Różne świadczenia chorobowe a ich podstawa w zaświadczeniu Z-3

Od 2025 r. nie jestem płatnikiem zasiłków dla swoich pracowników, ponieważ w 2024 r. zmniejszyła się liczba zatrudnionych przeze mnie osób. Jeden z pracowników w okresie od 1 do 14 kwietnia 2025 r. sprawował opiekę nad chorą żoną, w związku z czym wysłałam wówczas do ZUS zaświadczenie płatnika składek na formularzu Z-3 wraz z wnioskiem pracownika o zasiłek opiekuńczy. Od 14 maja do 1 czerwca 2025 r. pracownik ten był natomiast niezdolny do pracy. Z uwagi na wiek pracownika (63 lata) za 14 dni, tj. za okres od 14 do 27 maja 2025 r., wypłaciłam mu wynagrodzenie chorobowe, uznając, że od 28 maja do 1 czerwca 2025 r. należny mu jest zasiłek chorobowy płatny przez ZUS. Czy dobrze postąpiłam, wysyłając do ZUS kolejne zaświadczenie na formularzu Z-3, wskazując na tym druku taką samą podstawę jak przy zasiłku opiekuńczym? Postąpiłam tak z uwagi na fakt, że między zwolnieniami lekarskimi nie upłynęło 30 dni.

Gdy płatnik składek nie posiada uprawnień płatnika zasiłków, wówczas ma obowiązek przekazania organowi rentowemu stosownych dokumentów, wśród których, bez względu na rodzaj należnego świadczenia, jest zaświadczenie płatnika składek. Tak wynika z art. 61 ust. 3 ustawy zasiłkowej. Zgodnie natomiast z § 2 rozporządzenia MRPiPS w sprawie zakresu informacji o okolicznościach mających wpływ na prawo do zasiłków z ubezpieczenia społecznego w razie choroby i macierzyństwa lub ich wysokość oraz dokumentów niezbędnych do przyznania i wypłaty zasiłków (Dz. U. z 2025 r. poz. 616), zaświadczenie płatnika składek w przypadku ubezpieczonego będącego pracownikiem powinno zawierać dane określone w załączniku nr 1 do tego rozporządzenia. Co więcej, wymóg dostarczania zaświadczenia płatnika składek spoczywa na pracodawcy każdorazowo, a więc m.in. w przypadku udokumentowanej przez pracownika niezdolności do pracy i/lub konieczności sprawowania opieki nad chorym/zdrowym członkiem rodziny. Płatnik składek nieuprawniony do wypłaty zasiłków, działając w imieniu pracownika, przekazuje zatem do ZUS wymagane zaświadczenie płatnika składek, sporządzone na opracowanym przez organ rentowy druku:

• Z-3 lub
• ZAS-12 - w przypadku kolejnego zaświadczenia lekarskiego z tytułu nieprzerwanej niezdolności do pracy lub nieprzerwanej konieczności sprawowania opieki nad członkiem rodziny,

traktowane na równi z wnioskiem pracownika o zasiłek.

Natomiast co do podstawy wymiaru należnego pracownikowi świadczenia chorobowego, a więc zarówno:

• zasiłku chorobowego, jak i
• wynagrodzenia chorobowego należnego pracownikowi z racji jego pierwszej w roku kalendarzowym niezdolności do pracy, przysługującego w wymiarze adekwatnym do jego wieku, tj. do 14 dni w ciągu roku kalendarzowego w przypadku pracownika, który ukończył 50. rok życia, a w przypadku młodszego pracownika do 33 dni w ciągu roku kalendarzowego, a także
• zasiłku opiekuńczego,

to w przypadku pracownika ustala się ją na zasadach wskazanych w rozdziale 8 ustawy zasiłkowej.

Podstawę wymiaru świadczenia chorobowego należnego pracownikowi stanowi przeciętne miesięczne wynagrodzenie wypłacone za okres 12 miesięcy kalendarzowych poprzedzających miesiąc, w którym powstała niezdolność do pracy. Jeżeli niezdolność do pracy powstała przed upływem wymienionego okresu, podstawę wymiaru świadczenia chorobowego stanowi przeciętne miesięczne wynagrodzenie za pełne miesiące kalendarzowe ubezpieczenia. Mowa o tym w art. 36 ust. 1 i ust. 2 ustawy zasiłkowej.

Podstawę wymiaru zasiłku:

• za jeden dzień niezdolności do pracy stanowi 1/30 część wynagrodzenia stanowiącego podstawę wymiaru zasiłku,
• ustala się z uwzględnieniem wynagrodzenia uzyskanego u płatnika składek w okresie nieprzerwanego ubezpieczenia chorobowego, w trakcie którego powstała niezdolność do pracy.

Określając pozostałe zasady dotyczące ustalania podstawy świadczeń chorobowych, ustawodawca w art. 43 ustawy zasiłkowej zastrzegł, że podstawy wymiaru zasiłku nie ustala się na nowo, jeżeli między okresami pobierania zasiłków zarówno tego samego rodzaju, jak i innego rodzaju nie było przerwy albo przerwa była krótsza niż miesiąc kalendarzowy.

Skoro pracownik Czytelniczki od 1 do 14 kwietnia 2025 r. korzystał z zasiłku opiekuńczego z tytułu opieki nad chorą żoną, a następnie od 14 maja do 1 czerwca 2025 r. był niezdolny do pracy, to z racji wieku pracownika wynoszącego 63 lata z tytułu niezdolności do pracy przypadającej:

• od 14 do 27 maja 2025 r. było mu należne wynagrodzenie chorobowe, a
• od 28 maja do 1 czerwca 2025 r. przysługiwał mu zasiłek chorobowy.

Ponieważ między okresami pobierania zasiłków (tu: zasiłku opiekuńczego oraz wynagrodzenia i zasiłku chorobowego) przerwa była krótsza niż miesiąc kalendarzowy (a nie jak wskazuje Czytelniczka - 30 dni), to Czytelniczka:

• ustalając pracownikowi prawo i wysokość wynagrodzenia chorobowego, powinna przyjąć podstawę wymiaru ustaloną dla celów naliczenia zasiłku opiekuńczego,
• przekazując zaświadczenie płatnika składek na formularzu Z-3 do ZUS, powinna wskazać podstawę wymiaru ustaloną dla celów naliczenia zasiłku opiekuńczego, a więc taką samą jak w poprzednim zaświadczeniu Z-3.

Jeśli bowiem chodzi o wynagrodzenie chorobowe, to jest ono obliczane według zasad obowiązujących przy ustalaniu podstawy wymiaru zasiłku chorobowego.