Jak działa jedno okienko w KRS?

Każda spółka handlowa podlega wpisowi do rejestru przedsiębiorców KRS. Wiąże się to z koniecznością składania wniosków o rejestrację w KRS, a następnie zgłaszania zmian. Wnioski do KRS można składać osobiście, korespondencyjnie, tj. w tradycyjny sposób, bądź elektronicznie. Najczęściej wnioskodawcy wybierają tradycyjny sposób złożenia wniosku. Wówczas należy przestrzegać procedury jednego okienka. Rząd ma w planach jej usprawnienie.

Sposoby złożenia wniosku do KRS

Wniosek o wpis czy zmianę danych w KRS należy złożyć do właściwego sądu rejestrowego w jego sekretariacie bądź przesłać pocztą.

Wnioski do KRS można złożyć także drogą elektroniczną za pośrednictwem systemu teleinformatycznego udostępnionego na stronie Ministerstwa Sprawiedliwości (http://pdi.ms.gov.pl/portal_v1/). Złożenie wniosku on-line wymaga posłużenia się bezpiecznym podpisem elektronicznym. Także dokumenty załączone do wniosku oraz wyciągi, odpisy czy poświadczenia sporządzone przez notariusza muszą być opatrzone takim podpisem. Ten wymóg powoduje, że e-wnioski składane do sądów rejestrowych są nieliczne.

Z zupełnie odrębną procedurą, która cieszy się dużym zainteresowaniem, mamy do czynienia w przypadku zawiązania i rejestracji spółki z o.o., tzw. S24 zakładanej przez internet. Chodzi tu o spółkę z o.o., której umowę zawiera się bez udziału notariusza, ale za to w ramach wzorca umowy. Z procedury można skorzystać poprzez system Ministerstwa Sprawiedliwości eMS (https://ems.ms.gov.pl/start). W tej procedurze do podpisywania dokumentów wystarczy zwykły e-podpis (tj. login i hasło uzyskiwane przy rejestracji konta użytkowania w systemie eMS).

Jedno okienko

Składając wniosek do KRS drogą tradycyjną trzeba pamiętać o procedurze jednego okienka. Zgodnie z jej wymaganiami, wraz z wnioskiem o wpis lub zmianę wpisu w rejestrze przedsiębiorców, wnioskodawca składa:

• wniosek o wpis albo zmianę wpisu do rejestru REGON,
   
• zgłoszenie płatnika składek albo jego zmiany w rozumieniu przepisów o systemie ubezpieczeń społecznych,
   
• zgłoszenie identyfikacyjne albo aktualizacyjne (NIP-2) wraz ze wskazaniem właściwego naczelnika urzędu skarbowego.

Może zdarzyć się, że w danych okolicznościach nie ma potrzeby złożenia dokumentu do któregoś z urzędów, zamiast niego można złożyć oświadczenie o powodach braku danego druku. Przykładowo, gdy nowo zakładana spółka nie będzie zatrudniać pracowników, wówczas zamiast ZUS-ZIPA można złożyć oświadczenie, że na chwilę obecną spółka nie będzie płatnikiem ZUS.

Trzeba bowiem pamiętać, że ustawa o KRS wymaga dołączenia powyższych dokumentów pod rygorem zwrotu wniosku o wpis lub zmianę wpisu w rejestrze.

Poza tym do wniosku o pierwszy wpis do KRS wnioskodawca zobowiązany jest dołączyć w szczególności umowę spółki (drugi egzemplarz, pierwszy trafia do akt rejestrowych spółki) oraz dokument potwierdzający uprawnienie do korzystania z lokalu lub nieruchomości, w których znajduje się jego siedziba. Dokumenty te trafiają do urzędu skarbowego.

Sąd rozsyła dokumenty

Sąd rejestrowy z urzędu przesyła stosowne dokumenty do właściwego urzędu statystycznego oraz wskazanego urzędu skarbowego wraz z odpisem postanowienia o wpisie i zaświadczeniem o dokonaniu wpisu. Po uzyskaniu informacji o nadaniu spółce NIP sąd rejestrowy dokonuje jego wpisu do KRS, a zgłoszenie płatnika składek przesyła do ZUS. Nowo zakładana spółka po uzyskaniu numeru REGON we własnym zakresie musi poinformować o nim sąd rejestrowy (wniosek ten wolny jest od opłat).

Analogicznie sąd rozsyła do właściwych urzędów dokumenty złożone wraz z wnioskami o zmianę danych w KRS.

Zbyt czasochłonna procedura

Powyższe ukształtowanie procedury jednego okienka powoduje, że jej cechy charakterystyczne to przewlekłość i brak bezpośredniego kontaktu z urzędem.

W spółkach kapitałowych sposobem na szybsze uzyskanie NIP i REGON jest złożenie stosownych wniosków po zawarciu umowy spółki, tj. przez spółkę z o.o. w organizacji. Zaś dopiero po uzyskaniu tych numerów spółka składa wniosek o wpis do KRS już w ramach procedury jednego okienka, ze stosownym wnioskiem/zgłoszeniem aktualizującym dane w urzędzie statystycznym i skarbowym np. co do firmy, już bez dodatku "w organizacji".

Planowana rewolucja w jednym okienku

Ministerstwo Sprawiedliwości opracowało reformę jednego okienka, a Rada Ministrów przyjęła opisujący ją projekt założeń projektu nowelizacji m.in. ustawy o KRS.

Celem reformy jest przyspieszenie możliwości podjęcia działalności gospodarczej przez podmioty rejestrowane w KRS. Uzyskanie wpisu w KRS ma zapewnić jednoczesne nadanie NIP i REGON. Stosowne dane mają być przekazywane elektronicznie z bazy danych KRS do Centralnego Rejestru Podmiotów Krajowej Ewidencji Podatników i rejestru GUS. W konsekwencji nowo powstające podmioty (w tym spółki z o.o. rejestrowane w ramach procedury S24) mają uzyskać możliwość rozpoczęcia działalności gospodarczej już od chwili wpisu w KRS.

Dane niepodlegające wpisowi do KRS (np. numer rachunku bankowego) nowo powstały podmiot będzie zobowiązany uzupełnić w urzędzie skarbowym w ciągu 21 dni od wpisu. Urząd zaś zobowiązany będzie przekazać uzyskane informacje drogą elektroniczną do GUS i ZUS.

Podstawa prawna

Ustawa z dnia 20.08.1997 r. o Krajowym Rejestrze Sądowym (Dz. U. z 2007 r. nr 168, poz. 1186 ze zm.)