Pełnomocnicy i pełnomocnictwa w sprawach podatkowych

Prowadzenie spraw podatkowych można powierzyć pełnomocnikowi. Działa on na podstawie i w granicach udzielonego mu upoważnienia: ogólnego, szczególnego czy do podpisywania deklaracji podatkowych. Zawodowe reprezentowanie podatników w postępowaniach przed organami podatkowymi jest zastrzeżone dla doradców podatkowych, adwokatów i radców prawnych.

Koszt podatnika

Podatnik (płatnik podatku) ma prawo ustanowić pełnomocnika do prowadzenia spraw przed organami podatkowymi.

Pełnomocnikiem może być osoba fizyczna mająca pełną zdolność do czynności prawnych. Należy jednak zaznaczyć, że zawodowe reprezentowanie podatników w postępowaniach przed organami podatkowymi (a także w zakresie sądowej kontroli decyzji, postanowień i innych aktów administracyjnych wydanych w sprawach dotyczących obowiązków podatkowych i celnych oraz egzekucji administracyjnej związanej z tymi obowiązkami) zostało zastrzeżone dla doradców podatkowych, adwokatów i radców prawnych. Reguluje to art. 3 ust. 2 ustawy o doradztwie podatkowym. Pełnomocnik nie może występować w imieniu mocodawcy, jeśli charakter czynności wymaga jego osobistego działania, np. nie złoży za podatnika zeznań w charakterze strony postępowania podatkowego.

Koszty związane z ustanowieniem i działaniem pełnomocnika ponosi podatnik. Inaczej jest w przypadku tymczasowego pełnomocnika szczególnego (działającego do czasu wyznaczenia przez sąd kuratora). Organ podatkowy wyznacza go dla osoby fizycznej, jeżeli jest nieobecna, a sprawa należy do niecierpiących zwłoki. Może nim być w pierwszej kolejności wskazany przez organ podatkowy członek rodziny osoby nieobecnej, jeżeli wyrazi na to zgodę, a w przypadku braku takiej zgody - adwokat, radca prawny lub doradca podatkowy. Wyznaczenie tymczasowego pełnomocnika szczególnego dla osoby prawnej lub jednostki organizacyjnej nieposiadającej osobowości prawnej następuje wtedy, gdy wobec podmiotu nie może być wszczęte lub prowadzone postępowanie podatkowe z powodu braku powołanych do tego organów lub niemożności ustalenia adresu siedziby, miejsca prowadzenia działalności czy miejsca zamieszkania osób upoważnionych do reprezentowania jego spraw. Tymczasowym pełnomocnikiem szczególnym podmiotu zostaje adwokat, radca prawny lub doradca podatkowy. Koszty ustanowienia i działania adwokata, radcy prawnego lub doradcy podatkowego wyznaczonego na tymczasowego pełnomocnika szczególnego ponosi Skarb Państwa.

Pełnomocnictwo ogólne

Pełnomocnictwem o najszerszym zakresie umocowania jest pełnomocnictwo ogólne (PPO-1).

Upoważnia ono do reprezentowania podatnika we wszystkich sprawach podatkowych oraz w innych sprawach należących do właściwości organów podatkowych. Obejmuje również działanie we wszelkich sprawach związanych z opłatą elektroniczną w rozumieniu ustawy o drogach publicznych. Jest ono niezbędne, aby w imieniu innej osoby lub podmiotu złożyć pismo czy wniosek za pośrednictwem e-Urzędu Skarbowego.

Informacje dotyczące pełnomocnictw ogólnych trafiają do Centralnego Rejestru Pełnomocnictw Ogólnych. Organy podatkowe mają do niego dostęp i w każdej chwili mogą sprawdzić umocowanie danej osoby do reprezentowania podatnika. Ustanowienie, zmiana zakresu, odwołanie lub wypowiedzenie pełnomocnictwa ogólnego wywiera skutek od dnia wpływu do tej bazy. Adwokat, radca prawny lub doradca podatkowy, który wypowiedział pełnomocnictwo, jest jednak zobligowany działać za mocodawcę jeszcze przez dwa tygodnie od wypowiedzenia, chyba że ten zwolni go z tego obowiązku.

Pełnomocnictwo ogólne zgłasza się w postaci dokumentu elektronicznego za pośrednictwem konta podatnika na Portalu Podatkowym (https://ppuslugi.mf.gov.pl/_/). Jedynie w razie wystąpienia problemów technicznych można je złożyć w formie papierowej do Naczelnika Urzędu Skarbowego w Wieluniu. Taki sam tryb obowiązuje w przypadku składania zawiadomienia o zmianie, odwołaniu lub wypowiedzeniu pełnomocnictwa ogólnego (OPO-1). Adwokat, radca prawny oraz doradca podatkowy mogą sami zgłosić udzielenie im pełnomocnictwa ogólnego oraz zawiadamiać o jego zmianie, odwołaniu lub wypowiedzeniu, ze wskazaniem daty zwolnienia z obowiązku reprezentacji.

Inne upoważnienia

Podstawą działania pełnomocnika przed organami podatkowymi częściej niż pełnomocnictwo ogólne jest pełnomocnictwo szczególne (PPS-1). Niekiedy podatnicy wyznaczają pełnomocnika tylko do odbioru urzędowej korespondencji (PPD-1).

Pełnomocnictwo szczególne upoważnia do działania w określonej sprawie podatkowej lub innej wskazanej sprawie należącej do właściwości organu podatkowego. Przedkłada się je organowi podatkowemu prowadzącemu sprawę. Może być złożone w formie papierowej, przesłane przez internet lub zgłoszone ustnie do protokołu. Przewiduje to art. 138e § 2 Ordynacji podatkowej. Sporządzone na papierowym formularzu pełnomocnictwo szczególne oraz zawiadomienie o jego zmianie, odwołaniu lub wypowiedzeniu składa się do akt sprawy w oryginale albo jego notarialnie poświadczony odpis. Pełnomocnik może okazać oryginał lub notarialnie poświadczony odpis pełnomocnictwa szczególnego oraz zawiadomienie w celu sporządzenia przez organ podatkowy urzędowego odpisu i dołączenia do akt sprawy. Zawodowi pełnomocnicy - adwokaci, radcowie prawni, doradcy podatkowi - którzy wypowiedzieli pełnomocnictwo, mają obowiązek działać za mocodawcę jeszcze przez dwa tygodnie od wypowiedzenia, chyba że zostaną z tego wymogu zwolnieni.

Podatnik jest zobligowany do wyznaczenia pełnomocnika do doręczeń, jeżeli w kraju toczy się wobec niego postępowanie podatkowe, a on zmienia adres zamieszkania lub zwykłego pobytu na adres w państwie spoza UE. Wymóg taki istnieje także wtedy, gdy podatnik nie ma miejsca zamieszkania lub zwykłego pobytu w Polsce lub w innym państwie członkowskim UE, a składa w Polsce wniosek o podjęcie postępowania podatkowego lub doręczono mu tutaj postanowienie o jego wszczęciu. Takiego pełnomocnika nie musi wyznaczać osoba, której pisma są doręczane za pomocą środków komunikacji elektronicznej, a także reprezentowana przez pełnomocnika ogólnego lub szczególnego. Do pełnomocnictwa do doręczeń stosuje się przepisy, w tym regulujące formę złożenia, dotyczące pełnomocnictwa szczególnego.

Podpis pełnomocnika

Pełnomocnictwa ogólne i szczególne nie uprawniają do podpisywania w imieniu mocodawcy deklaracji podatkowych (w tym ich korekt). Do tego potrzebne jest UPL-1P albo UPL-1.

UPL-1P to pełnomocnictwo do podpisania deklaracji składanej w formie papierowej. Można je złożyć w postaci papierowej lub elektronicznej. Pełnomocnictwo papierowe przedkłada się w organie podatkowym właściwym w sprawach podatku, którego dotyczy dana deklaracja, a przesyłane przez internet - Szefowi KAS (przez ePUAP). UPL-1P może zawierać upoważnienie do podpisywania wszystkich deklaracji (dla różnych rodzajów podatków), deklaracji dotyczących danego podatku lub konkretnego rozliczenia.

UPL-1 to pełnomocnictwo do podpisywania deklaracji przesyłanych przez internet. Uprawnia również do podpisania składanych w formie elektronicznej zgłoszeń identyfikacyjnych/aktualizacyjnych (NIP-2/NIP-8/NIP-7/ZAP-3). Można je przekazać w formie papierowej lub elektronicznej. Papierowy formularz składa się lub wysyła do urzędu skarbowego właściwego dla mocodawcy w sprawach ewidencji podatników i płatników. Właściwość tego urzędu skarbowego ustala się zasadniczo według miejsca zamieszkania - w przypadku osób fizycznych lub siedziby - w odniesieniu do osób prawnych i jednostek organizacyjnych nieposiadających osobowości prawnej. Dla podmiotów zagranicznych właściwy jest Drugi Urząd Skarbowy Warszawa-Śródmieście. Pełnomocnictwo w formie elektronicznej przesyła się Szefowi KAS (za pośrednictwem platformy ePUAP lub konta w serwisie e-Urząd Skarbowy). E-Urząd Skarbowy umożliwia złożenie UPL-1 we własnym imieniu albo w imieniu innej osoby fizycznej bądź podmiotu - jeśli użytkownik jest zawodowym pełnomocnikiem (adwokatem, radcą prawnym, doradcą podatkowym) i przedkłada uwierzytelniony odpis pełnomocnictwa UPL-1.

Problemy z UPL-1

W praktyce najwięcej problemów wiąże się z wygaśnięciem oraz zgłoszeniem wypowiedzenia pełnomocnictwa UPL-1.

W kwestiach dotyczących pełnomocnictwa do podpisywania deklaracji stosuje się odpowiednio przepisy o pełnomocnictwie w postępowaniu podatkowym, a w zakresie nieuregulowanym w tych przepisach znajdują zastosowanie Kodeks cywilny oraz Kodeks postępowania cywilnego. Z Kodeksu cywilnego wynika, że umocowanie wygasa ze śmiercią mocodawcy lub pełnomocnika, chyba że w pełnomocnictwie inaczej zastrzeżono z przyczyn uzasadnionych treścią stosunku prawnego będącego podstawą pełnomocnictwa. Zgodnie z doktryną pełnomocnictwo wygasa również w przypadku m.in. zrzeczenia się go, upływu terminu, na jaki zostało udzielone, wygaśnięcia stosunku podstawowego, jeżeli umocowanie było ustawowym skutkiem jego nawiązania. Za zdarzenie prawne równorzędne śmierci mocodawcy uznaje się przy tym zakończenie bytu podmiotu. Likwidacja osoby prawnej lub jednostki organizacyjnej niemającej osobowości prawnej (utrata podmiotowości prawnej) prowadzi do wygaśnięcia pełnomocnictwa UPL-1. Zawieszenie lub zamknięcie działalności gospodarczej przez przedsiębiorcę będącego osobą fizyczną nie jest natomiast samoistną przesłanką skutkującą wygaśnięciem UPL-1.

Kolejną sprawą nastręczającą problemów jest zgłoszenie odwołania pełnomocnictwa UPL-1. Zawiadomienie informujące o odwołaniu składa, co do zasady, mocodawca (na druku OPL-1). Wyjątek dotyczy zawodowych pełnomocników: adwokatów, radców prawnych oraz doradców podatkowych. Sami mogą zawiadomić o odwołaniu lub wypowiedzeniu udzielonego im pełnomocnictwa. Inni pełnomocnicy, np. właściciele biur rachunkowych niewykonujący wspomnianych zawodów, nie mogą złożyć zawiadomienia o odwołaniu pełnomocnictwa UPL-1. Zdarza się natomiast, że mocodawca nie przekazuje takiego zawiadomienia, np. po rozwiązaniu umowy z biurem rachunkowym. Ministerstwo Finansów (w serwisie www.podatki.gov.pl, w zakładce "Głos podatnika") podaje jako rozwiązanie złożenie mocodawcy przez pełnomocnika oświadczenia o zrzeczeniu się umocowania. Zrzeczenie się pełnomocnictwa jest jednym ze sposobów wygaśnięcia stosunku pełnomocnictwa. To jednostronna czynność prawna pełnomocnika, dzięki której uwalnia się on od upoważnienia do działania w imieniu i na rzecz mocodawcy.

Podstawa prawna

Ustawa z dnia 29.08.1997 r. - Ordynacja podatkowa (Dz. U. z 2023 r. poz. 2383 ze zm.)

Ustawa z dnia 5.07.1996 r. o doradztwie podatkowym (Dz. U. z 2021 r. poz. 2117)