Skutki nieterminowego sporządzenia rocznego sprawozdania finansowego

Dnia 31 marca br. upłynie termin na sporządzenie rocznych sprawozdań finansowych jednostek, których rok obrotowy zakończył się 31 grudnia 2023 r. Dlaczego tak ważne jest terminowe sporządzenie rocznego sprawozdania oraz jakie są zagrożenia związane z niewywiązaniem się w terminie z tego obowiązku?

Kto odpowiada za terminowość sprawozdania?

W myśl art. 52 ust. 1 ustawy o rachunkowości kierownik jednostki zapewnia sporządzenie rocznego sprawozdania finansowego nie później niż w ciągu 3 miesięcy od dnia bilansowego i przedstawia je właściwym organom, zgodnie z obowiązującymi jednostkę przepisami prawa, postanowieniami statutu lub umowy. Przepis ten w jasny sposób wskazuje osoby, na których ciąży obowiązek zapewnienia, by sprawozdanie finansowe zostało sporządzone na czas - jest to kierownictwo jednostki (np. zarząd w spółce z o.o., prowadzący sprawy spółki wspólnicy w spółkach jawnych, przedsiębiorca w odniesieniu do swojej własnej działalności). W praktyce oznacza to, że powinny one:

• zapewnić dostęp służbom finansowo-księgowym do wszelkich danych i zasobów technicznych niezbędnych do sporządzenia kompletnego sprawozdania finansowego we właściwej formie,
• nadzorować proces przygotowania i podpisania sprawozdania w wymaganym terminie.

Termin sporządzenia rocznego sprawozdania finansowego na dzień 31 grudnia 2023 r. przypada 31 marca 2024 r. Do tego dnia sprawozdanie finansowe musi być sporządzone. Nie oznacza to jednak, że później nie wystąpi obowiązek jego powtórnego sporządzenia. Występują sytuacje, gdzie już sporządzone, ale jeszcze niezatwierdzone sprawozdanie finansowe wymaga zmiany - np. wskutek wystąpienia pewnych zdarzeń po dniu bilansowym wymagających ujawnienia czy w następstwie uwzględnienia korekt sugerowanych podczas badania przez biegłego rewidenta. Wówczas sporządzone na nowo sprawozdanie za 2023 r. będzie mogło być datowane na dzień późniejszy niż 31 marca 2024 r. Nie oznacza to bynajmniej, że kierownik jednostki nie wywiązał się z obowiązku zapewnienia sporządzenia sprawozdania w terminie - dla celów dowodowych należy zachować pierwotną wersję sprawozdania finansowego.

Co powoduje niedotrzymanie terminu?

Dopuszczenie wbrew przepisom ustawy o rachunkowości do niesporządzenia sprawozdania finansowego (a także m.in. sprawozdania z działalności) jest spenalizowane w art. 77 pkt 2 ustawy o rachunkowości i podlega grzywnie lub karze pozbawienia wolności do lat 2 albo obu tym karom łącznie.

Kwestie karnoprawne związane ze sporządzeniem sprawozdania finansowego z niezachowaniem ustawowego terminu z reguły są podnoszone w kontekście procedowania innych spraw karnych czy karnych skarbowych, kiedy to opóźnienie w sporządzeniu sprawozdania wychodzi niejako "przy okazji". Jednakże w interesie osób odpowiedzialnych za sprawozdawczość, a także w interesie samej jednostki i szeroko pojętego otoczenia gospodarczego jest, by sprawozdania przygotowywać na czas. Nieterminowe przygotowanie sprawozdania może mieć bowiem szereg innych konsekwencji.

Termin sporządzenia, a w konsekwencji możliwość zatwierdzenia rocznego sprawozdania finansowego wpływa wprost na moment, w którym wspólnicy będą mogli pobrać dywidendę. Brak sprawozdania może także opóźniać procedury pozyskiwania np. kredytów czy leasingów. Są sytuacje, kiedy np. w umowie kredytowej z bankiem zapisany jest termin przekazania sprawozdania finansowego, który - jeśli nie zostanie dotrzymany - będzie przez bank uznany za powód do podwyższenia oprocentowania z uwagi na wzrost ryzyka. Wreszcie jednostki, których roczne sprawozdania mają podlegać badaniu, powinny mieć ten proces na uwadze, gdyż aby biegły rewident mógł zacząć badać sprawozdanie, musi ono istnieć. Opóźnienie w jego sporządzeniu wpłynie wprost na termin audytu, wydania opinii i możliwości zatwierdzenia i podziału wyniku.

Warto też zauważyć, że sporządzanie rocznego sprawozdania finansowego za dany rok w pośpiechu, "na ostatnią chwilę" albo już nawet po wymaganym terminie, tuż przed końcem czerwca następnego roku (a więc ostatecznym terminem na jego zatwierdzenie), gdy pewne okoliczności go dotyczące zacierają się w pamięci, może powodować obniżenie jakości takiego sprawozdania. Osobie sporządzającej mogą umknąć ważne kwestie wymagające ujawnienia, co przy niedostatecznym nadzorze ze strony kierownictwa jednostki może prowadzić do pojawienia się w sprawozdaniu istotnych zniekształceń. A trzeba mieć na uwadze, że sporządzenie sprawozdania nierzetelnego i posłużenie się nim jest z punktu widzenia szkodliwości takiego czynu sprawą poważną choćby dla osób czy jednostek, które na podstawie takiego sprawozdania podjęłyby niekorzystne dla siebie decyzje gospodarcze.

Przyczyny i przeciwdziałanie opóźnieniom

Najczęściej występujące przyczyny nieterminowego sporządzania rocznych sprawozdań finansowych to:

• długotrwała absencja głównej księgowej - należy rozważyć zastępstwo (np. umowę zlecenia, umowę o pracę na zastępstwo, wynajęcie biura rachunkowego); zapewnienie terminowego sporządzenia sprawozdania to obowiązek kierownictwa i zasłanianie się nieobecnością osoby sprawującej bezpośrednią obsługę księgową może być argumentem niewystarczającym dla uniknięcia ewentualnej odpowiedzialności,
• zmiany kadrowe w "okresie bilansowym" - o ile to możliwe i zasadne, należy postarać się, by sprawozdanie finansowe sporządziła osoba, która prowadziła księgi za zamykany rok; gdy nie jest to możliwe, trzeba zadbać o sprawne przejęcie spraw przez nowo zaangażowaną obsługę księgową,
• niewydolność organizacyjna działu finansowo-księgowego lub biura rachunkowego, któremu powierzono obsługę - być może problem leży w organizacji pracy lub niedoborze kadrowym,
• awarie techniczne, brak dostępu do danych - wymaga to interwencji informatycznych, przy czym należy starać się bezwzględnie odzyskać dane,
• nieterminowe dostarczanie dokumentów do biura rachunkowego przez klienta lub niekompletność zbiorów - wymaga to "rozmowy dyscyplinującej" z klientem, w skrajnych przypadkach - rozwiązania umowy.