Weryfikacja uprawnień urlopowych po przedłożeniu dodatkowych dokumentów

Pracownik jest zatrudniony od 15 lipca 2014 r. na czas nieokreślony. Wówczas udokumentował 7-letni staż urlopowy. Obecnie dostarczył pracodawcy nowe dowody potwierdzające wcześniej nieznane okresy pracy na łącznie 4 lata. Czy jego uprawnienia urlopowe należy uzupełnić?

Tak, uprawnienia urlopowe należy zweryfikować i, o ile nie uległy przedawnieniu, udzielić pracownikowi zaległego urlopu.

Pracownikowi przysługuje prawo do corocznego, nieprzerwanego, płatnego urlopu wypoczynkowego, którego wymiar jest uzależniony od ogólnego stażu pracy i wynosi:

• 20 dni, jeżeli pracownik jest zatrudniony krócej niż 10 lat,
   
• 26 dni, jeżeli pracownik jest zatrudniony co najmniej 10 lat (art. 152 § 1 i art. 154 § 1 K.p.).

Pracownik nabywa prawo do wyższego wymiaru z mocy prawa z upływem wymaganego okresu. Może jednak z niego skorzystać dopiero po udowodnieniu stażu, w tym przypadku, po przedłożeniu świadectw z poprzednich zakładów pracy bądź innych dokumentów poświadczających okres zaliczalny.

Konsekwencją późniejszego dopełnienia tych formalności może być co najwyżej przedawnienie prawa do różnicy między wymiarami. Tak wynika z uchwały Sądu Najwyższego z 27 lutego 1985 r. (sygn. akt III PZP 6/85, OSNC 1985/10/155). Co prawda rozstrzygnięcie to dotyczyło urlopu kombatanckiego, to jednak można je stosować do obydwu tych sytuacji. Jak wyjaśniono w jego uzasadnieniu pracownik nie może: "(...) skutecznie domagać się udzielenia mu zwiększonego urlopu bez przedstawienia w zakładzie pracy zaświadczenia (...). Złożenie tego dowodu w późniejszym okresie wywołuje jedynie ten skutek, iż zainteresowany może się domagać urlopów, do których prawo nie uległo przedawnieniu. (...)".

Podobne rozstrzygnięcie zaprezentowało Ministerstwo Pracy i Polityki Społecznej - Biuro Pełnomocnika Rządu ds. Osób Niepełnosprawnych w piśmie z 19 sierpnia 2011 r. (znak BON-I-5232-44-2-EW/11) w odniesieniu do urlopu z tytułu niepełnosprawności, podkreślając, iż data przedłożenia orzeczenia nie ma znaczenia dla rozpoczęcia "odliczania" pierwszego roku zatrudnienia przy ustalaniu prawa do urlopu z tytułu niepełnosprawności. 

Jak wyjaśniło: "(...) Prawo do dodatkowego urlopu wypoczynkowego przysługuje pracownikowi zaliczonemu do znacznego lub umiarkowanego stopnia niepełnosprawności, chociażby nie wystąpił do pracodawcy o przyznanie takiego urlopu (...). Nieuzyskanie przez pracodawcę wiadomości o przysługującym pracownikowi z mocy prawa prawie do dodatkowego urlopu wypoczynkowego może - w konkretnych okolicznościach - oznaczać tylko tyle, że pracodawcy nie można zarzucić zawinionego niewykonania zobowiązania do udzielenia urlopu zgodnie z przepisami prawa pracy. (...)".

Analogicznie w omawianym przypadku, pracodawca nie odpowiada za powstałe opóźnienie, lecz nie może się uchylić od weryfikacji urlopu oraz jego udzielenia za wcześniejszy okres, o ile się nie przedawnił.

Kwestie przedawnienia reguluje art. 291 K.p. W myśl powołanej normy, roszczenia ze stosunku pracy ulegają, co do zasady przedawnieniu z upływem 3 lat od dnia, w którym stały się wymagalne.

Kalkulator stażu urlopowego dostępny jest w serwisie www.kalkulatory.gofin.pl.

Bieg przedawnienia roszczenia pracownika o urlop wypoczynkowy rozpoczyna się ostatniego dnia roku kalendarzowego, w którym pracownik uzyskał prawo do urlopu (art. 291 § 1 K.p. w związku z art. 161 K.p.), chyba że szczególne przepisy Kodeksu pracy lub innych aktów normatywnych przewidują obowiązek udzielenia przez zakład pracy urlopu w innych terminach (por. uchwała składu 7 sędziów SN z 20 lutego 1980 r., sygn. akt V PZP 6/79, OSNC 1980/7-8/131).

Pracownik zatrudniony 15 lipca 2014 r. na czas nieokreślony, w dniu podjęcia pracy przedstawił dokumenty potwierdzające 7 lat stażu urlopowego. Pracodawca ustalił jego uprawnienia urlopowe na poziomie:

• w roku zatrudnienia 10 dni (20 dni x 6/12),
   
• w latach 2015 i 2016 po 20 dni,
   
• od 1 stycznia 2017 r. 20 dni oraz od 14 lipca br. dodatkowo 6 dni urlopu uzupełniającego (w tym dniu łącznie z trwającym okresem pracy pracownik osiągnął 10-letni straż urlopowy).

Załóżmy, że na początku sierpnia br. pracownik doniósł dokumenty potwierdzające 4 lata nieznanego dotąd pracodawcy okresu pracy zaliczanego do stażu pracy. Ponieważ urlop za 2014 r. nie uległ jeszcze przedawnieniu (okres ten upłynie najwcześniej z końcem bieżącego roku), pracodawca wyrównał uprawnienia urlopowe pracownika przyznając mu 3 dni urlopu za 2014 r. (26 dni x 6/12 - 10 dni) oraz po 6 dni za lata 2015 i 2016.

Zwracamy uwagę! Instytucja przedawnienia jest niekiedy wyłączona. Bieg przedawnienia roszczenia o urlop wypoczynkowy nie rozpoczyna się, a rozpoczęty ulega zawieszeniu na czas korzystania z urlopu wychowawczego (art. 293¹ K.p.).