W związku z pytaniami Czytelników nadsyłanymi do naszego Wydawnictwa w kwestii braku możliwości podpisania sprawozdania przez członka organu wieloosobowego zwróciliśmy się do Ministerstwa Finansów z prośbą o zajęcie stanowiska w następującej sprawie:
Jak postąpić w sytuacji, gdy jeden z członków organu wieloosobowego zobowiązany do podpisania sprawozdania finansowego uległ wypadkowi (jest nieprzytomny) i w związku z tym nie jest w stanie fizycznie ani podpisać sprawozdania, ani sporządzić oświadczenia, że sprawozdanie finansowe spełnia wymagania przewidziane w ustawie o rachunkowości, czy odmowy takiego oświadczenia? Niestety w ustawie o rachunkowości brak przepisów szczególnych odnoszących się do powyższej sytuacji.
Ministerstwo Finansów w piśmie z 30 marca 2022 r., będącym odpowiedzią na pytania naszego Wydawnictwa, wyjaśniło:
"zgodnie z art. 52 ust. 2 ustawy z 29 września 1994 r. o rachunkowości sprawozdanie finansowe podpisuje - podając zarazem datę podpisu - osoba, której powierzono prowadzenie ksiąg rachunkowych, i kierownik jednostki, a jeżeli jednostką kieruje organ wieloosobowy - wszyscy członkowie tego organu. Odmowa podpisu wymaga pisemnego uzasadnienia dołączonego do sprawozdania finansowego.
Aktualnie obowiązującą formą sprawozdania finansowego jest postać elektroniczna opatrzona podpisami elektronicznymi (por art. 45 ust. 1f ustawy o rachunkowości). Modelową sytuacją jest złożenie podpisów na elektronicznym sprawozdaniu finansowym w odpowiedniej formie przez wszystkie obowiązane do tego osoby. Tym niemniej art. 52 zdanie drugie i ust. 2b ustawy o rachunkowości dopuszcza sytuację, w której elektroniczny dokument sprawozdania finansowego nie zostanie opatrzony podpisami wszystkich członków wieloosobowego zarządu (oświadczenie, odmowa podpisu).
A zatem, należy zauważyć, że uregulowane ustawą o rachunkowości generalne zasady sporządzania i podpisywania sprawozdań finansowych biorą swoje źródło w określonym tą ustawą zakresie odpowiedzialności kierownika jednostki. Wynikająca z art. 4a ust. 1 odpowiedzialność kierownika jednostki, aby sprawozdanie finansowe, skonsolidowane sprawozdanie finansowe, sprawozdanie z działalności oraz sprawozdanie z działalności grupy kapitałowej spełniały wymagania przewidziane w ustawie - ma charakter bezwzględnie obowiązujący, tzn. niepodlegający, w okresie pełnienia funkcji, wyłączeniu. Natomiast materializacja tej odpowiedzialności może nastąpić wyłącznie poprzez merytoryczne odniesienie się przez osobę wchodzącego w skład kierownika jednostki do treści sprawozdania finansowego (poprzez jego podpisanie, złożenie oświadczenia albo odmowę podpisu).
Dodatkowo wskazujemy, że na mocy rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 7 marca 2022 r., w nowelizującego rozporządzenie w sprawie określenia innych terminów wypełniania obowiązków w zakresie ewidencji oraz w zakresie sporządzenia, zatwierdzenia, udostępnienia i przekazania do właściwego rejestru, jednostki lub organu sprawozdań lub informacji (Dz. U. poz. 561) nastąpiło wydłużenie o 3 miesiące przypadających w 2022 r. terminów m.in. na sporządzenie, zatwierdzenie i przekazanie sprawozdań finansowych jednostek sektora prywatnego (z wyłączeniem jednostek nadzorowanych przez KNF - działających na rynku finansowym) oraz organizacji pozarządowych.
A zatem dla spełnienia wszystkich wymogów formalnych, określonych w ustawie o rachunkowości, niezbędne jest podpisanie sprawozdania finansowego, ewentualnie złożenie oświadczenia albo złożenie odmowy złożenia podpisu pod sprawozdaniem finansowym.
Przedstawiając powyższe wyjaśnienia należy wskazać na szczególny, indywidualny charakter każdej sprawy uniemożliwiającej, na skutek ciężkiej choroby osoby wchodzącej w skład kierownika jednostki, sporządzenie kompletnego, w rozumieniu ustawy o rachunkowości, sprawozdania finansowego. W takich przypadkach jednostka i jej organy statutowe powinny równocześnie podjąć niezbędne działania organizacyjne zmierzające do jak najszybszego umożliwienia wypełnienia ustawowych obowiązków, ewentualnie usunięcia przeszkód formalnych w tym zakresie. Równocześnie zaistnienie tego typu szczególnej sytuacji nie wyłącza obowiązku terminowego dopełnienia obowiązków przez pozostałe osoby, wchodzące w skład kierownika jednostki".
Z wyjaśnień Ministerstwa Finansów nie wynika wprost co powinna zrobić jednostka w sytuacji przedstawionej w pytaniu, aby sprostać wymaganiom ustawy o rachunkowości. Naszym zdaniem odpowiednie organy jednostki (np. w spółce o. o. - wspólnicy, a w stowarzyszeniu - członkowie) powinny niezwłocznie podjąć działania w kierunku odwołania z funkcji członka zarządu osoby, która z przyczyn losowych nie może podpisać sprawozdania finansowego (czy też złożyć stosownego oświadczenia). W jakiej sytuacji i w jakim trybie jest to możliwe powinno wynikać z przepisów prawa regulujących funkcjonowanie danej jednostki (np. w spółce z o.o. - z Kodeksu spółek handlowych) lub zostać określone w statucie lub umowie jednostki.
| ||||||||||||
|
||||||||||||
