Postępowanie pracodawcy wprowadzającego pracę zmianową

Jakich działań wymaga modyfikacja rozkładu czasu pracy z dotychczasowego polegającego na świadczeniu pracy od poniedziałku do piątku w stałych godzinach, na zmianowy - praca 7 dni w tygodniu przez całą dobę, według organizacji po 2 dni na każdej zmianie i 2 dni wolnego u pracodawcy, u którego obowiązuje regulamin pracy? Jaki system czasu pracy oraz okres rozliczeniowy będzie dla pracodawcy najkorzystniejszy? W jaki sposób wskazać terminy korzystania z dni wolnych za pracę w niedziele i święta, a także innych dni wolnych oraz jak obliczać należne pracownikom wynagrodzenie określone stałą stawką miesięczną?

Z formalnego punktu widzenia przejście ze stałego rytmu pracy wykonywanej w ramach systemu podstawowego w określonych dniach tygodnia i w stałych godzinach do pracy zmianowej, obejmującej wszystkie dni tygodnia, wymaga tylko korekty regulaminu pracy. Pracodawca jest bowiem zobowiązany do określenia w tym akcie nie tylko systemu czasu pracy, który pozostanie bez zmian, ale także rozkładu czasu pracy. Dodatkową korzyścią z zastosowania pracy zmianowej jest możliwość planowania pracy w niedziele i święta (art. 151¹⁰ pkt 3 K.p.).

Zwracamy uwagę! Niezależnie od przyjętego systemu czasu pracy pracowników obowiązuje zasada przeciętnie pięciodniowego tygodnia pracy. Powołana reguła oraz wymiar czasu pracy, niepodlegający zmianie mimo wprowadzenia pracy zmianowej powodują, że nie da się z góry zaplanować rytmu tej pracy, zakładającego świadczenie jej przez 2 dni na pierwszej, 2 dni na drugiej oraz 2 dni na trzeciej zmianie i następnie 2 dni odpoczynku.

Pracodawca zaplanował pracownikowi w jednomiesięcznym okresie rozliczeniowym obejmującym grudzień 2012 r. pracę po dwa dni na każdej zmianie (I, II i III), a następnie 2 dni wolne:

Legenda:

I - praca od 6⁰⁰-14⁰⁰,

II - praca od 14⁰⁰-22⁰⁰,

III - praca od 22⁰⁰-6⁰⁰.

Z harmonogramu wynika, że pracownik przepracował 24 dni, podczas gdy obowiązywało go 19 dni pracy, w konsekwencji miał o 5 dni wolnych za mało. Niezależnie od systemu czasu pracy, pracodawca planujący pracę w niedziele i święta ma obowiązek zapewnienia pracownikom łącznej liczby dni wolnych, odpowiadającej co najmniej sumie niedziel, świąt i dni wolnych, wynikających z planowania czasu pracy w przeciętnie pięciodniowym tygodniu pracy, przypadających w okresie rozliczeniowym (art. 147 K.p.). Naruszenie tego przepisu wyczerpuje znamiona wykroczenia z art. 281 pkt 5 K.p. i jest zagrożone grzywną w wysokości od 1.000 zł do 30.000 zł.

Konsekwencją zaplanowania 5 dni pracy ponad limit jest przekroczenie wymiaru czasu pracy, ustalonego dla okresu rozliczeniowego. W omawianym przykładzie pracownik przepracował 24 ośmiogodzinne dniówki, czyli w sumie 192 godziny. Natomiast wymiar czasu pracy w grudniu 2012 r., obliczony zgodnie z art. 130 K.p., wynosił 152 godziny (40 godz. x 4 tyg. + 8 godz. x 1 dzień - 8 godz. x 2 święta). Tym samym 40 godzin, o które pracownik przekroczył tę wartość (192 godz. - 152 godz.), stanowiło pracę w godzinach nadliczbowych, za które powinien otrzymać wynagrodzenie powiększone o 100% dodatek. Przekroczenie to nie wynikało bowiem z pracy ponad normę dobową (pracownik stale wykonywał pracę w wymiarze 8 godz.), zatem stanowi przekroczenie przeciętnej tygodniowej normy czasu pracy (art. 151¹ § 2 K.p.). Wypłata wynagrodzenia i dodatku za nadgodziny nie wyczerpuje jednak odpowiedzialności pracodawcy, który zaplanował pracę z przekroczeniem przeciętnej tygodniowej normy. Warto pamiętać, że polecenie pracy w nadgodzinach jest uzależnione od wystąpienia szczególnych potrzeb pracodawcy. Jej planowanie wynikające ze zwykłych potrzeb pracodawcy, tj. z przyjętego sposobu planowania czasu pracy, również może być uznane za wykroczenie z art. 281 pkt 5 K.p.

Wyznaczenie dni wolnych w zamian za pracę w niedzielę

Innym problemem w układzie pracy po 2 dni na każdej zmianie i 2 dni wolne od pracy, jest prawdopodobieństwo naruszenia prawa pracownika do niedzieli wolnej od pracy raz na 4 tygodnie. Zgodnie z wykładnią prezentowaną przez Główny Inspektorat Pracy (GIP) w stanowisku z dnia 4 sierpnia 2009 r. w sprawie zasad wyznaczania niedzieli wolnej od pracy raz na cztery tygodnie (znak pisma: GPP-459-4560-49/09/PE/RP), prawo do wolnej niedzieli nie jest uzależnione od okresów rozliczeniowych, a jedynie układu tygodni w roku kalendarzowym. Oznacza to, że w ocenie GIP wymóg zapewnienia odpowiedniej częstotliwości wolnych niedziel zostanie spełniony, jeśli pracownik będzie korzystał z wolnego w niedzielę w każdym, dowolnie wybranym okresie 4 tygodni. W praktyce wymusza to na pracodawcach konieczność udzielania pracownikom wolnej niedzieli nie rzadziej niż co 4 tygodnie, gdyż tylko w ten sposób nie ryzykują oni naruszenia przepisów, a w konsekwencji ukarania mandatem (art. 281 pkt 5 K.p.). Powyższe nie wystąpiło w omawianym przypadku, jednak ciągłe zastosowanie tego samego rozkładu spowodowało, iż pracodawca nie miał możliwości wyznaczenia za przepracowane niedziele innego dnia wolnego od pracy z jednoczesnym zapewnieniem dni wolnych z tytułu przeciętnie pięciodniowego tygodnia pracy.

Przypominamy, że pracownikowi wykonującemu pracę w niedzielę pracodawca jest obowiązany zapewnić inny dzień wolny od pracy najpóźniej do końca okresu rozliczeniowego, a w razie braku możliwości wykorzystania dnia wolnego od pracy w tym terminie 100% dodatek do wynagrodzenia za każdą godzinę pracy w niedzielę. Dotyczy to również ewentualnej pracy w święto, za którą pracodawca jest obowiązany zapewnić inny dzień wolny do końca okresu rozliczeniowego, a przy jego braku wypłacić 100% dodatki (art. 151¹¹ K.p.).

Odpoczynki tygodniowe

W przypadku jednorazowego określenia rozkładu czasu pracy pracowników zatrudnionych przy pracy zmianowej, problemem mogą być również odpoczynki tygodniowe, które muszą przypadać w każdym tygodniu okresu rozliczeniowego. Należy przy tym pamiętać, że przez tydzień rozumie się 7 kolejnych dni kalendarzowych, poczynając od pierwszego dnia okresu rozliczeniowego (art. 128 § 3 pkt 2 K.p.). W tym kontekście praktyczne wątpliwości może budzić przełom 1 i 2 tygodnia grudnia, gdyż w przedstawionym przykładzie na każdy z tych tygodni przypada tylko 1 dzień wolny (7 grudzień należy jeszcze do pierwszego tygodnia, zaś 8 już do drugiego z nich). Stosowanie pracy zmianowej daje możliwość skrócenia odpoczynku tygodniowego do 24 godzin, o ile ma to związek z przejściem na inną zmianę (art. 133 § 2 K.p.). Tym samym 48 godzin wolnego gwarantuje możliwość zapewnienia dwóch skróconych odpoczynków, niemniej jednak wątpliwym jest, czy przejście na inną zmianę uzasadnia jednoczesne skrócenie dwóch odpoczynków tygodniowych.

Kolejnym problemem jest fakt, iż pierwszy tydzień miesięcznego okresu kończy się o 24⁰⁰ w piątek 7 grudnia, co powoduje, że w praktyce pracownik ma zapewnione jedynie 18 godzin odpoczynku tygodniowego, gdyż zgodnie z harmonogramem pracował w czwartek na III zmianie, zatem zakończył pracę o 6⁰⁰ w piątek.

Wątpliwość dotyczy również określenia rodzaju dni wolnych, co jest niezmiernie istotne w przypadku wezwania pracownika do pracy w takim dniu. W zależności od tego, czy będzie to dzień wolny z tytułu przeciętnie pięciodniowego tygodnia pracy, czy też w zamian za pracę w niedzielę lub święto, różnić się będą zasady rekompensaty takiej pracy. W przypadku planowania pracy przez 7 dni w tygodniu (czyli również w soboty, niedziele i święta), pracodawca nie ma możliwości jednorazowego i sztywnego określenia terminów takich dni wolnych, jak to ma miejsce w przypadku typowej pracy w systemie podstawowym. Charakter pracy wymusza bowiem, aby każdy z pracowników miał indywidualnie określone w harmonogramie terminy korzystania z poszczególnych rodzajów dni wolnych. Tylko w ten sposób pracodawca może zapewnić, że w razie wezwania do pracy w dniu wolnym odpowiednio tę pracę zrekompensuje.

Wszystko to wskazuje, że pracodawca chcąc wprowadzić w miejsce stałych godzin pracy 3 zmiany oraz organizować pracę przez 7 dni w tygodniu powinien na każdy okres odrębnie układać dla pracowników harmonogramy czasu pracy. Dzięki temu zapewni aby liczba dni pracy w okresie rozliczeniowym i zaplanowany nominał nie przekraczały wartości maksymalnych, ustalonych zgodnie z powszechnie obowiązującymi przepisami. Harmonogram powinien wskazywać nie tylko dni i godziny pracy, ale również charakter dni wolnych, wobec różnych zasad rekompensaty takiej pracy. Tworząc harmonogramy czasu pracy, pracodawca zyska również możliwość sprawdzenia, kiedy poszczególni pracownicy mieli w planie wolną niedzielę tak, żeby zapewnić im wymaganą przez PIP częstotliwość korzystania z tego przywileju. Pozwoli to również planować każdemu pracownikowi w każdym z tygodni wymagane okresy odpoczynku, unikając nadmiernego obciążenia pracą.

Jeżeli chodzi o wynagrodzenie pracowników, to przy stałej stawce miesięcznej będą oni otrzymywać w każdym z miesięcy okresu wynagrodzenie w stałej wysokości, niezależnie od wahań ilości przepracowanych godzin. Warunkiem jest prawidłowe planowanie pracy w wymiarze nieprzekraczającym nominału dla przyjętego okresu rozliczeniowego oraz zapewnienie wymaganej liczby dni wolnych, gdyż w przeciwnym wypadku pracodawca będzie musiał odrębnie wynagradzać powstałe nadgodziny.