Prowadzenie przez biuro rachunkowe rozrachunków klienta na PKPiR

Biuro rachunkowe prowadzi podatkowe księgi przychodów i rozchodów kilku klientom. Jakie rozwiązania można przyjąć w zakresie prowadzenia ewidencji rozrachunków takim podatnikom?

W podmiotach prowadzących podatkową księgę przychodów i rozchodów nie występuje formalny obowiązek posiadania ewidencji należności i zobowiązań, jednak z różnych względów występuje potrzeba ich monitorowania. Oto niektóre powody:

• obowiązek korygowania naliczonego podatku VAT w związku z opóźnieniem uregulowania płatności zobowiązania na warunkach określonych w art. 89b ustawy o VAT (Dz. U. z 2022 r. poz. 931 ze zm.) oraz prawo do zwrotnej korekty tego stanu po zapłacie,
• możliwość korekty podstawy opodatkowania i należnego VAT w związku z nieotrzymaniem płatności należności w trybie art. 89a ustawy o VAT (ulga na złe długi w VAT) oraz konieczność korekty tego stanu po zapłacie,
• kwestia korekty podstawy opodatkowania pdof w trybie art. 26i i art. 44 ust. 17 ustawy o pdof (Dz. U. z 2022 r. poz. 2647 ze zm.) oraz odwracanie takich stanów po uiszczeniu płatności (ulga na złe długi w pdof),
• konieczność odpowiedniego rozliczenia VAT w przypadku faktur wystawianych przez podatników stosujących dla potrzeb VAT tzw. metodę kasową.

Ponadto kontroli wymaga to, czy pewne płatności zostały uiszczone bądź otrzymane z uwzględnieniem przepisów ustawy o VAT odnośnie split payment (podzielonej płatności). Biuro będzie w stanie weryfikować takie stany, posiadając wgląd do wyciągów bankowych przedsiębiorcy. To samo dotyczy obowiązku płacenia za transakcje powyżej 15.000 zł za pośrednictwem rachunku bankowego. Stwierdzenie odstępstw od takich wymogów wywołuje określone skutki podatkowe, które podatnik (za pośrednictwem wynajętego biura rachunkowego) jest zobowiązany uwzględniać w rozliczeniach z fiskusem.

Wszystko to sprawia, że biuro rachunkowe powinno być w posiadaniu wiedzy o sytuacjach dotyczących rozrachunków klienta i ich rozliczeń. Możliwe jest podejście do tego w trojaki sposób:

1) biuro będzie otrzymywać informacje o związanych z rozrachunkami zdarzeniach wywołujących skutki podatkowe bezpośrednio od podatnika, np. drogą e-mailową,

2) biuro będzie otrzymywać wyciągi z konta bankowego i samo rozpozna takie stany, ale bez prowadzenia rozrachunków,

3) biuro będzie otrzymywać wyciągi lub stosowne pliki do importu operacji bankowych i prowadzić rozrachunki klienta, wykorzystując funkcjonalność użytkowanego oprogramowania (niektóre z programów posiadają nawet skrypty automatyzujące proces identyfikacji nieopłaconych rozrachunków na potrzeby rozliczenia VAT bądź podstawy opodatkowania pdof).

Pierwsze rozwiązanie wymaga, by podatnik był zorientowany w swoich obowiązkach (lub uprawnieniach) podatkowych - musi je identyfikować samodzielnie i zgłaszać do biura rachunkowego. Spotyka się przedsiębiorców, którzy sami prowadzą ewidencję swoich rozrachunków i mogą z niej "wyłapywać" i raportować do biura stany wymagające lub upoważniające do wzmiankowanych wcześniej rozliczeń podatkowych.

Rozwiązanie drugie można zasadniczo zastosować u klientów, którzy prowadzą działalność w niewielkim zakresie i nie występuje u nich dużo operacji bankowych.

Rozwiązanie trzecie jest najbardziej kompleksowe, gdyż biuro, obok ustawowego obowiązku prowadzenia księgi podatkowej, ewidencji środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych i stosownych rejestrów VAT, podejmuje się także ewidencji rozrachunków klienta i samo identyfikuje stany wiążące się z rozliczeniami podatkowymi uwarunkowanymi konkretnym stanem rozrachunków. Oczywiście powinno mieć to odzwierciedlenie w opłacie za usługę księgową, jaką będzie uiszczał klient, który - obok monitoringu rozrachunków na potrzeby rozliczeń podatkowych - zyska także wiedzę operacyjną o ich stanie.

Ogół zagadnień związanych z prowadzeniem rozrachunków u klientów na księdze podatkowej wymaga precyzyjnego umocowania w umowie o obsługę pomiędzy klientem a biurem rachunkowym. Pozostawienie tej kwestii bez uregulowania może prowadzić do sporów na linii klient - biuro, szczególnie w przypadkach, gdy klient ma samodzielnie raportować do biura zdarzenia związane z rozrachunkami wymagające uwzględnienia w rozliczeniach podatkowych. Aby nie mógł on zarzucić biuru, że o pewnych obowiązkach lub uprawnieniach nie został poinformowany, trzeba w umowie wprost określić zakres jego obowiązków w tym obszarze albo zawrzeć wzmiankę, że otrzymał w osobnym dokumencie wytyczne w tym zakresie i podpisem potwierdził ich przyjęcie.