Nagroda okolicznościowa nie zawsze wyłączona z podstawy wymiaru świadczeń chorobowych

Zgodnie z regulaminem "W przypadku wystąpienia na koniec roku kalendarzowego oszczędności w funduszu płac, dyrektor może przyznać nagrody okolicznościowe (świąteczne).". Przyznając nagrody za 2017 r., dyrektor po raz pierwszy obniżył ich wysokość pracownikom, którzy chorowali dłużej niż 3 tygodnie - im dłuższe zwolnienie tym niższa nagroda. Pracownicy, których zwolnienia lekarskie obejmowały okres do 3 tygodni, otrzymali nagrody w pełnej wysokości. Przyjęte kryteria zostały zapisane w regulaminie. Czy nagrody te powinny być wliczane do podstawy wymiaru świadczeń chorobowych?

Zgodnie z art. 105 K.p., nagrody mogą być przyznawane pracownikom, którzy przez wzorowe wypełnianie swoich obowiązków, przejawianie inicjatywy w pracy i podnoszenie jej wydajności oraz jakości przyczyniają się szczególnie do wykonywania zadań zakładu. Zapis ten nie zawiera precyzyjnych wskazówek dotyczących rodzaju nagród i wyróżnień ani trybu ich przyznawania. Wskazuje jedynie ogólne przesłanki w tym zakresie, pozostawiając ocenę zasług pracownika w gestii swobodnego uznania pracodawcy. O tym, kto i dlaczego dostanie nagrodę, decyduje pracodawca, a kryteria jej przyznania są dowolne.

W praktyce zasady przyznawania nagród pracodawcy regulują w przepisach wewnątrzzakładowych (np. jako jeden z punktów w regulaminie wynagradzania lub w odrębnym regulaminie przyznawania nagród i wyróżnień), określając rodzaje nagród i wyróżnień, przesłanki oraz tryb ich przyznawania. Przy czym szczegółowe i precyzyjne określenie przesłanek nabycia nagrody może spowodować, że utraci ona swój uznaniowy charakter, a pracownicy po ich spełnieniu będą mogli ubiegać się o jej wypłatę.

Jeśli chodzi o wliczanie nagrody do podstawy wymiaru świadczeń za czas choroby, to nie jest istotne jaki ma ona charakter. Znaczenie w tym zakresie mają określone kryteria jej przyznawania za okresy absencji chorobowej.

W razie braku postanowień o zachowywaniu prawa do składnika wynagrodzenia za okres pobierania świadczenia uznaje się, że składnik wynagrodzenia nie przysługuje za okres jego pobierania i powinien być przyjęty do ustalenia podstawy wymiaru. Jeżeli jednak, mimo braku odpowiednich postanowień w przepisach płacowych lub umowach o pracę, pracodawca udokumentuje, że składnik wynagrodzenia jest pracownikowi wypłacany za okres pobierania świadczenia, składnika tego nie uwzględnia się w podstawie jego wymiaru (por. ust. 295 komentarza ZUS do ustawy zasiłkowej, dostępnego na stronie internetowej www.zus.pl).

Ponadto ZUS wyjaśnia, w ust. 296 komentarza do ustawy zasiłkowej, że do podstawy wymiaru nie wlicza się takich składników wynagrodzenia, które są przyznawane niezależnie od oceny pracy pracownika, na których przyznanie i wypłatę okres pobierania zasiłku nie ma wpływu (mimo pobierania zasiłku pracownik otrzymuje dany składnik wynagrodzenia). Dotyczy to takich świadczeń jak bony lub wypłaty w gotówce przyznawane w jednakowej wysokości lub jednakowym wskaźnikiem procentowym w stosunku do płacy pracownika, określonej w umowie o pracę wszystkim pracownikom lub grupom pracowników z okazji uroczystych dni, świąt, rocznicy powstania firmy itp.

Nagroda okolicznościowa, o której mowa w pytaniu, jest wypłacana - w miarę posiadanych środków - raz w roku z okazji świąt. Jest to jedyne kryterium jej przyznania określone w regulaminie. Kierując się tym zapisem przy wypłacie nagrody, na jej wysokość nie powinien mieć wpływu okres absencji chorobowej, a sama nagroda nie podlega w tej sytuacji wliczeniu do podstawy wymiaru świadczeń chorobowych - wszyscy pracownicy otrzymują nagrody w jednakowej wysokości lub według jednakowego wskaźnika procentowego w stosunku do płacy zasadniczej.

Jednakże pracodawca, przyznając nagrody za 2017 r., wprowadził nową zasadę obniżającą ich wysokość pracownikom, którzy chorują dłużej niż 3 tygodnie (czyli dłużej niż 21 dni) w roku kalendarzowym. W rzeczywistości nagrody nie są więc wypłacane za okresy absencji chorobowej przekraczającej wyznaczoną przez pracodawcę liczbę dni w roku. Tym samym nie spełniły warunków określonych w art. 41 ust. 1 ustawy zasiłkowej. Ponieważ zostały wypłacone w pełnej wysokości jedynie za czas choroby trwającej do 21 dni, to podlegają wliczeniu do podstawy wymiaru świadczeń chorobowych począwszy od 22. dnia choroby trwającej w roku kalendarzowym. Zmniejszenie nagrody nie odbyło się w sposób proporcjonalny, w związku z tym nie należy jej uzupełniać.

Pracownik w 2017 r. chorował łącznie przez okres 40 dni. Za ten rok pracodawca wypłacił w grudniu 2017 r. nagrodę okolicznościową, zmniejszając jej wysokość za 19 dni absencji (40 dni - 21 dni).

W 2018 r. pracownik chorował przez 10 dni stycznia i 7 dni kwietnia. Podstawę wymiaru wynagrodzenia chorobowego stanowiło przeciętne miesięczne wynagrodzenie za okres od stycznia do grudnia 2017 r. bez uwzględniania nagrody.

Ponownie pracownik stał się niezdolny do pracy z powodu choroby od 1 do 8 czerwca 2018 r. W dniu 4 czerwca 2018 r. przypada 21. dzień choroby w roku kalendarzowym (10 dni + 7 dni + 4 dni). Podstawę wymiaru wynagrodzenia chorobowego stanowi ta sama kwota, którą przyjęto do obliczenia świadczenia przysługującego w kwietniu 2018 r., z tym że ustalając wynagrodzenie chorobowe należne za okres od 5 do 8 czerwca 2018 r., pracodawca przeliczy podstawę wymiaru świadczenia, dodając do przeciętnego miesięcznego wynagrodzenia za ww. okres 1/12 część nagrody wypłaconej za 2017 r.

Zwracamy uwagę! Zmniejszenie nagrody za okresy absencji chorobowej przekraczającej 21 dni w roku zobowiązywało pracodawcę do przeliczenia podstawy wymiaru świadczeń chorobowych wypłaconych w 2017 r. (od 22. dnia choroby) z uwzględnieniem w niej nagrody wypłaconej za 2016 r. i wyrównania wysokości tych świadczeń.