Planowanie urlopów wypoczynkowych

Generalnie pracownikowi przysługuje prawo do corocznego, nieprzerwanego, płatnego urlopu wypoczynkowego (art. 152 § 1 K.p.). Oznacza to, że należy go udzielać jednorazowo w pełnym przysługującym danemu pracownikowi wymiarze 20 albo 26 dni (w przypadku pracownika niepełnoetatowego proporcjonalnie do wymiaru czasu pracy). Od tej reguły są jednak odstępstwa, zwłaszcza w zakresie urlopu w pierwszym roku zatrudnienia. Pracownik podejmujący pracę po raz pierwszy, w roku kalendarzowym, w którym podjął pracę, uzyskuje prawo do urlopu z upływem każdego miesiąca pracy, w wymiarze 1/12 wymiaru urlopu przysługującego mu po przepracowaniu roku. Przyjmuje się, że może on wykorzystywać urlop sukcesywnie za każdy przepracowany miesiąc.

Kolejny urlop, rozumiany jako urlop należny w drugim i następnych latach kalendarzowych zatrudnienia, może zostać podzielony na części tylko na wniosek pracownika. W takiej jednak sytuacji co najmniej jedna część wypoczynku powinna trwać nie mniej niż 14 kolejnych dni kalendarzowych (art. 162 K.p.). W tych 14 dniach liczba dni urlopu może być mniejsza, jednak wypoczynek powinien trwać dwa tygodnie. Wniosek o podział urlopu pracownik może złożyć w dowolnej formie przed rozpoczęciem urlopu, przy czym dla celów dowodowych wskazana jest forma pisemna. Nie wymaga on uzasadnienia i nie jest wiążący dla pracodawcy. W zakładach pracy wnioski o podział urlopu są zwykle składane na etapie planowania urlopów np. przez wskazanie propozycji ich wykorzystania w więcej niż jednej części.

Przykładowy wzór wniosku o podział urlopu prezentujemy poniżej.

W myśl art. 163 § 1 K.p. urlopy wypoczynkowe powinny być udzielane zgodnie z planem urlopów, który ustala pracodawca, biorąc pod uwagę wnioski pracowników i konieczność zapewnienia normalnego toku pracy. Kwestia terminu w jakim należy przystąpić do sporządzenia przedmiotowego planu nie jest w prawie pracy uregulowana. Jednak jest oczywiste, że dany plan powinien zostać sporządzony przed rozpoczęciem okresu, na który jest ustalany (np. na okres roczny do 31 grudnia poprzedniego roku kalendarzowego).

Przepisy prawa urlopowego nie określają również na jaki okres należy sporządzić ten plan. Naszym zdaniem aby spełniał on swoją rolę, dopuszczalne jest sporządzanie planów półrocznych lub kwartalnych. W literaturze prawa pracy spotyka się jednak stanowisko, że skoro w powołanym przepisie mówi się o "planie urlopów", a nie o "planach", to plan powinien być jeden ustalony na rok (zob. T. Nycz, Planowanie urlopów wypoczynkowych, PiZS nr 6/1999, str. 25).

Plan urlopów jest sporządzany na podstawie propozycji pracowników, które nie są dla pracodawcy wiążące, tzn. że może je uwzględnić, jeśli nie koliduje to z normalnym funkcjonowaniem zakładu pracy. Pracodawca jest jednak związany wnioskiem pochodzącym od pracownicy, która urodziła lub ma urodzić dziecko i chciałaby skorzystać z urlopu wypoczynkowego bezpośrednio po urlopie macierzyńskim (por. wyrok SN z dnia 20 sierpnia 2001 r., sygn. akt I PKN 590/00, OSNP 2003/14/336). Obowiązek udzielenia urlopu w terminie wskazanym przez pracownika dotyczy również pracownika-ojca wychowującego dziecko korzystającego z urlopu macierzyńskiego (także ojcowskiego), jeżeli zamierza skorzystać z urlopu wypoczynkowego bezpośrednio po nim. Ponadto młodocianemu uczęszczającemu do szkoły należy udzielić urlopu w okresie ferii szkolnych (art. 205 § 3 K.p.).

Plan urlopów stanowi efekt kompromisu między oczekiwaniami pracowników wyrażonymi w składanych wnioskach a koniecznością zapewnienia normalnego rytmu funkcjonowania zakładu pracy. W planie urlopów pracodawca powinien uwzględniać wszystkie urlopy, do których pracownicy są lub będą uprawnieni w okresie, na który ten plan jest sporządzany, a więc urlopy:

• zaległe, z poprzednich lat, wykorzystanie których powinno nastąpić do 30 września,
   
• kolejne, do których pracownicy nabywają prawo 1 stycznia każdego roku,
   
• uzupełniające, do których pracownik nabędzie prawo w ciągu roku, a wynikające z ogólnego stażu pracy i wykształcenia,
   
• dodatkowe, przysługujące niektórym pracownikom na podstawie przepisów szczególnych (np. ustawy o rehabilitacji).

W przypadku niewykorzystania przez pracownika urlopu przeznaczonego "na żądanie" w danym roku kalendarzowym, przechodzi on na następny rok jako zwykły urlop zaległy. Podlega on wówczas normalnemu planowaniu, jak pozostałe urlopy zaległe, pomimo iż ustawodawca nie określił granicznego terminu dla jego wykorzystania. Jak bowiem wynika z art. 168 K.p., urlopu niewykorzystanego w zaplanowanym lub uzgodnionym terminie należy pracownikowi udzielić najpóźniej do dnia 30 września następnego roku kalendarzowego. Nie dotyczy to jednak urlopu "na żądanie".

Plan urlopów podaje się do wiadomości pracowników w sposób przyjęty u pracodawcy, np. przez wywieszenie informacji na tablicy ogłoszeń, obiegiem, pocztą elektroniczną. Nie ma natomiast obowiązku doręczania planu każdemu pracownikowi z osobna. Sąd Najwyższy w uchwale z dnia 6 marca 1980 r. (sygn. akt V PZP 7/79, OSNC 1980/7-8/132) stwierdził, że wywieszenie planu urlopów na tablicy ogłoszeń jest wystarczającą informacją o terminie urlopu.

Regulacje prawa urlopowego pozwalają pod pewnymi warunkami na odstąpienie od tworzenia planu urlopów. Jak wynika z art. 163 § 1¹ K.p., pracodawca nie ustala planu urlopów, jeżeli zakładowa organizacja związkowa wyraziła na to zgodę. Również może nie tworzyć planu urlopów pracodawca, u którego taka organizacja nie funkcjonuje.

Pracodawca, który zrezygnował z tworzenia planu urlopów, ustala termin udzielenia urlopu po porozumieniu z pracownikiem, biorąc pod uwagę jego sugestie oraz potrzebę niezakłóconej pracy zakładu.

Regulacje prawa urlopowego nie określają wzoru planu urlopów. Można go sporządzić w dowolnej formie, przy czym na rynku dostępne są gotowe wzory druków. Jeden z wariantów prezentujemy poniżej.

Pracodawca udziela urlopu wypoczynkowego zgodnie z planem w taki sposób aby zagwarantować równomierne wykorzystywanie urlopów przez pracowników i umożliwić im wcześniejsze zaplanowanie wypoczynku, a także normalny rytm pracy zakładu stosownie do liczby pracowników pozostających do jego dyspozycji w danym okresie.

Prawo urlopowe nie określa w jakim trybie pracownik może wykorzystywać zaplanowany wcześniej urlop. Jest to kwestia z zakresu organizacji pracy, którą można doprecyzować w regulaminie pracy albo zarządzeniem wewnętrznym pracodawcy. Może też ona wynikać z przyjętego zwyczaju. W orzecznictwie do niedawna przeważał pogląd, że pracownik nie może skorzystać z przysługującego mu prawa do urlopu w dowolnym czasie bez zgody pracodawcy, co tłumaczono znaczeniem pojęcia "udzielenie urlopu" zawierającego w sobie element przyzwolenia pracodawcy na urlop. W uzasadnieniu do wyroku z dnia 20 marca 2008 r. (sygn. akt II PK 214/07, OSNP 2009/15-16/194) Sąd Najwyższy uznał, że idący na wypoczynek zgodnie z planem urlopów pracownik nie musi składać dodatkowo wniosku o urlop. Plan urlopu stanowi bowiem wiążące obie strony porozumienie i pracownik nie musi pytać pracodawcy o zgodę, jeśli rozpoczyna urlop w terminie określonym w planie urlopów.

W zakładach pracy praktyka jest jednak inna i mimo obowiązujących planów stosowane są wnioski o urlop, co ułatwia kontrolę wykorzystywania urlopów. Sposoby potwierdzenia udzielenia urlopu mogą być następujące: karta urlopowa, podpisany przez przełożonego wniosek pracownika o urlop lub inne jeszcze dokumenty.

Poniżej prezentujemy przykładowe wzory wniosku o urlop i potwierdzenia udzielenia urlopu.

Zmiana ustalonego terminu wykorzystania urlopu jest dopuszczalna w przypadkach określonych w art. 164-167 K.p. Pracodawca może przesunąć planowany termin urlopu:

• na wniosek pracownika umotywowany ważnymi przyczynami,
   
• z powodu szczególnych potrzeb pracodawcy, jeżeli nieobecność pracownika spowodowałaby poważne zakłócenie normalnego toku pracy.

Pracodawca ma obowiązek przesunąć planowany termin urlopu, jeżeli pracownik nie może go rozpocząć z przyczyn usprawiedliwiających jego nieobecność w pracy, w szczególności z powodu czasowej niezdolności do pracy spowodowanej chorobą, odosobnienia w związku z chorobą zakaźną, powołania na ćwiczenia wojskowe albo na przeszkolenie wojskowe na czas do 3 miesięcy, urlopu macierzyńskiego.

Wymienione okoliczności przerywają także już trwający urlop, przy czym w tym przypadku katalog ten jest wyczerpujący. W razie wystąpienia takiej sytuacji, pracodawca jest obowiązany udzielić niewykorzystanej części urlopu w innym terminie.