wobec niepełnego wymiaru czasu pracy ryzyko naruszenia normy spada. Indywidualny rozkład czasu pracy może jednak prowadzić do naruszenia limitu dobowego, o którym mowa w odpowiedzi na pierwsze pytanie. Można go jednak ustalić w inny sposób niż względem wymiaru dobowego, co pozwoli uniknąć przekroczeń.

Zakładamy, że pracownica z pytania wystąpiła o rozkład indywidualny, w którym będzie pracowała od poniedziałku do środy od 8⁰⁰ do 14⁰⁰, w czwartek od 10⁰⁰ do 14⁰⁰, a w piątek od 8⁰⁰ do 16⁰⁰. Rozkład nie prowadzi do przekroczeń normy dobowej, ani limitu godzin ponadwymiarowych (pierwsze dwie godziny w piątek, należy zakwalifikować do doby czwartkowej, która trwała od 10⁰⁰ do 10⁰⁰). W innych konfiguracjach, np. w razie zaplanowania na piątek pracy od 6⁰⁰ do 14⁰⁰, mogłoby jednak dojść do naruszenia limitu.

Innym rozwiązaniem jest zastosowanie w miejsce systemu indywidualnego jednego z wariantów tzw. organizacji ruchomej, na wniosek pracownika. Może on przewidywać różne godziny rozpoczynania pracy w dniach, które zgodnie z tym rozkładem są dla pracowników dniami pracy, a ponowne wykonywanie pracy w tej samej dobie nie stanowi godzin nadliczbowych (art. 140¹ § 1 i 4 K.p.). Tu jednak także warto zadbać o to aby limit, o którym mowa w art. 151 § 5 K.p., był ustalony inaczej niż względem doby. Przepis art. 140¹ § 4 K.p. nie wymienia bowiem pracy ponad limit.