Pracownik przekazał nam prywatny adres e-mail w celu przesyłania mu pasków wynagrodzenia w formie zahasłowanej. W związku z rozwiązaniem z nim umowy o pracę chcielibyśmy wiedzieć jak długo możemy przechowywać ten adres?
Po zakończeniu stosunku pracy pracodawca nie ma podstaw prawnych do przechowywania prywatnego adresu e-mail pracownika, który udostępnił go wyłącznie w celu przesyłania pasków wynagrodzenia.
Wystąpienie pracownika o przesyłanie paska wynagrodzenia (płacowego) drogą elektroniczną jest realizacją praw: dostępu do własnych danych oraz wglądu do dokumentów, na podstawie których zostało obliczone jego wynagrodzenie. Wynika to z motywu 59 i 63 preambuły oraz art. 13 ust. 2 lit. b, art. 14 ust. 2 lit. c oraz art. 15 ust. 1 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE... (Dz. Urz. UE L 119/1 z 4.5.2016), dalej RODO, a także art. 85 § 5 K.p. Na ten temat pisaliśmy w UiPP nr 9/2020, str. 45. Jeżeli we wniosku pracownik określa prywatny adres e-mail jako właściwy do wykonania jego prośby, wówczas musi go przekazać pracodawcy.
Przepisy RODO dostępne są w serwisie www.przepisy.gofin.pl |
Ważne: Prywatny adres e-mail pracownika nie mieści się w katalogu danych osobowych, których pracodawca ma prawo żądać na podstawie art. 221 § 1 K.p., a pracownik obowiązek ich przedłożenia. |
Udostępnienie następuje tylko za zgodą pracownika (z własnej inicjatywy lub na wniosek pracodawcy), którą może wycofać w dowolnym czasie bez negatywnych konsekwencji (art. 221a K.p.). Zgoda w takim przypadku musi spełniać warunki wskazane w art. 4 pkt 11 RODO. Przepis ten wymaga, żeby stanowiła dobrowolne, konkretne, świadome i jednoznaczne okazanie woli w formie oświadczenia lub wyraźnego działania potwierdzającego przyzwolenie na przetwarzanie danych osobowych.
Zwracamy uwagę! Przetwarzanie prywatnego adresu e-mail pracownika musi przebiegać według zasad określonych w art. 5 ust. 1 RODO. Spośród nich dla Czytelnika szczególne znaczenie ma zasada ograniczenia celu (każda dana powinna być gromadzona w konkretnych, wyraźnych, prawnie uzasadnionych celach, nieprzetwarzana dalej w sposób niezgodny z tymi celami) oraz ograniczenia przechowywania (przez okres nie dłuższy niż jest to niezbędne do celów, w których dane te są przetwarzane).
Zasadniczo okres przechowywania dokumentacji pracowniczej (dokumentacja w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akta osobowe) wynosi 10 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym stosunek pracy uległ rozwiązaniu lub wygasł (art. 94 pkt 9b K.p.). Nie powinien być on jednak stosowany w przypadku prywatnego adresu e-mail, który został udostępniony przez pracownika w celu przesyłania pasków płacowych. Cel ten ustał bowiem w dniu rozwiązania stosunku pracy, a pracodawca nie potrzebuje tej danej osobowej w związku np. z obowiązkami wobec ZUS czy urzędu skarbowego albo ewentualnymi sporami sądowymi. Oznacza to, że adres e-mail należało usunąć po zakończeniu stosunku pracy. Jeśli Czytelnik dotychczas tego nie uczynił, powinien tego dokonać jak najszybciej, żeby nie narazić się na zarzut naruszenia zasad przetwarzania danych osobowych. Grozi za to kara finansowa na mocy art. 83 ust. 4-5 RODO. Jej wysokość zależy od okoliczności konkretnego przypadku i nie może przekroczyć w zależności od rodzaju naruszenia:
Niewykluczona jest także kara ograniczenia wolności lub pozbawienia wolności do 2 lat (art. 107 ust. 1 ustawy z dnia 10 maja 2018 r. o ochronie danych osobowych - Dz. U. z 2019 r. poz. 1781).
Pracodawca może przetwarzać imienny adres e-mail byłego pracownika, jeśli spełniona jest jedna z przesłanek wskazanych w art. 6 ust. 1 RODO (por. stanowisko UODO, dostępne pod adresem https://www.uodo.gov.pl/pl/138/1312).
|