Facebook
Bilans 2023

Jak szukać?»

Aktualnie jesteś: Gofin.pl (strona główna)  »  BILANS 2022  »  Inwentaryzacja  »   Inwentaryzacja zapasów w małej jednostce zatrudniającej jednego pracownika
POLECAMY
A A A  drukuj artykuł

Inwentaryzacja zapasów w małej jednostce zatrudniającej jednego pracownika

Biuletyn Informacyjny dla Służb Ekonomiczno - Finansowych nr 34 (1149) z dnia 1.12.2022

Proszę o wskazówki, w jaki sposób można przeprowadzić inwentaryzację w małej jednostce zatrudniającej, poza prezesem zarządu, jednego pracownika. Pracownik ten jest handlowcem odpowiedzialnym za gospodarkę towarami. Jak w takim przypadku spełnić warunki powołania przewodniczącego komisji i zespołu spisowego? Czy inwentaryzację może przeprowadzić ten pracownik i podpisać się na arkuszu spisowym?

Zasadniczo prac inwentaryzacyjnych nie powinna wykonywać osoba odpowiedzialna za spisywane składniki majątku. Jeżeli jednak ze względów obiektywnych w praktyce jest to niewykonalne, to kierownik jednostki dochowując należytej staranności oraz uwzględniając stosowny sposób kontroli i weryfikacji obszarów mogących rodzić największe ryzyko powstania zniekształceń może dopuścić do czynności inwentaryzacyjnych taką osobę. Wówczas przewodniczącym komisji może być kierownik, a pracownik członkiem zespołu spisowego. Inwentaryzację może przeprowadzać pracownik pod nadzorem kierownika. Alternatywnym i jak się wydaje najlepszym rozwiązaniem jest zlecenie usługi inwentaryzacyjnej podmiotowi zewnętrznemu (w ramach outsourcingu).

Ustawa o rachunkowości wskazuje jedynie terminy i częstotliwość przeprowadzenia inwentaryzacji zapasów (por. art. 26-27). Nie reguluje natomiast kwestii formalnych oraz technicznych związanych z przeprowadzeniem prac inwentaryzacyjnych. Nie wskazuje również zakresu czynności, jakie musi wykonać kierownik jednostki.

art. 4 ust. 5 ww. ustawy wynika jedynie, że kierownik jednostki jest odpowiedzialny za przeprowadzenie spisu z natury, a odpowiedzialności tej nie może scedować na inną osobę czy podmiot.

Wskazówki i zalecenia, jak przeprowadzać inwentaryzację oraz jakie obowiązki ciążą na kierowniku, można odnaleźć w Stanowisku Komitetu Standardów Rachunkowości nr 2 z dnia 20 lipca 2016 r. w sprawie inwentaryzacji drogą spisu z natury zapasów materiałów, towarów, wyrobów gotowych i półproduktów (Dz. Urz. Min. Fin. poz. 55).

W stanowisku wskazano, że celem inwentaryzacji zapasów drogą spisu z natury jest:

  • ustalenie rzeczywistego stanu zapasów objętych i nieobjętych bieżącą ewidencją księgową (art. 17 ust. 2 pkt 4 ustawy), co warunkuje prawidłowość sprawozdania finansowego i wyniku finansowego,
  • ocena zgodności stanów rzeczywistych zapasów z wykazanymi w ewidencji księgowej oraz ujawnienie różnic między nimi (niedobory, szkody, nadwyżki), 
  • wyjaśnienie przyczyn powstania różnic i ich rozliczenie, w tym stworzenie podstaw do rozliczenia osób odpowiedzialnych za powierzone im zapasy, 
  • ocena stanu jakościowego i gospodarczej przydatności zapasów,
  • przeciwdziałanie nieprawidłowościom w gospodarce zapasami.

Zgodnie ze stanowiskiem kierownik jednostki powołuje stałą albo do wykonania określonego zadania komisję inwentaryzacyjną i wyznacza jej przewodniczącego. Funkcję przewodniczącego komisji inwentaryzacyjnej może pełnić kierownik jednostki. W jednostkach, w których średnioroczne zatrudnienie nie przekracza 10 osób, zadania komisji inwentaryzacyjnej może wykonywać jedna osoba (komisarz spisowy). W takich małych jednostkach (z zatrudnieniem poniżej 10 osób) również czynności spisowe może przeprowadzać jedna osoba - jeżeli niemożliwe lub ekonomicznie nieuzasadnione jest zaangażowanie do spisu co najmniej dwóch osób.

wykrzyknik Zadaniem komisji inwentaryzacyjnej jest zorganizowanie inwentaryzacji zapasów drogą spisu z natury, jego przeprowadzenie, wyjaśnienie powstania ewentualnych różnic inwentaryzacyjnych i przedłożenie kierownikowi jednostki propozycji, co do sposobu ich rozliczenia.

Jak zastrzeżono w pkt 24 stanowiska, członkami komisji inwentaryzacyjnej oraz zespołów spisowych nie powinny być osoby:

a) odpowiedzialne za zapasy objęte spisem z natury,

b) prowadzące ewidencję księgową zapasów objętych spisem z natury,

c) niebędące w stanie - z innych względów - zapewnić rzetelności i bezstronności spisu, np. osoby mające dostęp do stanów ewidencyjnych zapasów magazynowych.

Kierownik jednostki może zlecić przeprowadzanie inwentaryzacji zapasów drogą spisu z natury podmiotowi zewnętrznemu (w ramach outsourcingu). Zawarta z takim podmiotem umowa o przeprowadzenie inwentaryzacji zapasów powinna określać co najmniej wymagania co do jej zakresu, przedmiotu, daty spisu, daty rozpoczęcia i zakończenia czynności spisowych, sposobu prezentacji wyników spisu (rodzaje dokumentów). Zakres tej umowy może obejmować całość prac inwentaryzacyjnych zapasów drogą spisu z natury, w tym przygotowanie jednostki do spisu (np. wskazanie sposobu uporządkowania zapasów, przygotowanie części dokumentacji lub jej wzorów, wydzielenie i oznaczenie pól spisowych), przeprowadzenie czynności spisowych i ustalenie różnic inwentaryzacyjnych. Umowa może też być ograniczona wyłącznie do czynności spisowych wraz z udokumentowaniem wyników spisu.

Jeżeli zleconą podmiotowi zewnętrznemu inwentaryzację zapasów drogą spisu z natury wykonuje biuro rachunkowe prowadzące księgi rachunkowe zleceniodawcy, należy zapewnić, aby osoby wykonujące czynności spisowe (członkowie zespołów spisowych) nie były bezpośrednio zaangażowane w prowadzenie ksiąg rachunkowych zleceniodawcy, a w szczególności, aby nie posiadały dostępu do informacji o stanach ewidencyjnych zapasów.

Jednostka zlecająca podmiotowi zewnętrznemu inwentaryzację zapasów drogą spisu z natury nadzoruje jego przebieg, aby upewnić się co do rzetelności wyników spisu oraz dokonuje odbioru wyników spisu. Zlecenie podmiotowi zewnętrznemu inwentaryzacji zapasów drogą spisu z natury nie zwalnia od powołania komisji inwentaryzacyjnej (komisarza spisowego).

Odnosząc przywołane zasady do przypadku opisanego w pytaniu można uznać, że kierownik jednostki mógłby pełnić funkcję przewodniczącego komisji inwentaryzacyjnej, natomiast pracownik jako komisarz spisowy pełniłby zadania takiej komisji. Również ta sama osoba mogłaby dokonywać czynności spisowych.

Oczywistą wadą takiego rozwiązania byłaby jego niezgodność z zaleceniami przedstawionymi w przywołanym stanowisku, w zakresie wykluczenia z prac spisowych osób odpowiedzialnych za zapasy objęte spisem z natury oraz mających dostęp do stanów ewidencyjnych zapasów.

Formalnie obowiązek ustawowy inwentaryzacji należałoby uznać za spełniony, jednak mogłyby powstać wątpliwości co do rzetelności, bezstronności oraz niezależności, a tym samym wiarygodności w wyjaśnianiu przyczyn powstania różnic inwentaryzacyjnych. Również realizację celu polegającego na przeciwdziałaniu powstawaniu nieprawidłowości w gospodarce zapasami należałoby uznać za wątpliwą lub wykazującą znaczne ryzyko ich powstania.

Innym rozwiązaniem gwarantującym spełnienie celów inwentaryzacji oraz zachowanie funkcji kontrolnych wobec pracownika jest osobiste przeprowadzenie czynności spisowych przez kierownika jednostki lub jego udział w inwentaryzacji w roli obserwatora.

Naszym zdaniem, w rozpatrywanym przypadku dobrym wyborem byłoby zlecenie wykonania inwentaryzacji podmiotowi zewnętrznemu. Takie rozwiązanie mogłoby spełnić wszystkie ww. cele inwentaryzacyjne.

W każdym przypadku decyzję co do modelu przeprowadzenia inwentaryzacji musi podjąć kierownik jednostki. Czynności spisowe powinny zostać zorganizowane w taki sposób, aby zminimalizować ryzyko wykazania nieprawidłowych wartości zapasów oraz zapewnić odpowiednią jakość sprawozdań finansowych (por. art. 3 ust. 1 pkt 11 ustawy o rachunkowości). Należy jednak mieć świadomość, że w praktyce całkowite wyeliminowanie ryzyk dotyczących spisu ze względu na czynnik ludzki jest praktycznie niemożliwe.

Więcej na ten temat w zasobach płatnych:

Inwentaryzacja - czytaj także:

 
Przydatne linki
 
Sklep internetowy - sklep.gofin.pl
 
Wydawnictwo Podatkowe GOFIN sp. z o.o., ul. Owocowa 8, 66-400 Gorzów Wlkp., tel. 95 720 85 40, faks 95 720 85 60
Wydawnictwo Podatkowe GOFIN
Szanowny Użytkowniku !
Prosimy o zapoznanie się z poniższymi informacjami oraz wyrażenie dobrowolnej zgody poprzez kliknięcie przycisku "Zgadzam się".
Pamiętaj, że zawsze możesz wycofać zgodę.

Serwis internetowy, z którego Pani/Pan korzysta używa plików cookies w celu:

  • niezbędnego zapewnienia prawidłowego działania Serwisów (utrzymania sesji),
  • realizacji funkcjonalności ułatwiających obsługę Serwisu,
  • dopasowania reklam w serwisach społecznościowych,
  • analizy statystyk ruchu i reklam w Serwisach,
  • zbierania i przetwarzania danych w celu wyświetlenia reklam produktów własnych i klientów reklamowych oraz do śledzenia użytkowników, kliknięć i konwersji wyświetlanych reklam.
Pliki cookies

Są to pliki instalowane w urządzeniach końcowych osób korzystających z Serwisu, w celu administrowania Serwisem, dostosowania treści Serwisu do preferencji użytkownika, utrzymania sesji użytkownika oraz dla celów statystycznych i targetowania reklamy (dostosowania treści reklamy do indywidualnych potrzeb użytkownika). Informujemy, że istnieje możliwość określenia przez użytkownika Serwisu warunków przechowywania lub uzyskiwania dostępu do informacji zawartych w plikach cookies za pomocą ustawień przeglądarki lub konfiguracji usługi. Szczegółowe informacje na ten temat dostępne są u producenta przeglądarki, u dostawcy usługi dostępu do internetu oraz w Polityce prywatności i plików cookies.

Administratorzy

Administratorem Pana/Pani danych osobowych w związku z korzystaniem z Serwisu internetowego i jego usług jest Wydawnictwo Podatkowe GOFIN sp. z o.o. Administratorem danych osobowych w plikach cookies w związku z wyświetleniem analizy statystyk i wyświetlaniem spersonalizowanych reklam są partnerzy Wydawnictwa Podatkowego GOFIN sp. z o.o., Google Inc, Facebook Inc.

Jakie ma Pani/Pan prawa w stosunku do swoich danych osobowych?

Wobec swoich danych mają Pan/Pani prawo do żądania dostępu do swoich danych, ich sprostowania, usunięcia lub ograniczenia przetwarzania, prawo do wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania danych, prawo do cofnięcia zgody.

Podstawy prawne przetwarzania Pani/Pana danych osobowych
  • Niezbędność przetwarzania danych w związku z wykonaniem umowy.

    Umowa w naszym przypadku oznacza akceptację regulaminu naszych usług. Jeśli zatem akceptuje Pani/Pan umowę na realizację danej usługi, to możemy przetwarzać Pani/Pana dane w zakresie niezbędnym do realizacji tej umowy.

  • Niezbędność przetwarzania danych w związku z prawnie uzasadnionym interesem administratora.

    Dotyczy sytuacji, gdy przetwarzanie danych jest uzasadnione z uwagi na usprawiedliwione potrzeby administratora, tj. dokonanie pomiarów statystycznych, ulepszania naszych usług, jak również prowadzenie marketingu i promocji własnych usług administratora.

  • Dobrowolna zgoda.

    Aby móc realizować cele:
    - zapamiętania Pani/Pana decyzji w Serwisach w zakresie korzystania z dostępnych opcjonalnie funkcjonalności,
    - analiz statystyk ruchu i reklam w Serwisach,
    - dopasowania reklam w serwisach społecznościowych,
    - wyświetlania spersonalizowanych reklam produktów własnych i klientów reklamowych oraz do śledzenia użytkowników, kliknięć i konwersji wyświetlanych reklam w związku z odwiedzaniem niniejszego Serwisu internetowego partnerzy Wydawnictwa Podatkowego Gofin sp. z o.o. muszą mieć możliwość przetwarzania Pani/Pana danych.

Potrzebna jest Nam Pani/Pana dobrowolna zgoda na zapisy w plikach cookies w celach realizacji powyższych celów.
W związku z powyższymi wyjaśnieniami prosimy o wyrażenie dobrowolnej zgody na zapisywanie informacji w plikach cookies przez kliknięcie przycisku „Zgadzam się” lub „Nie teraz” w przypadku braku zgody. Istnieje możliwość skorzystania z „ustawień zaawansowanych” plików cookies w celu określenia indywidualnych zgód na zapis wybranych plików cookies realizujących wybrane cele.