Jakie dane powinna zawierać ewidencja czasu pracy po zmianach przepisów w zakresie dokumentacji pracowniczej?
W stanie prawnym obowiązującym od 1 stycznia 2019 r. ewidencja czasu pracy (wcześniej karta ewidencji czasu pracy), dalej ewidencja, stanowi element dokumentów dotyczących ewidencjonowania czasu pracy, które z kolei są zaliczane do dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy, stanowiącej część dokumentacji pracowniczej. Tak wynika z art. 94 pkt 9a K.p. i § 6 pkt 1 lit. a rozporządzenia w sprawie dokumentacji pracowniczej.
W stosunku do danych dotychczas umieszczanych w karcie ewidencji czasu pracy, w nowej ewidencji ich zakres został rozszerzony. Jak uzasadniał projektodawca rozporządzenia w sprawie dokumentacji pracowniczej: "(...) Szczegółowe uregulowanie zakresu tworzonej przez pracodawcę ewidencji czasu pracy jest uzasadnione celem jej prowadzenia, określonym w art. 149 § 1 Kodeksu pracy (...)" (www.gov.pl). Ma więc zapewniać prawidłowe ustalenie wynagrodzenia i innych świadczeń związanych z pracą. Niektóre z nowych wymagań informacyjnych realizują ponadto wieloletnie postulaty organów kontrolnych. Dla wyraźniejszego podkreślenia różnic zestawiamy je z dotychczasowymi w tabeli poniżej.
| Lp. | Rodzaj informacji podlegających rejestrowaniu w ewidencji czasu pracy | ||||||||||||||||||||||
| do 31 grudnia 2018 r. | od 1 stycznia 2019 r. | ||||||||||||||||||||||
| 1. |
|
|
|||||||||||||||||||||
| 2. | _____________ | dni wolne od pracy, z oznaczeniem tytułu ich udzielenia | |||||||||||||||||||||
| 3. | dyżury | liczba godzin dyżuru oraz godzina rozpoczęcia i zakończenia dyżuru, ze wskazaniem miejsca jego pełnienia | |||||||||||||||||||||
| 4. | urlopy | _____________ | |||||||||||||||||||||
| 5. | zwolnienia od pracy | rodzaj i wymiar zwolnień od pracy | |||||||||||||||||||||
| 6. | inne usprawiedliwione i nieusprawiedliwione nieobecności w pracy |
|
|||||||||||||||||||||
| 7. | czas pracy młodocianych przy pracach wzbronionych młodocianym, których wykonywanie jest dozwolone w celu odbycia przez nich przygotowania zawodowego | czas pracy pracownika młodocianego przy pracach wzbronionych młodocianym, których wykonywanie jest dozwolone w celu odbycia przez nich przygotowania zawodowego | |||||||||||||||||||||
W stosunku do poprzednio obowiązujących przepisów nie zmienił się zakres danych dotyczący czasu pracy młodocianych, przy pracach im wzbronionych (wiersz 7). Wszystkie pozostałe informacje wykazują pewne różnice. Przykładowo w aktualnym rozporządzeniu w sprawie dokumentacji pracowniczej nie wyszczególniono urlopu wypoczynkowego. Jest on jednak rodzajem usprawiedliwionej nieobecności w pracy, dlatego wymaga odnotowania w ewidencji. Obecne przepisy wyraźnie przy tym wskazują, iż rejestracji podlegają dwie dane z tego zakresu - rodzaj oraz wymiar absencji w pracy.
 |
Na temat prowadzenia i przechowywania dokumentacji pracowniczej pisaliśmy w UiPP nr 1/2019, str. 56-63. |
Nowością jest obowiązek wyraźnego zaznaczenia w ewidencji tytułu poszczególnych dni wolnych. Wydaje się, że do tego celu można użyć symboli, przykładowo: W5 - wolne z tytułu przeciętnie pięciodniowego tygodnia pracy, WW5 - wolne za pracę w dniu wolnym z tytułu przeciętnie pięciodniowego tygodnia pracy, WH - "zwykły" harmonogramowy dzień wolny od pracy, N/Ś - niedziela/święto oraz WN/WŚ - dzień wolny za pracę w niedzielę/święto.
Duże zmiany przewidziano w zakresie rejestracji dyżuru. Obecnie należy wskazać nie tylko liczbę godzin dyżuru, ale także godzinę rozpoczęcia i zakończenia oraz miejsca jego pełnienia, które zasadniczo wpływają na ewentualną rekompensatę.
Całkowitą nowością jest obowiązek rejestrowania godziny rozpoczęcia i zakończenia pracy. Dotychczas nie było to uregulowane, co według opinii urzędowych, m.in. zamieszczonej na stronie Państwowej Inspekcji Pracy, pozwalało na pomijanie tej informacji.
Zmiana ta wypełnia wieloletni postulat PIP o: "(...) rozszerzenie zakresu prowadzonej ewidencji czasu pracy o godzinę rozpoczęcia i zakończenia pracy w danej dobie pracowniczej (...) (por. m.in. "Sprawozdanie z działalności Państwowej Inspekcji Pracy w 2017 r.", dostępne na stronie internetowej www.sejm.gov.pl).
| ||||||||||||
|
||||||||||||
