Obowiązki pracodawców osób niepełnosprawnych na przełomie roku

Koniec roku i początek nowego nieodzownie łączą się z koniecznością dokonania różnego rodzaju rozliczeń, złożeniem raportów czy sprawozdań. Dodatkowe obowiązki ciążą na pracodawcach osób niepełnosprawnych, w tym w szczególności na posiadających status zakładu pracy chronionej. O czym trzeba pamiętać w grudniu 2023 r. i styczniu 2024 r.?

Wydatkowanie środków ZFRON

Podmioty posiadające status zakładu pracy chronionej do końca grudnia 2023 r. muszą wydatkować część środków zgromadzonych na rachunku zakładowego funduszu rehabilitacji osób niepełnosprawnych (ZFRON). Zgodnie z art. 33 ust. 4c ustawy o rehabilitacji zawodowej i społecznej oraz zatrudnianiu osób niepełnosprawnych uzyskane w danym roku kalendarzowym środki zasilające ZFRON pochodzące ze zwolnień, o których mowa w art. 31 ust. 1 ustawy o rehabilitacji zawodowej i społecznej oraz zatrudnianiu osób niepełnosprawnych, oraz kwoty pobranych zaliczek na podatek dochodowy od osób fizycznych, o których mowa w art. 33 ust. 2 pkt 2 tej ustawy, które nie zostały wykorzystane w terminie do dnia 31 grudnia następnego roku, podlegają wpłacie do PFRON. Chodzi tu o środki:

• ze zwolnień z podatku od nieruchomości, rolnego i leśnego,
• ze zwolnień z podatku od czynności cywilnoprawnych,
• ze zwolnień z opłat (z wyjątkiem opłaty skarbowej i opłat o charakterze sankcyjnym),
• z nieodprowadzonych zaliczek na podatek dochodowy od osób fizycznych.

Dotyczy to też środków, o których mowa w art. 33b ust. 1 ustawy o rehabilitacji zawodowej i społecznej oraz zatrudnianiu osób niepełnosprawnych.

Zatem do końca 2023 r. trzeba spożytkować środki uzyskane w 2022 r. Regulacje te mają też zastosowanie w odniesieniu do tych pracodawców, którzy utracili status ZPChr, ale zachowali ZFRON.

W sytuacji gdy pracodawca nie wykorzysta środków, wówczas w terminie do 20 stycznia musi dokonać do PFRON ich zwrotu. Z uwagi na fakt, że 20 stycznia w 2024 r. wypada w sobotę, to termin zwrotu ulega przesunięciu na 22 stycznia 2024 r. Z tym że zwrot ten nie dotyczy wyłącznie środków znajdujących się na rachunku bankowym ZFRON, lecz wszystkich środków zewidencjonowanych jako środki ZFRON, a więc także np. środków przekazanych do kasy ZFRON.

Potwierdzenie statusu ZPChr

Do 20 stycznia (w 2024 r. do 22 stycznia) pracodawcy prowadzący zakłady pracy chronionej albo zakłady aktywności zawodowej mają obowiązek potwierdzić, że prowadzona działalność spełnia kryteria określone w art. 28 i art. 33 ust. 1 i ust. 3 ustawy o rehabilitacji zawodowej i społecznej oraz zatrudnianiu osób niepełnosprawnych. Chodzi o potwierdzenie, że wymogi te były spełnione w II półroczu 2023 r.

W tym celu trzeba wypełnić i złożyć informację INF-W. Należy ją złożyć wojewodzie właściwemu ze względu na siedzibę pracodawcy. Można to zrobić w formie pisemnej bądź elektronicznie. Wzór informacji INF-W zawiera załącznik nr 1 do rozporządzenia MPiPS w sprawie określenia wzorów informacji przedstawianych przez prowadzącego zakład pracy chronionej lub zakład aktywności zawodowej oraz sposobu ich przedstawiania (Dz. U. z 2011 r. nr 44, poz. 232).

Wystawianie informacji o obniżeniu wpłat

Podmioty, które na mocy art. 22 ust. 1 ustawy o rehabilitacji zawodowej i społecznej oraz zatrudnianiu osób niepełnosprawnych uprawnione są do udzielania informacji o obniżeniu wpłat na PFRON z tytułu nabycia u nich produkcji lub usługi, zobowiązane są do przekazania nabywcy wraz z fakturą za zakupione usługi, jednokrotnie w danym roku informacji o:

• zasadach nabywania i korzystania z obniżenia wpłat na PFRON,
• możliwości złożenia oświadczenia o rezygnacji z zamiaru korzystania z prawa do obniżenia wpłat,
• możliwości odwołania oświadczenia dotyczącego rezygnacji.

Zatem podmioty te z początkiem 2024 r. będą musiały przekazać nabywcom stosowne informacje i uzyskać ewentualne oświadczenia o rezygnacji. Co ważne, tylko otrzymanie przez sprzedającego rezygnacji ze strony klienta daje mu możliwość niewystawiania informacji o obniżeniu wpłaty na PFRON. W związku z tym, do czasu otrzymania nowego oświadczenia o rezygnacji z ulg należy wystawiać nabywcy informacje o kwocie obniżenia wpłat na PFRON na druku INF-U.

Zmiany dotyczące zachowania ZFRON

Podmiot, który traci status zakładu pracy chronionej, niewykorzystane (na dzień likwidacji) środki zgromadzone na koncie ZFRON musi wpłacić na konto PFRON. Istnieje jednak możliwość zachowania ZFRON. Możliwe jest to w przypadku osiągania stanu zatrudnienia ogółem w wysokości co najmniej 15 pracowników w przeliczeniu na pełny wymiar czasu pracy oraz wskaźnika zatrudnienia osób niepełnosprawnych w wysokości co najmniej 25%.

W związku z pandemią COVID-19 ustawodawca zdecydował się na obniżenie wskaźnika zatrudnienia niepełnosprawnych do 18% przy stanie zatrudnienia na poziomie minimum 15 pracowników w przeliczeniu na pełny wymiar czasu pracy. Regulacja ta obowiązuje do końca 2023 r. Jeżeli po upływie tego okresu wskaźnik zatrudnienia osób niepełnosprawnych nie wzrośnie do 25%, konieczny będzie zwrot niewykorzystanych środków funduszu rehabilitacji.

Złożenie deklaracji DEK-R

Pracodawcy, którzy chociaż jeden raz w 2023 r. zobowiązani byli do wnoszenia wpłat na PFRON z tytułu zbyt niskiego wskaźnika zatrudnienia osób niepełnosprawnych, muszą złożyć do 22 stycznia 2024 r. deklarację DEK-R. Dokonać tego należy poprzez system e-PFRON2: https://pracodawca.e-pfron.pl. Wzór deklaracji stanowi załącznik do rozporządzenia Ministra Rodziny i Polityki Społecznej w sprawie ustalenia wzorów deklaracji składanych Zarządowi PFRON przez pracodawców zobowiązanych do wpłat na ten Fundusz (Dz. U. z 2023 r. poz. 995).

Podstawa prawna

Ustawa z dnia 27.08.1997 r. o rehabilitacji zawodowej i społecznej oraz zatrudnianiu osób niepełnosprawnych (Dz. U. z 2023 r. poz. 100 ze zm.)