Pracownik, który zamierza ubiegać się o emeryturę ma dokumenty wystawione przez prywatne archiwum. Czy dokumenty te ZUS uwzględni przy ustalaniu prawa do emerytury?
Dla celów emerytalno-rentowych oraz obliczenia kapitału początkowego okresy zatrudnienia i wysokość wynagrodzenia mogą być potwierdzane na podstawie kopii dokumentów przygotowanych przez archiwum lub innych uprawnionych przechowawców.
Za uprawnionego przechowawcę uznaje się przedsiębiorcę prowadzącego działalność gospodarczą w zakresie przechowywania dokumentacji osobowej i płacowej pracodawców o czasowym okresie przechowywania. Działalność z tego zakresu jest działalnością regulowaną i wymaga uzyskania wpisu do rejestru przechowawców. Organem prowadzącym rejestr jest marszałek województwa właściwy ze względu na miejsce wykonywania działalności objętej wpisem. Oznacza to, że tylko podmioty wpisane do rejestru marszałka mogą prowadzić działalność gospodarczą w tym zakresie. Po umieszczeniu przechowawcy w rejestrze marszałek województwa przekazuje informację do Archiwum Państwowego. Na podstawie tych informacji Naczelny Dyrektor Archiwów Państwowych tworzy ewidencję przechowawców akt osobowych i płacowych. Tak wynika z art. 51g ust. 2 ustawy z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach (Dz. U. z 2019 r. poz. 553 ze zm.).
Do ustalenia, czy podmiot został umieszczony w rejestrze marszałka województwa, a tym samym, czy jest uprawniony do wydawania dokumentów służy ewidencja przechowawców akt osobowych i płacowych. Przechowawca, który nie jest wpisany do rejestru, nie powinien wydawać żadnych dokumentów, ponieważ do ustalenia prawa lub wysokości świadczeń emerytalno-rentowych oraz kapitału początkowego nie zostaną one uwzględnione. ZUS przyjmuje tylko dokumenty wystawione przez uprawnionych przechowawców. Mogą oni wydawać odpisy, wypisy, wyciągi oraz kopie przechowywanych dokumentów na podstawie zgromadzonych materiałów archiwalnych. Dopuszczalne jest również wystawianie zaświadczeń uwierzytelnionych podpisem osoby kierującej archiwum albo osoby upoważnionej. Oznacza to, że uprawniony przechowawca może wydać uwierzytelnione kserokopie indywidualnych kart wynagrodzeń (kart zarobkowych), list płac lub ich fragmentów, świadectw pracy albo umów o pracę, angaży, przeszeregowań. Zaświadczenia natomiast mogą obejmować wysokość wynagrodzenia, pod warunkiem że na zaświadczeniu zostaną wykazane poszczególne jego składniki. Tak sporządzone dokumenty zarówno osobowe, jak i płacowe mogą stanowić podstawę do przyznania prawa do świadczenia emerytalno-rentowego oraz obliczenia jego wysokości.
Pełna ewidencja przechowawców dostępna jest na stronie internetowej www.archiwa.gov.pl (zakładka "Dla użytkowników"). Na podstawie ewidencji przechowawców można ustalić, czy podmiot oferujący usługi przechowywania dokumentacji dysponuje wymaganym wpisem w rejestrze, a tym samym prowadzi legalną działalność w tym zakresie i dokumenty przez niego sporządzone będą mogły być przyjęte do ustalenia prawa oraz wysokości emerytury, renty oraz kapitału początkowego. Dodatkowo ewidencja zawiera bazę "Miejsc przechowywania dokumentacji osobowej i płacowej pracodawców", na podstawie której można ustalić miejsce przechowywania dokumentacji poszukiwanego zakładu pracy.
| ||||||||||||
|
||||||||||||
