Rozliczanie wydatków na napoje i wyżywienie poniesionych podczas podróży służbowej

1) Pracownik po odbytej podróży służbowej przedstawił paragon za napoje (kawa, sok, woda). Czy należy obniżyć dietę o taki wydatek?

Nie, pracodawca nie ma podstaw prawnych do obniżenia diety o poniesione przez pracownika koszty na napoje.

Dieta w krajowej podróży służbowej jest przeznaczona na wyrównanie zwiększonych kosztów wyżywienia, a w podróży zagranicznej na pokrycie kosztów wyżywienia oraz innych drobnych wydatków. Cele te określają odpowiednio § 7 ust. 1 i § 13 ust. 1 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej (Dz. U. poz. 167 z późn. zm.), dalej rozporządzenia o podróżach służbowych. Pracodawca spoza sfery budżetowej ma jednak prawo inaczej określić zakres wydatków, jakie dieta rekompensuje, jeżeli warunki wypłacania należności z tytułu podróży służbowej ustala w przepisach wewnątrzzakładowych (układ zbiorowy pracy lub regulamin wynagradzania) albo w umowach o pracę (art. 77⁵ § 3 K.p. i postanowienie SN z 19 stycznia 2021 r., sygn. akt I PSK 14/21). Nie wolno mu jedynie ustanowić diety w podróżach krajowych i zagranicznych na niższym poziomie niż wskazany w rozporządzeniu dla podróży krajowych, czyli od 1 stycznia 2023 r. w wysokości 45 zł za dobę (art. 77⁵ § 4 K.p.).

Biorąc pod uwagę treść pytania Czytelnika, przyjmujemy założenie, że nie ma on własnych regulacji o świadczeniach z tytułu podróży służbowych i w efekcie - zgodnie z dyspozycją art. 77⁵ § 5 K.p. stosuje rozporządzenie o podróżach służbowych. Odpowiadając na jego pytanie należy więc wyjaśnić zakres pojęcia "wyżywienie", użytego w § 7 ust. 1 i § 13 ust. 1 rozporządzenia o podróżach służbowych. Ponieważ powszechne przepisy o podróżach służbowych go nie definiują, trzeba odwołać się do słownikowych definicji. Określają one "wyżywienie" jako jedzenie, zwykle posiłki przygotowane dla jakiejś zorganizowanej grupy, natomiast posiłki - jako pożywienie (rzeczy przygotowane do zjedzenia) jedzone dla zaspokojenia głodu, jedzenie czegoś zwykle o stałej porze dnia (por. Słownik Języka Polskiego na stronie internetowej www.sjp.pl). Nie ma w nich zatem mowy o napojach, które są płynami przeznaczonymi do picia (por. znaczenie terminu "napój" w słowniku na podanej wcześniej stronie internetowej). W takim razie Czytelnik (szerzej pracodawca) nie ma podstaw do rozliczania wydatków poniesionych przez pracownika na ich nabycie w ramach diety. Na marginesie należy zauważyć, że napoje podawane do posiłków są często integralnym elementem usługi gastronomicznej, udokumentowanej fakturą (por. wyrok WSA w Gdańsku z 12 stycznia 2022 r., sygn. akt I SA/Gd 1034/21).

Powyższa interpretacja jest spójna z zasadami zmniejszania diety, które są powiązane wyłącznie z zapewnieniem bezpłatnego wyżywienia, a nie napojów, w tym w ramach usługi hotelarskiej (por. tabela poniżej, opracowana na podstawie § 7 ust. 4 i § 14 ust. 2 rozporządzenia o podróżach służbowych). Zagwarantowanie pracownikowi całodziennego bezpłatnego wyżywienia (trzy posiłki) podczas podróży krajowej pozbawia go prawa do diety (§ 7 ust. 3 pkt 2 rozporządzenia o podróżach służbowych), natomiast w podróży zagranicznej uprawnia do 25% diety (§ 14 ust. 1 rozporządzenia o podróżach służbowych).

Obniżanie diety w podróżach krajowych i zagranicznych o bezpłatne wyżywienie

Pracodawca zwraca koszt napojów w podróży krajowej, jeśli uzna je za uzasadnione (§ 4 rozporządzenia o podróżach służbowych). W podróży zagranicznej może zaś uznać, iż mieszczą się one w ramach innych drobnych wydatków.

2) Podczas podróży służbowej pracownicy płacili za wyżywienie służbową kartą kredytową. Nie przedstawili żadnych paragonów potwierdzających transakcje. Czy takie wydatki można rozliczyć na podstawie oświadczenia pracownika o zakupionych posiłkach?

W celu rozliczenia podróży służbowej pracownik musi przedłożyć pracodawcy dokumenty, w szczególności rachunki, faktury lub bilety potwierdzające poszczególne wydatki (wyjątek stanowią diety i ryczałty). Jeżeli przedstawienie dokumentu nie jest możliwe, pracownik składa pisemne oświadczenie o dokonanym wydatku i przyczynach braku jego udokumentowania (§ 5 ust. 2 rozporządzenia o podróżach służbowych). W uzasadnionych przypadkach musi też złożyć pisemne oświadczenie o okolicznościach mających wpływ na prawo do diet, ryczałtów, zwrotu innych kosztów podróży lub ich wysokości. Czytelnik nie powinien jednak wymagać oświadczenia o zakupionych posiłkach, ponieważ pracownik płacił za nie ze środków pracodawcy, a nie swoich.

Pracodawca nie powinien uwzględniać w rozliczeniu z pracownikami kosztów wyżywienia w podróży służbowej, które zostały opłacone służbową kartą kredytową. Sam bowiem pokrył te wydatki, zapewniając pracownikom całodzienne wyżywienie, co zwalnia go z obowiązku wypłacania diet, jeżeli podróż miała miejsce w kraju lub zobowiązuje do ich ustalenia i wypłacenia w wysokości 25% diety, gdy była to podróż zagraniczna (więcej na ten temat piszemy w odpowiedzi na pytanie 1).

3) Pracownik przedstawił paragon za wyżywienie podczas podróży służbowej, w którym widnieje pozycja dotycząca alkoholu jako napoju do posiłku (niska kwota). Czy można zwrócić mu taki wydatek?

Alkohol, tak samo jak napoje niealkoholowe, nie jest elementem wyżywienia, o czym szerzej piszemy w odpowiedzi na pytanie 1. Pracodawca nie pomniejsza więc diety o jego koszt, lecz może dokonać zwrotu na mocy § 4 rozporządzenia o podróżach służbowych, o którym więcej piszemy również w odpowiedzi na pytanie 1. Należy jednak podkreślić, że pracownik nie ma prawa spożywać alkoholu w czasie pracy, a za złamanie tego zakazu może być ukarany karą pieniężną (art. 108 K.p.) lub stracić pracę nawet w tzw. trybie dyscyplinarnym na podstawie art. 52 § 1 pkt 1 K.p. (por. m.in. wyroki SN z 9 lipca 2015 r., sygn. akt I PK 247/14 i z 18 listopada 2003 r., sygn. akt I PK 5/03). Dotyczy to również podróży służbowej, w której czasem pracy jest czas wykonywania poleconego przez pracodawcę zadania służbowego (por. wyrok SN z 19 lutego 2007 r., sygn. akt I PK 234/06).

Wspomnijmy, że na gruncie przepisów podatkowych wydatki na napoje alkoholowe, bez względu na okoliczności ich poniesienia, są wyłączone z kosztów uzyskania przychodów (por. wyrok WSA w Warszawie z 27 sierpnia 2020 r., sygn. akt III SA/Wa 1928/19). Nie przyczyniają się bowiem do osiągnięcia lub zabezpieczenia źródła przychodów (por. interpretacja indywidualna Dyrektora KIS z 30 kwietnia 2020 r., znak 0114-KDIP2-1.4010.37.2020.4.KS).