Wpłaty do PPK w przypadku nowo zatrudnionych pracowników

Wielu przedsiębiorców ma obowiązek wdrożyć w 2020 r. pracownicze plany kapitałowe. W jakim terminie należy rozpocząć odprowadzanie wpłat za osoby zatrudnione? Kiedy wpłaty reguluje się za nowo zatrudnionych pracowników?

Wnoszenie wpłat na rachunki uczestników PPK

Podmiot zatrudniający jest zobowiązany do obliczenia i dokonania wpłat do wybranej instytucji finansowej, finansowanych przez ten podmiot oraz do obliczenia, pobrania od uczestnika PPK i dokonania wpłat finansowanych przez uczestnika PPK do wybranej instytucji finansowej.

Wpłaty finansowane przez podmiot zatrudniający są obliczane, a wpłaty finansowane przez uczestnika PPK są obliczane i pobierane od uczestnika PPK w terminie wypłaty wynagrodzenia przez podmiot zatrudniający.

Podmiot zatrudniający nie ponosi odpowiedzialności za brak lub błędne obliczenie, pobranie lub dokonanie wpłaty, jeżeli jest to spowodowane przekazaniem podmiotowi zatrudniającemu przez osobę zatrudnioną błędnych informacji, skutkujących błędnym ustaleniem w przedmiocie podlegania przez daną osobę zatrudnioną obowiązkowo ubezpieczeniom emerytalnemu i rentowemu z tytułu zatrudnienia w tym podmiocie zatrudniającym. Wpłaty, które wskutek okoliczności, o których mowa, okazałyby się nienależne w całości lub w części, podlegają zwrotowi na rzecz finansującego daną wpłatę.

Objęcie pracownika przepisami PPK

Pracownik zatrudniony u pracodawcy w dniu objęcia tego pracodawcy przepisami ustawy o PPK, czyli dla firm zatrudniających co najmniej:

• 50 osób zatrudnionych według stanu zatrudnienia na dzień 30 czerwca 2019 r. lub
   
• 20 osób zatrudnionych według stanu zatrudnienia na dzień 31 grudnia 2019 r.,

powinien zostać zapisany do PPK najpóźniej do 10 listopada 2020 r.

W tym przypadku nie ma znaczenia staż zatrudnienia u danego pracodawcy.

Nowo zatrudnieni pracownicy

Inne zasady w zakresie zapisania pracownika do PPK obowiązują w odniesieniu do osób, które przyjęte zostały do pracy po dniu, w którym dany pracodawca został objęty przepisami ustawy o PPK. Aby mogły zostać zapisane do PPK, tzn. aby w ich imieniu i na ich rzecz mogła zostać zawarta umowa o prowadzenie PPK, muszą posiadać 3-miesięczny okres zatrudnienia u tego pracodawcy. Dotyczy to każdego nowego pracownika spełniającego wymogi dla uznania go za osobę zatrudnioną w rozumieniu art. 2 ust. 1 pkt 18 ustawy o PPK, który ukończył 18. rok życia, ale nie ukończył 55 lat. Zgodnie z przepisami ustawy o pracowniczych planach kapitałowych do okresu zatrudnienia należy wliczyć okresy zatrudnienia z poprzednich 12 miesięcy, które miały miejsce w podmiocie zatrudniającym, a także okresy zatrudnienia w innych podmiotach zatrudniających, jeżeli z mocy odrębnych przepisów podmiot zatrudniający jest następcą prawnym w stosunkach prawnych nawiązanych przez podmiot zatrudniający, który poprzednio zatrudniał osobę zatrudnioną. W przypadku osób wykonujących pracę nakładczą do okresu zatrudnienia wlicza się okres zatrudnienia u poprzedniego pracodawcy, jeżeli zmiana pracodawcy nastąpiła na zasadach określonych w art. 23¹ Kodeksu pracy (Dz. U. z 2020 r. poz. 1320), tzn. przejście zakładu pracy lub jego części na innego pracodawcę. Należy tutaj uwzględniać tylko okresy obowiązkowego podlegania ubezpieczeniom emerytalnemu i rentowym z tytułów wymienionych w art. 2 ust. 1 pkt 18 ustawy o PPK, czyli zawartych w definicji osoby zatrudnionej.

Natomiast jeżeli nowo zatrudniony pracownik ukończył 55 lat, ale nie ukończył 70. roku życia, to podmiot zatrudniający zawiera umowę o prowadzenie PPK w imieniu i na rzecz tego pracownika wyłącznie na jego wniosek. O możliwości złożenia tego wniosku powinien on zostać poinformowany przez podmiot zatrudniający. Warunkiem przystąpienia do PPK jest posiadanie w okresie 12 miesięcy poprzedzających pierwszy dzień zatrudnienia łącznie co najmniej 3-miesięcznego okresu zatrudnienia w tym podmiocie. Gdy nowo zatrudniona osoba nie ma tak długiego okresu zatrudnienia, to umowa o prowadzenie PPK w jej imieniu i na jej rzecz powinna zostać zawarta niezwłocznie po osiągnięciu co najmniej 3-miesięcznego zatrudnienia w podmiocie zatrudniającym, który zawiera w imieniu tej osoby umowę o prowadzenie PPK. Do 3-miesięcznego okresu zatrudnienia, o którym mowa, wlicza się zarówno zatrudnienie bieżące, jak i w przypadku przerwy w zatrudnieniu także zatrudnienie w tym podmiocie z ostatnich 12 miesięcy poprzedzających pierwszy dzień zatrudnienia.

Okres zatrudnienia pracownika

Okres 3 miesięcy oznacza 90 dni. W myśl art. 2 ust. 1 pkt 15 ustawy o PPK okres zatrudnienia należy liczyć w stosunku do:

• pracowników - od dnia nawiązania stosunku pracy do dnia ustania tego stosunku,
   
• osób fizycznych wykonujących pracę nakładczą oraz osób fizycznych wykonujących pracę na podstawie umowy agencyjnej lub umowy zlecenia albo innej umowy o świadczenie usług - od dnia oznaczonego w umowie jako dzień rozpoczęcia jej wykonywania do dnia rozwiązania lub wygaśnięcia tej umowy,
   
• członków rolniczych spółdzielni produkcyjnych lub spółdzielni kółek rolniczych - od dnia rozpoczęcia wykonywania pracy na rzecz spółdzielni do dnia zakończenia jej wykonywania,
   
• członków rad nadzorczych wynagradzanych z tytułu pełnienia tych funkcji - od dnia powołania na członka rady nadzorczej do dnia zaprzestania pełnienia tej funkcji.

Zawarcie umowy o prowadzenie PPK

Termin, w którym pracodawca powinien zapisać do PPK osobę zatrudnioną u niego po dniu objęcia go przepisami ustawy o PPK, zależy od tego, kiedy pracownik osiągnie wymagany przez ustawę staż. Zasadą jest, że pracodawca powinien zrobić to po upływie trzeciego miesiąca zatrudnienia, nie później niż do 10. dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym upłynął ten termin.

Podstawa prawna

Ustawa z dnia 4.10.2018 r. o pracowniczych planach kapitałowych (Dz. U. z 2020 r. poz. 1342)