Facebook

Jak szukać?»

Aktualnie jesteś: Gofin.pl (strona główna)  »  Prawo pracy  »  Inne zagadnienia  »   Zasady aktualizowania informacji o warunkach zatrudnienia
POLECAMY
A A A  drukuj artykuł

Zasady aktualizowania informacji o warunkach zatrudnienia

Gazeta Podatkowa nr 81 (2060) z dnia 9.10.2023
Agata Barczewska

Zawarcie umowy o pracę zazwyczaj wiąże się z koniecznością sporządzenia dla pracownika informacji o warunkach zatrudnienia. Zmiana podanych w niej warunków oznacza konieczność aktualizacji wspomnianej informacji. Po zmianie przepisów dotyczących informacji o warunkach zatrudnienia pojawiła się wątpliwość co do zakresu tej aktualizacji.

Informacja przed i po zmianie

Zatrudnienie pracownika generuje po stronie pracodawcy obowiązek sporządzenia dla pracownika informacji o warunkach zatrudnienia (tzw. informacji dodatkowej). Obowiązek jej przygotowania przewiduje art. 29 § 3 K.p. W stanie prawnym obowiązującym do 25 kwietnia 2023 r. pracodawca musiał w ciągu 7 dni od dnia zawarcia umowy o pracę poinformować pracownika o:

  • obowiązującej go dobowej i tygodniowej normie czasu pracy,
  • częstotliwości wypłat wynagrodzenia za pracę,
  • wymiarze przysługującego mu urlopu wypoczynkowego,
  • obowiązującej go długości okresu wypowiedzenia,
  • układzie zbiorowym pracy, którym jest objęty.

Jeżeli pracodawca nie miał obowiązku ustalenia regulaminu pracy (tj. zatrudniał poniżej 50 pracowników), informował również o porze nocnej, miejscu, terminie i czasie wypłaty wynagrodzenia, a także o sposobie potwierdzania przez pracowników przybycia i obecności w pracy oraz usprawiedliwiania nieobecności w pracy.

Po wejściu w życie ostatniej nowelizacji Kodeksu pracy, co miało miejsce 26 kwietnia 2023 r., zakres informacji o warunkach zatrudnienia uległ znacznemu rozszerzeniu. Od wskazanej daty w informacji dodatkowej trzeba wskazywać (co nie było wymagane w poprzednim stanie prawnym) m.in.:

  • obowiązujący pracownika dobowy i tygodniowy wymiar czasu pracy i przysługujący mu dobowy i tygodniowy odpoczynek,
  • przysługujące pracownikowi przerwy w pracy,
  • zasady dotyczące pracy w nadgodzinach i rekompensaty za nią,
  • w przypadku kilku miejsc wykonywania pracy - zasady dotyczące przemieszczania się między miejscami wykonywania pracy,
  • inne niż uzgodnione w umowie o pracę przysługujące pracownikowi składniki wynagrodzenia oraz świadczenia pieniężne lub rzeczowe,
  • wymiar przysługującego pracownikowi płatnego urlopu, w szczególności urlopu wypoczynkowego lub, jeżeli nie jest możliwe jego określenie w dacie przekazywania pracownikowi tej informacji - zasady jego ustalania i przyznawania.

Zarówno w poprzednim, jak i aktualnym stanie prawnym wystąpienie zmian w warunkach zatrudnienia wykazywanych w informacji dodatkowej pociągało za sobą obowiązek aktualizacji informacji przez pracodawcę w terminie określonym w Kodeksie pracy.

Aktualizacja na przełomie obowiązywania przepisów

Zgodnie z art. 29 § 33 K.p. w brzmieniu obowiązującym do 25 kwietnia 2023 r., zmiana warunków zatrudnienia w zakresie norm czasu pracy, częstotliwości wypłaty wynagrodzenia, wymiaru urlopu wypoczynkowego lub długości wypowiedzenia, a także zmiany układu zbiorowego pracy lub objęcia pracownika takim układem wymagały aktualizacji informacji dodatkowej. Należało jej dokonać niezwłocznie, nie później jednak niż w ciągu miesiąca od dnia wejścia w życie zmian.

Po wejściu w życie ostatniej nowelizacji Kodeksu pracy zmiana każdej z danych zawartych w informacji dodatkowej wymaga aktualizacji (a danych tych jest znacznie więcej niż poprzednio) - niezwłocznie, nie później jednak niż do dnia, w którym taka zmiana będzie miała zastosowanie do pracownika. Powyższy obowiązek nie dotyczy jednak przypadków, gdy zmiana warunków zatrudnienia wynika ze zmiany przepisów prawa pracy oraz prawa ubezpieczeń społecznych, o ile zostały one wskazane w informacji dodatkowej.

Wiele informacji o warunkach zatrudnienia zostało sporządzonych przed 26 kwietnia 2023 r., a pracownicy - zatrudnieni w tym dniu - nie skorzystali z możliwości złożenia wniosku o wydanie informacji dodatkowej w zakresie wynikającym z nowych przepisów. W odniesieniu do takich sytuacji pojawiła się wątpliwość, czy w razie zmiany warunków zatrudnienia wykazanych w tej informacji, zaistniałych od 26 kwietnia br., pracodawca powinien przekazać pracownikowi informację o warunkach zatrudnienia zawierającą komplet danych wymaganych po zmianie przepisów. Zdaniem Głównego Inspektoratu Pracy, do którego nasze Wydawnictwo zwróciło się z pytaniem w tej sprawie, wystarczające jest poinformowanie pracownika o zaistniałej zmianie warunków zatrudnienia w zakresie wynikającym ze starej informacji dodatkowej (patrz ramka).

"Ustawa z dnia 9 marca 2023 r. o zmianie ustawy - Kodeks pracy oraz niektórych innych ustaw (Dz. U. poz. 641), która weszła w życie 26 kwietnia 2023 r., rozszerzyła zakres informacji o warunkach zatrudnienia, o której mowa w art. 29 § 3 K.p. oraz nałożyła na pracodawcę obowiązek informowania pracownika w postaci papierowej lub elektronicznej o zmianie warunków zatrudnienia, o których mowa w art. 29 § 3 K.p. niezwłocznie, nie później jednak niż w dniu, w którym taka zmiana ma zastosowanie do pracownika. Obowiązek przekazania nowej, rozszerzonej informacji o warunkach zatrudnienia dotyczy pracowników zatrudnianych począwszy od dnia wejścia w życie nowych przepisów. Zgodnie z przepisami przejściowymi (art. 22 ust. 1 ustawy nowelizującej), w przypadku umów o pracę trwających w dniu wejścia w życie nowelizacji pracodawca, na wniosek pracownika złożony w postaci papierowej lub elektronicznej, powinien uzupełnić informację o warunkach zatrudnienia, w terminie 3 miesięcy od dnia złożenia wniosku.

W związku z powyższym należałoby przyjąć, że w przypadku osób zatrudnionych przed wejściem w życie nowych przepisów, które nie złożyły wniosku o uzupełnienie informacji, obowiązek poinformowania pracownika o zmianie warunków zatrudnienia dotyczy warunków zatrudnienia zawartych w informacji przekazanej pracownikowi zgodnie z przepisami obowiązującymi przed 26 kwietnia 2023 r. (...)".

Odpowiedź Głównego Inspektoratu Pracy z dnia 7 lipca 2023 r. na pytanie naszego Wydawnictwa

Podstawa prawna

Ustawa z dnia 26.06.1974 r. - Kodeks pracy (Dz. U. z 2023 r. poz. 1465)

Więcej na ten temat w zasobach płatnych:

Inne zagadnienia - czytaj także:

 
Przydatne linki
 
Sklep internetowy - sklep.gofin.pl
 
Wydawnictwo Podatkowe GOFIN sp. z o.o., ul. Owocowa 8, 66-400 Gorzów Wlkp., tel. 95 720 85 40, faks 95 720 85 60
Wydawnictwo Podatkowe GOFIN
Szanowny Użytkowniku !
Prosimy o zapoznanie się z poniższymi informacjami oraz wyrażenie dobrowolnej zgody poprzez kliknięcie przycisku "Zgadzam się".
Pamiętaj, że zawsze możesz wycofać zgodę.

Serwis internetowy, z którego Pani/Pan korzysta używa plików cookies w celu:

  • niezbędnego zapewnienia prawidłowego działania Serwisów (utrzymania sesji),
  • realizacji funkcjonalności ułatwiających obsługę Serwisu,
  • dopasowania reklam w serwisach społecznościowych,
  • analizy statystyk ruchu i reklam w Serwisach,
  • zbierania i przetwarzania danych w celu wyświetlenia reklam produktów własnych i klientów reklamowych oraz do śledzenia użytkowników, kliknięć i konwersji wyświetlanych reklam.
Pliki cookies

Są to pliki instalowane w urządzeniach końcowych osób korzystających z Serwisu, w celu administrowania Serwisem, dostosowania treści Serwisu do preferencji użytkownika, utrzymania sesji użytkownika oraz dla celów statystycznych i targetowania reklamy (dostosowania treści reklamy do indywidualnych potrzeb użytkownika). Informujemy, że istnieje możliwość określenia przez użytkownika Serwisu warunków przechowywania lub uzyskiwania dostępu do informacji zawartych w plikach cookies za pomocą ustawień przeglądarki lub konfiguracji usługi. Szczegółowe informacje na ten temat dostępne są u producenta przeglądarki, u dostawcy usługi dostępu do internetu oraz w Polityce prywatności i plików cookies.

Administratorzy

Administratorem Pana/Pani danych osobowych w związku z korzystaniem z Serwisu internetowego i jego usług jest Wydawnictwo Podatkowe GOFIN sp. z o.o. Administratorem danych osobowych w plikach cookies w związku z wyświetleniem analizy statystyk i wyświetlaniem spersonalizowanych reklam są partnerzy Wydawnictwa Podatkowego GOFIN sp. z o.o., Google Inc, Facebook Inc.

Jakie ma Pani/Pan prawa w stosunku do swoich danych osobowych?

Wobec swoich danych mają Pan/Pani prawo do żądania dostępu do swoich danych, ich sprostowania, usunięcia lub ograniczenia przetwarzania, prawo do wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania danych, prawo do cofnięcia zgody.

Podstawy prawne przetwarzania Pani/Pana danych osobowych
  • Niezbędność przetwarzania danych w związku z wykonaniem umowy.

    Umowa w naszym przypadku oznacza akceptację regulaminu naszych usług. Jeśli zatem akceptuje Pani/Pan umowę na realizację danej usługi, to możemy przetwarzać Pani/Pana dane w zakresie niezbędnym do realizacji tej umowy.

  • Niezbędność przetwarzania danych w związku z prawnie uzasadnionym interesem administratora.

    Dotyczy sytuacji, gdy przetwarzanie danych jest uzasadnione z uwagi na usprawiedliwione potrzeby administratora, tj. dokonanie pomiarów statystycznych, ulepszania naszych usług, jak również prowadzenie marketingu i promocji własnych usług administratora.

  • Dobrowolna zgoda.

    Aby móc realizować cele:
    - zapamiętania Pani/Pana decyzji w Serwisach w zakresie korzystania z dostępnych opcjonalnie funkcjonalności,
    - analiz statystyk ruchu i reklam w Serwisach,
    - dopasowania reklam w serwisach społecznościowych,
    - wyświetlania spersonalizowanych reklam produktów własnych i klientów reklamowych oraz do śledzenia użytkowników, kliknięć i konwersji wyświetlanych reklam w związku z odwiedzaniem niniejszego Serwisu internetowego partnerzy Wydawnictwa Podatkowego Gofin sp. z o.o. muszą mieć możliwość przetwarzania Pani/Pana danych.

Potrzebna jest Nam Pani/Pana dobrowolna zgoda na zapisy w plikach cookies w celach realizacji powyższych celów.
W związku z powyższymi wyjaśnieniami prosimy o wyrażenie dobrowolnej zgody na zapisywanie informacji w plikach cookies przez kliknięcie przycisku „Zgadzam się” lub „Nie teraz” w przypadku braku zgody. Istnieje możliwość skorzystania z „ustawień zaawansowanych” plików cookies w celu określenia indywidualnych zgód na zapis wybranych plików cookies realizujących wybrane cele.