Udzielanie urlopu na żądanie pracownika

1) Ile dni urlopu na żądanie przysługuje pracownikowi zatrudnionemu na część etatu w równoważnym czasie pracy?

Prawo do urlopu "na żądanie" przysługuje wszystkim zatrudnionym na podstawie stosunku pracy, w tym także w niepełnym wymiarze czasu pracy i nie jest zależne od systemu czasu pracy.

W art. 167² K.p. uregulowano szczególny tryb korzystania z urlopu, którego pracodawca udziela na żądanie pracownika i w terminie przez niego wskazanym. Jedynym warunkiem realizacji tego uprawnienia jest zgłoszenie żądania najpóźniej w dniu rozpoczęcia urlopu.

Powyższe dotyczy pracowników, którzy świadczą pracę na podstawie umów bezterminowych oraz umów terminowych (tj. na okres próbny, na czas określony, na zastępstwo oraz na czas wykonania określonej pracy), bez względu na wymiar i system czasu pracy w jakim są zatrudnieni.

W ciągu roku kalendarzowego pracownik może skorzystać z tego urlopu cztery razy po jednym dniu albo łącznie z dwóch, trzech, a nawet z czterech dni. Jedynym warunkiem jest złożenie wniosku o urlop najpóźniej w dniu jego rozpoczęcia.

Ustawodawca nie określił w jakiej formie pracownik powinien zgłosić żądanie udzielenia tego urlopu. Zatem może to być dowolna forma, np. telefoniczna czy elektroniczna, za pośrednictwem innej osoby, w każdym razie taka, dzięki której oświadczenie woli pracownika dotrze do pracodawcy tego samego dnia, w którym pracownik korzysta z urlopu. Urlop na żądanie dotyczy 4 dni kalendarzowych o wartości godzinowej zależnej od rozkładu czasu pracy danego pracownika. Podobnie jak pracownikom zatrudnionym w pełnym wymiarze czasu pracy, także w przypadku pracownika zatrudnionego na część etatu urlop wypoczynkowy jest udzielany wyłącznie na te dni, które są dla pracownika dniami pracy w wymiarze tylu godzin, ile w danym dniu pracownik powinien przepracować zgodnie z obowiązującym go rozkładem czasu pracy.

W marcu 2012 r. dwaj pracownicy wystąpili z wnioskiem o 1 dzień urlopu na żądanie. Obaj pracują w równoważnym systemie czasu pracy przy dozorze urządzeń. Pierwszy z nich, miał tego dnia przepracować 16 godzin. Drugi, zatrudniony na 1/2 etatu, miał świadczyć pracę przez 4 godziny. Każdy pracownik wykorzystał po 1 dniu urlopu na żądanie, z tym że pierwszemu pracownikowi pracodawca odpisał z ogólnej puli urlopowej 16 godzin, a drugiemu 4 godziny.

W świetle powyższego jest konieczne, aby pracodawcy odrębnie ewidencjonowali ten szczególny urlop, a w przypadku rozwiązania umowy o pracę podawali informację o jego wykorzystaniu w bieżącym roku w treści świadectwa pracy.

Na pytanie, czy pracodawca może odmówić udzielenia takiego urlopu należy odpowiedzieć twierdząco. Jednak odmowa dotyczy tylko sytuacji wyjątkowych np. z powołaniem się na art. 8 K.p., według którego nie można czynić ze swego prawa użytku, który byłby sprzeczny ze społeczno-gospodarczym przeznaczeniem tego prawa lub zasadami współżycia społecznego. W wyroku z dnia 28 października 2009 r. (sygn. akt II PK 123/09) Sąd Najwyższy stwierdził, że: "1. Obowiązek udzielenia urlopu »na żądanie« nie jest bezwzględny, a pracodawca może odmówić żądaniu pracownika ze względu na szczególne okoliczności, które powodują, że jego zasługujący na ochronę wyjątkowy interes wymaga obecności pracownika w pracy. (…)".

2) W jakim terminie pracownik może złożyć wniosek o urlop na żądanie?

Jak wyjaśnił Sąd Najwyższy w wyroku z dnia 15 listopada 2006 r. (sygn. akt I PK 128/06, OSNP 2007/23-24/346), pracownik powinien zgłosić wniosek o udzielenie urlopu na żądanie najpóźniej w dniu rozpoczęcia urlopu, przed rozpoczęciem pracy (przed godziną, od której powinien pracować według obowiązującego go rozkładu czasu pracy). Zdaniem Sądu nie jest wykluczone, że sposób udzielania urlopów na żądanie - ze względu na nikłość regulacji ustawowej - zostanie ustalony u danego pracodawcy (albo w określonym w zakładzie pracy) w drodze zwyczaju, pewnej praktyki, stosowanej faktycznie przez pewien czas w jednakowym stopniu w odniesieniu do wszystkich pracowników. Zwyczaj taki (praktyka zakładowa) może być źródłem praw i obowiązków stron stosunków pracy (art. 354 K.c. w związku z art. 300 K.p.).

W wyroku z dnia 16 września 2008 r. (sygn. akt II PK 26/08, OSP 2009/12/129) Sąd Najwyższy orzekł, że pracownik nie może rozpocząć urlopu "na żądanie", dopóki pracodawca nie wyrazi na to zgody, czyli nie udzieli mu takiego urlopu. Jak czytamy w uzasadnieniu tego wyroku: "(…) Nie istnieją żadne racjonalne argumenty dla uzasadnienia stanowiska, że zawartemu w art. 167² K.p. pojęciu »udzielić urlopu« należy nadawać jakieś inne znaczenie normatywne, a w szczególności, że do wykorzystania tego urlopu uprawnia pracownika samo złożenie wniosku, będącego żądaniem w rozumieniu art. 167² K.p. (…)".

3) Czy pracownik może korzystać z ubiegłorocznego urlopu na żądanie w ciągu całego roku kalendarzowego?

Tak. Z tym że urlop ten nie może zostać udzielony w trybie "na żądanie", a jedynie zgodnie planem urlopów lub w terminie uzgodnionym z pracownikiem.

Stosownie do art. 168 K.p. urlopu niewykorzystanego w terminie ustalonym zgodnie z planem urlopów bądź uzgodnieniami indywidualnymi należy pracownikowi udzielić najpóźniej do dnia 30 września następnego roku kalendarzowego. Zasada ta nie dotyczy części urlopu udzielanego w trybie na żądanie pracownika. Przepis ten nie obliguje bowiem do wykorzystania urlopu zaległego, który przed 1 stycznia danego roku był, tzw. urlopem na żądanie w terminie do końca marca (obecnie do końca września) danego roku. Powyższy obowiązek odnosi się wyłącznie do zwykłego urlopu zaległego, tj. takiego, który nie został wykorzystany (pomimo iż był zaplanowany bądź uzgodniony) w związku z przesunięciem lub przerwaniem z przyczyn przewidzianych w przepisach prawa.

Takich wyjaśnień udzieliła Państwowa Inspekcja Pracy (znak pisma: GPP-110-4560-170/ 08/PE).