Ubezpieczenie pracowników oddelegowanych do pracy za granicę

Ustalenie właściwego ustawodawstwa dla pracowników, którzy zostali oddelegowani przez polskiego pracodawcę do pracy za granicę, zależy od państwa delegowania oraz zawartych odpowiednich umów międzynarodowych. Jeśli przedsiębiorca deleguje pracowników do pracy na terenie innego państwa UE może przez pewien czas opłacać składki ubezpieczeniowe za te osoby w polskim ZUS. Zarówno jednak on, jak i wysłani pracownicy muszą spełniać warunki delegowania. Jeśli zatrudnione osoby otrzymują wynagrodzenie w walucie obcej, należy je przeliczyć na złotówki. Trzeba też uważać na obowiązujący limit podstawy wymiaru składek dla takich osób.

Praca poza UE

W przypadku gdy pracownik zostaje wysłany do kraju spoza UE, z którym Polska nie ma podpisanej umowy międzynarodowej o stosowaniu właściwego ustawodawstwa w zakresie ubezpieczeń społecznych, w stosunku do niego będą miały zastosowanie polskie przepisy ubezpieczeniowe. W okresie świadczenia pracy za granicą pracownik będzie więc nadal podlegał ubezpieczeniom społecznym i ubezpieczeniu zdrowotnemu w polskim ZUS. Może się jednak zdarzyć, że składki będą musiały być opłacane również w kraju, w którym praca jest wykonywana (zgodnie z tamtejszymi przepisami). Wtedy będzie zachodzić zjawisko tzw. podwójnego ubezpieczenia społecznego.

Obywatele polscy zatrudnieni przez polskiego pracodawcę i wysłani przez niego do pracy za granicę, objęci są obowiązkowo ubezpieczeniem zdrowotnym.

Jeśli natomiast z krajem, do którego pracownik jest oddelegowany, Polska ma podpisaną umowę międzynarodową o stosowaniu właściwego ustawodawstwa w zakresie ubezpieczeń społecznych, wówczas stosuje się przepisy właściwe na podstawie takiej umowy.

Kraje, z którymi Polska podpisała umowę międzynarodową o zabezpieczeniu społecznym to:

• była Jugosławia (wiąże ona wszystkie kraje, które powstały po rozpadzie byłej Jugosławii, obecnie - Chorwację, Serbię i Czarnogórę, Bośnię i Hercegowinę),
   
• Libia,
   
• Macedonia,
   
• USA,
   
• Kanada,
   
• Republika Korei,
   
• Australia.

Generalnie ze wszystkich umów, których Polska jest stroną wynika, że obowiązek ubezpieczenia społecznego powstaje w państwie, w którym zatrudnienie jest wykonywane. Umowy te przewidują też wyjątki od tej reguły, m.in. w przypadku tzw. pracowników delegowanych.

Delegowanie do krajów UE

W UE obowiązuje generalna zasada, zgodnie z którą każdy jest ubezpieczony w tym kraju, w którym pracuje. Od tej reguły są jednak pewne wyjątki. Jeden z nich dotyczy pracowników delegowanych. Według przepisów unijnych, w stosunku do takich osób - pomimo, że wykonują one pracę za granicą - stosuje się przepisy ubezpieczeniowe tego kraju, w którym są zatrudnione (tu: polskie przepisy). Tak będzie jednak tylko wtedy, gdy przewidywany czas pracy za granicą delegowanego pracownika nie przekracza 24 miesięcy i nie jest on wysłany, by zastąpić inną osobę. Zasada ta ma też zastosowanie do pracowników zatrudnionych w celu oddelegowania, o ile bezpośrednio przed rozpoczęciem zatrudnienia przez co najmniej jeden miesiąc podlegali już ustawodawstwu państwa członkowskiego, w którym siedzibę ma ich pracodawca (przykład 1).

Stosowanie polskich przepisów ubezpieczeniowych odbywa się na podstawie formularza A1. Jest on poświadczany i wydawany przez instytucję właściwą państwa członkowskiego, którego ustawodawstwo ubezpieczeniowe ma zastosowanie (w Polsce - ZUS).

Trzeba pamiętać, że składki ubezpieczeniowe pracowników delegowanych mogą być opłacane w kraju, w którym są zatrudnieni (np. w Polsce), jeśli ich pracodawca prowadzi w nim znaczącą działalność gospodarczą. Aby to ustalić, bierze się pod uwagę m.in.:

• miejsce, w którym dane przedsiębiorstwo ma swoją siedzibę i zarząd,
   
• liczbę pracowników, którzy nie są delegowani do pracy za granicę,
   
• miejsce, w którym zawiera się większość umów z klientami oraz prawo, któremu podlegają te umowy,
   
• liczbę umów wykonanych w państwie delegującym i w państwie zatrudnienia.

Równie ważny jest też obrót osiągnięty w odpowiednim przedziale czasu przez przedsiębiorstwo w państwie wysyłającym (delegującym) i w państwie, w którym jest wykonywana praca. Przyjmuje się, że wystarczającym wskaźnikiem jest obrót wynoszący około 25% całkowitego obrotu w państwie delegującym.

Od czego naliczać składki?

Podstawę wymiaru składek ZUS dla pracowników (również tych oddelegowanych do pracy za granicą) stanowi przychód w rozumieniu przepisów o podatku dochodowym od osób fizycznych, osiągany z tytułu zatrudnienia na podstawie umowy o pracę. W podstawie wymiaru składek społecznych pracowników nie uwzględnia się:

• wynagrodzenia za czas niezdolności do pracy wskutek choroby lub odosobnienia w związku z chorobą zakaźną,
   
• zasiłków i świadczeń rehabilitacyjnych z ubezpieczeń chorobowego i wypadkowego oraz
   
• przychodów zwolnionych z oskładkowania na podstawie przepisów rozporządzenia Ministra pracy i Polityki Socjalnej w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe (Dz. U. z 1998 r. nr 161, poz. 1106 ze zm.).

W przypadku pracowników zatrudnionych za granicą u polskich pracodawców, z podstawy wymiaru składek społecznych wyłączona jest część ich wynagrodzenia w wysokości równowartości diety przysługującej z tytułu zagranicznych podróży służbowych, za każdy dzień pobytu. Wysokość tej diety została określona w przepisach w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności z tytułu podróży służbowej poza granicami kraju przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w sferze budżetowej. Diety, o których mowa, podlegają odliczeniu od przychodu niezależnie od tego czy pracownicy oddelegowani do pracy za granicą otrzymują je z tego tytułu, czy nie. Trzeba przy tym zaznaczyć, że przysługują one takim pracownikom za łączny okres ich pobytu za granicą, który obejmuje zarówno dni ich pracy, jak i dni wolne od pracy (np. soboty i niedziele). Do dni pobytu nie zalicza się okresu przebywania pracownika na urlopie wypoczynkowym (niezależnie od tego gdzie go spędza - w kraju czy za granicą), okresu pobierania wynagrodzenia za czas choroby lub zasiłku chorobowego.

Tak ustalony przychód pracowników delegowanych nie może być niższy od kwoty przeciętnego wynagrodzenia miesięcznego w gospodarce narodowej na dany rok kalendarzowy.

3.526 zł - najniższa miesięczna podstawa wymiaru składek społecznych w 2012 r. dla pracowników zatrudnionych za granicą u polskich pracodawców.

Najniższa miesięczna podstawa wymiaru składek społecznych pracownika wysłanego do pracy za granicę może być obniżona tylko w ściśle określonych przypadkach. Ma to miejsce wtedy gdy w danym miesiącu pracownik:

• przebywał na zwolnieniu lekarskim,
   
• korzystał z urlopu bezpłatnego,
   
• rozpoczął lub zakończył pracę za granicą w trakcie miesiąca (przykład 2).

Wówczas minimalna podstawa wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne ulega proporcjonalnemu pomniejszeniu. Polega to na tym, że podstawę tę dzieli się przez liczbę dni kalendarzowych danego miesiąca i mnoży przez liczbę dni podlegania ubezpieczeniom.

Ustalona w ten sposób kwota podstawy wymiaru składek społecznych stanowi również podstawę wymiaru składki zdrowotnej, oczywiście po pomniejszeniu o składki społeczne finansowane ze środków pracownika. Nie stosuje się jedynie wyłączenia z podstawy wymiaru składki zdrowotnej wynagrodzenia chorobowego oraz rocznej kwoty granicznej.

Pracownicy zatrudnieni w Polsce, lecz oddelegowani do pracy za granicą, najczęściej otrzymują wynagrodzenie w walutach obcych. Wówczas pracodawca powinien przeliczyć je na złotówki. Dokonuje tego w sposób określony w art. 11a ust. 1 ustawy o pdof (Dz. U. z 2012 r. poz. 361 ze zm.). Stosuje się więc kurs średni walut obcych ogłaszany przez NBP z ostatniego dnia roboczego poprzedzającego dzień uzyskania przychodu.