Wykazanie w podatkowej księdze wynagrodzeń pracowniczych wypłacanych przelewem bankowym

Prowadzę podatkową księgę przychodów i rozchodów. Wynagrodzenia pracownicze wypłacam przelewem do 10 dnia następnego miesiąca, po miesiącu przepracowanym. Na podstawie jakiego dokumentu mam ujmować koszty wynagrodzeń w księdze?

W opisanym przypadku podstawą zapisu w księdze kosztów z tytułu wynagrodzeń pracowniczych może być przelew.

Wynagrodzenia pracownicze w księdze

W rozumieniu art. 22 updof, za koszty uzyskania przychodów uważa się koszty poniesione w celu uzyskania przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, niewymienione w art. 23 updof jako koszty wykluczone z kategorii kosztów podatkowych. U podatników, którzy w związku z wykonywaną działalnością gospodarczą zatrudniają pracowników, kosztami uzyskania przychodów są wypłacone wynagrodzenia. Koszty wynagrodzeń podlegają zatem ujęciu w podatkowej księdze.

Jak wynika z treści ust. 12 objaśnień do podatkowej księgi, zamieszczonych w załączniku nr 1 do rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 26 sierpnia 2003 r. w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów (Dz. U. z 2014 r. poz. 1037), do wpisywania wynagrodzeń pracowników przeznaczona jest kolumna 12 podatkowej księgi "wynagrodzenia w gotówce i w naturze".

Wskazano tu również rodzaje dowodów będących podstawą zapisu tego rodzaju kosztów. Przy czym okolicznością decydującą o rodzaju dowodu jest sposób wypłaty wynagrodzeń. I tak, w razie wypłaty dokonywanej w kasie, koszty wpisuje się do podatkowej księgi na podstawie listy płac lub innych dowodów, na których pracownicy potwierdzają własnym podpisem kwoty otrzymanych wynagrodzeń. Natomiast w innym przypadku, tzn. gdy wypłata nie jest dokonywana w kasie, lecz np. wpłacana na rachunek bankowy pracownika, zapisu dokonuje się na podstawie innego dowodu, np. dowodu potwierdzającego przekazanie wynagrodzenia na rachunek bankowy pracownika (przelew, wyciąg z rachunku bankowego podatnika).

Ustalenie momentu powstania kosztu z tytułu wynagrodzeń

Wykazując koszty wynagrodzeń w podatkowej księdze, należy pamiętać, że zapisów dotyczących tego rodzaju wydatków dokonuje się z uwzględnieniem zasad określonych w art. 22 updof (§ 17 ust. 2 rozporządzenia).

W przypadku wynagrodzeń pracowniczych przyjmuje się, że stanowią one koszty uzyskania przychodów w miesiącu, za który są należne. Ich wypłata (postawienie do dyspozycji pracowników) musi jednak być dokonana z zachowaniem terminu wynikającego z przepisów prawa pracy, umowy lub innego stosunku prawnego łączącego strony, bo inaczej podlegają zaliczeniu do kosztów podatkowych dopiero w momencie faktycznej zapłaty. Tak wynika z art. 22 ust. 6ba w związku z art. 23 ust. 1 pkt 55 updof.

Odnosząc przytoczone regulacje prawne do sytuacji opisanej w pytaniu, należy stwierdzić, że skoro Czytelniczka realizuje wypłaty wynagrodzeń przelewem na rachunek bankowy pracowników, to data wystawienia listy płac nie ma znaczenia dla ujęcia kosztu w podatkowej księdze. Ważny jest moment dokonania wypłaty (postawienia do dyspozycji) wynagrodzenia, czyli data obciążenia rachunku bankowego pracodawcy (por. interpretację indywidualną Dyrektora Izby Skarbowej w Warszawie z 8 lipca 2009 r., nr IPPB5/423-198/09-3/MB).

Jeżeli tak jak w przypadku opisanym w pytaniu, wynagrodzenia są wypłacane z zachowaniem terminu do 10 dnia następnego miesiąca za dany miesiąc, przedsiębiorca powinien wynagrodzenia te ujmować w podatkowej księdze pod datą ostatniego dnia miesiąca, za który są należne. Trzeba przy tym dodać, że w księdze wynagrodzenia pracownicze wykazuje się łącznie z finansowanymi ze środków pracowników składkami ZUS oraz zaliczkami na podatek. Nie ma przy tym znaczenia, kiedy te składki i zaliczki przedsiębiorca odprowadzi na rachunek odpowiednio ZUS i urzędu skarbowego.

Z ust. 12 objaśnień do podatkowej księgi wynika, że podstawą zapisu w księdze kosztów z tytułu wynagrodzeń pracowniczych wpłaconych na konto bankowe powinny być dokumenty potwierdzające ich wypłatę (postawienie do dyspozycji pracowników). W praktyce zatem za dowód księgowy, na podstawie którego koszty wynagrodzeń pracowniczych podlegają wpisaniu do księgi, można uznać np. przelew lub wyciąg z rachunku bankowego przedsiębiorcy.