Planowanie nadgodzin w rozkładach czasu pracy

Pracownicy działu produkcji są zatrudnieni w systemie równoważnym w jednomiesięcznym okresie rozliczeniowym. Według harmonogramu pracują przez dwa dni od 6⁰⁰ do 18⁰⁰, następnie przypadają dwa dni wolne, dalej praca przez dwa dni od 18⁰⁰ do 6⁰⁰ i kolejne dwa dni wolne. Harmonogram pracy uwzględniający wskazany rytm ustalany jest z góry na cały miesiąc. Czy takie planowanie pracy jest prawidłowe? Nadmieniamy, że w zakładzie praca jest wykonywana przez 24 godziny na dobę i 7 dni w tygodniu.

Planowanie pracy na dwie zmiany w ramach systemu równoważnego nie jest łatwym zadaniem. Z uwagi na różnice w wymiarach czasu pracy każdy okres rozliczeniowy trzeba planować indywidualnie, dostosowując liczbę dni i godzin pracy do nominalnego czasu pracy obliczonego dla tego okresu. Wszystko to powoduje, że dla zatrudnionych w systemie równoważnym nie można założyć stałego rytmu pracy, gdyż może to prowadzić do niedopracowania lub - co bardziej prawdopodobne - planowego przekraczania czasu pracy z wymiaru.

Przyjmując założenia z pytania, w sierpniu 2017 r. pracownicy dwóch brygad wykonujący pracę zamiennie (dzień, noc) świadczyli pracę w następujących dniach: 1 i 2, 5 i 6, 9 i 10, 13 i 14, 17 i 18, 21 i 22, 25 i 26, 29 i 30, czyli łącznie przez 16 dni w skali miesięcznego okresu rozliczeniowego.

Jeśli na każdy dzień pracy mieli zaplanowane 12 godzin, to łącznie ich czas pracy wyniósł 192 godziny pracy w miesiącu, przy wymiarze czasu pracy wynoszącym 176 godzin. Oznacza to zaplanowanie w harmonogramie 16 godzin nadliczbowych, z których każda powoduje przekroczenie przeciętnej normy tygodniowej, skoro jest wynikiem wykonywania pracy planowanej.

Mniejsze przekroczenia wystąpią u pracowników brygady III i IV, które pracowały 3 i 4, 7 i 8, 11 i 12, 15 i 16, 19 i 20, 23 i 24, 27 i 28 oraz 31 sierpnia, czyli przez 15 dni (180 godz.), co daje 4 godziny więcej niż pozwala na to wymiar.

Tu rodzi się pytanie, czy działanie pracodawcy polegające na planowaniu nadgodzin w harmonogramie jest prawnie dozwolone, czy też może zostać odebrane jako naruszenie przepisów o czasie pracy? Polecenie nadgodzin jest dopuszczalne w sytuacjach wyjątkowych, czyli w razie konieczności prowadzenia akcji ratowniczej mającej na celu ochronę życia lub zdrowia ludzkiego, ochronę mienia lub środowiska albo usunięcie awarii, względnie wystąpienia szczególnych potrzeb pracodawcy (art. 151 § 1 K.p.). Jednak niektórzy specjaliści z zakresu prawa pracy podnoszą, że informując pracownika z wyprzedzeniem o konieczności wykonywania nadliczbowej pracy - również na łamach harmonogramu - pracodawca przejawia dbałość o dobra osobiste pracownika (art. 111 K.p.) ułatwiając mu planowanie czasu wolnego wobec planowanej ingerencji w tę sferę.

Choć przedstawiona wykładnia przepisów pozostaje systemowo spójna, fakt planowania kilku lub kilkunastu nadgodzin pracownikom każdej ze zmian w następujących po sobie miesiącach wskazuje jednoznacznie, iż powodem polecania nadgodzin nie są szczególne potrzeby pracodawcy, lecz niedokadrowanie załogi, a przyjęta praktyka może być kwalifikowana jako naruszenie przepisów o czasie pracy.

Aby tego uniknąć wstępem do planowania pracy powinno być określenie wymiaru czasu pracy w przyjętym okresie rozliczeniowym. Tu może pojawić się pierwszy problem, gdyż w przypadku miesięcznych okresów rozliczeniowych wymiar czasu pracy może nie dać się podzielić na równe 12-godzinne zmiany.

Wymiar czasu pracy w sierpniu 2017 r. wyniósł 176 godzin, co pozwoliło na zaplanowanie 14 dni pracy po 12 godzin i jednej dniówki dopełniającej nominalny czas pracy, w wymiarze 8 godzin. Z kolei w listopadzie br., 160 godzin wymiaru czasu pracy pozwala zaplanować 13 dni pracy po 12 godzin każdy i jeden dzień 4-godzinny, a w grudniu 2017 r. z uwagi na 152 godziny pracy w ramach wymiaru pracownikowi można zaplanować tylko 12 dni pracy po 12 godzin i dodatkowo jedną dniówkę 8-godzinną.

Z uwagi na rozkład pracy na dwie zmiany w ramach systemu równoważnego, 4- lub 8-godzinny dzień pracy jest trudny do zaplanowania, gdyż pokrywa 1/3 lub 2/3 zmiany roboczej. Rozwiązaniem może być rozliczanie w ramach krótszych dniówek wyjść prywatnych i oddawanie czasu wolnego za nadgodziny. Z kolei w ramach 8-godzinnego dnia pracy można rozważyć polecenie pracownikowi 4 nadgodzin - dopełniając w ten sposób czas pracy w czasie zmiany do 12 godzin. Takie nadgodziny stanowią typowy przykład przekroczenia normy dobowej, więc o ile przypadają poza porą nocną, uprawniają pracownika do 50% dodatku do normalnego wynagrodzenia.

Dla uniknięcia różnych wymiarów miesięcznych można rozważyć przedłużenie okresów rozliczeniowych. Przejście na 3-miesięczne rozliczenie czasu pracy powoduje, że krótszy niż 12-godzinny dzień pracy trzeba będzie zaplanować raz na kwartał, a nie w każdym miesiącu, co ograniczy liczbę nadgodzin. Przykładowo od lipca do września przypada 512 godzin pracy, które można było podzielić na 42 dni pracy po 12 godzin i 1 dzień 8-godzinny, dopełniający wymiar czasu pracy. Nie wiąże się to z koniecznością układania rozkładów na cały okres rozliczeniowy gdyż - niezależnie od jego długości - harmonogram pracy musi obejmować co najmniej 1 miesiąc i zostać przekazany pracownikowi co najmniej na 1 tydzień przed rozpoczęciem pracy w tym okresie (art. 129 § 3 K.p.).

Wprowadzenie tej zmiany nie rozwiąże jednak głównego problemu, gdyż aby zapewnić nieprzerwaną pracę zakładu przez 24 godziny na dobę i 7 dni w tygodniu nie wystarczą 4 brygady. Bez wpływu na to pozostaje stosowanie rozkładów przewidujących 2 zmiany po 12 godzin lub 3 zmiany po 8 godzin. W sierpniu 2017 r. każda z brygad mogła przepracować 176 godzin, co dało łącznie 704 godziny pracy. W tym miesiącu występuje 31 dni kalendarzowych, więc do obsadzenia było 744 godziny pracy (31 dni x 24 godz.). Tak samo byłoby przy dłuższym okresie rozliczeniowym - np. od lipca do września każda z brygad przepracuje po 512 godzin pracy - czyli łącznie 2.048 godzin, a przy 92 dniach kalendarzowych potrzeba 2.208 roboczogodzin. Jedynym sposobem na uniknięcie regularnego planowania nadgodzin, czyli wykroczenia popełnianego w każdym okresie rozliczeniowym jest utworzenie piątej brygady, zatrudniającej pracowników na część etatu. To rozwiązanie ma dodatkowe zalety, gdyż w przypadku "wypadnięcia" pracownika jednej ze zmian - np. w związku z chorobą, zgłoszeniem urlopu na żądanie, pracodawca unika przestawiania całego harmonogramu. Wystarczy polecić ponadwymiarową pracę jednemu z pracowników piątej brygady - wypłacając za nią w ramach limitu pracy ponad wymiar wyłącznie normalne wynagrodzenie.

Utworzenie piątej brygady oraz przejście na planowanie pracy zgodnie z nominałem dla przyjętego okresu rozliczeniowego powinno przełożyć się na ograniczenie kosztów pracy. Nie wystąpią już bowiem godziny pracy, które nie zmieściły się w wymiarze czasu pracy skutkujące koniecznością wypłaty 100% dodatków. Pracodawca uniknie też popełniania wykroczeń polegających na planowaniu nadgodzin, a dodatkowo zyska możliwość łatwego wypełniania "dziur" w harmonogramie pozostającymi "w rezerwie" pracownikami piątej brygady. Zastosowanie tego rozwiązania nie skomplikuje również przyjętych zasad planowania czasu pracy. Trzeba jedynie pamiętać, aby po zaplanowaniu maksymalnej liczby 12-godzinnych dniówek, pracownikom podstawowych czterech brygad uzupełnić taki harmonogram pracownikami piątej brygady tak, aby każdy z nich wypracował obowiązujący go wymiar czasu pracy.