Zamierzamy wprowadzić ryczałt za pracę zdalną. Ma on objąć koszty energii elektrycznej, internetu, zużycia wody oraz używania biurka, krzesła i szafki. W jaki sposób obliczać ryczałt za dniówkę roboczą?
Wdrożenie pracy zdalnej wiąże się z obowiązkiem pracodawcy, określonym w art. 6724 § 1 pkt 2-3 K.p., do pokrywania kosztów:
Główny Inspektorat Pracy w stanowisku z 9 lutego 2023 r. (znak GIP-GBI.0701.24.2023.4) zaliczył biurko i krzesło do wyposażenia stanowiska pracy, a nie do narzędzi pracy, o jakich mowa w myślniku pierwszym.
Stanowisko to koresponduje z poglądem Ministerstwa Rodziny i Polityki Społecznej o konieczności pokrycia kosztów ich zakupu jedynie w sytuacji takiego postanowienia w dokumencie wprowadzającym pracę zdalną. Zostało ono opublikowane na stronie internetowej pod adresem https://www.gov.pl/web/rodzina/praca-zdalna---pytania-i-odpowiedzi (dalej zwane wyjaśnieniami MRiPS).
Resort zaznaczył w nim także, że: "(...) Obowiązkowe pokrycie kosztów w zakresie kosztów zużycia mediów, dotyczy wyłącznie kosztów energii elektrycznej oraz usług telekomunikacyjnych niezbędnych do wykonywania pracy zdalnej. Zatem nie obejmuje ono kosztów zużycia wody lub użytkowania powierzchni w domu, o ile regulacje dotyczące obowiązku zwrotu takich kosztów nie zostały wprowadzone do wewnątrzzakładowych aktów prawnych (porozumienia lub regulaminu). (...)". Skoro Czytelnik pisze o pokrywaniu kosztów zużycia wody oraz używania biurka, krzesła i szafki, to oznacza, że planuje zobowiązać się do tego w dokumencie wprowadzającym pracę zdalną.Ryczałt jest najprostszym sposobem rozliczania kosztów związanych ze świadczeniem pracy zdalnej. Pracodawca może zastosować ryczałt zamiast pokrywać wymienione wyżej koszty lub wypłacać ekwiwalent pieniężny przysługujący pracownikowi, który do pracy zdalnej używa należących do niego materiałów i narzędzi pracy (w tym urządzeń technicznych), dalej zwanych narzędziami pracy zdalnej. Musi określić jego wysokość w taki sposób, żeby:
Ważne: Zasady ustalania ryczałtu na pokrycie kosztów pracy zdalnej należy zawrzeć w dokumencie wprowadzającym pracę zdalną (art. 6720 § 6 pkt 3 i § 7 K.p.). |
Przy ustalaniu ryczałtu trzeba uwzględnić przede wszystkim normy zużycia narzędzi pracy zdalnej, ich udokumentowane ceny rynkowe, ilości materiału wykorzystanego na potrzeby pracodawcy, normy zużycia energii elektrycznej oraz koszty usług telekomunikacyjnych (art. 6724 § 5 K.p.). Kwestie techniczne powinny rozstrzygać strony oraz regulacje na poziomie zakładowym (por. wyjaśnienia MRiPS). W tym zakresie znajduje się konkretny sposób obliczania ryczałtu za wybrany okres pracy zdalnej (dzienny, tygodniowy lub miesięczny). Do jego sformułowania mogą być przyjęte np.:
Przykład |
W regulaminie pracy zdalnej pracodawca przyjął następujący wzór do obliczania ryczałtu za jeden dzień pracy zdalnej dla stanowisk pracy z monitorem ekranowym (komputerem stacjonarnym i laptopem): "dobowy koszt zużycia energii elektrycznej + dobowa stawka rynkowa za dostawę usług internetowych + dobowy koszt zużycia wody + dobowy koszt używania wyposażenia biurowego, w którym:
Przez liczbę godzin pracy zdalnej w dniu roboczym należy rozumieć liczbę godzin, zgodnie z wymiarem czasu pracy i z rozkładem czasu pracy, obowiązującym pracownika w dniu wykonywania pracy zdalnej. (...)".
Ponadto regulamin pracy zdalnej wskazuje, że: "maksymalne ceny, o których mowa w ostatnim myślniku to: 700 zł za biurko, 1.000 zł za krzesło, 700 zł za szafkę. (...)".
W związku z takimi zapisami, dla pracownika pełnoetatowego, który do pracy zdalnej wykorzystuje laptop służbowy oraz wyposażenie biurowe w maksymalnych cenach, ryczałt za ośmiogodzinną dniówkę pracy zdalnej wynosi 7,49 zł, zgodnie z wyliczeniem: 0,80 zł (energia elektryczna: 8 godz. x 0,10 zł) + 0,69 zł (usługi internetowe: 0,086 zł x 8 godz.) + 0,64 zł (zużycie wody: 0,08 zł x 8 godz.) + 5,36 zł (używanie wyposażenia biurowego: 2.400 zł x 20% = 480 zł; 480 zł : 30 dni = 16 zł; 16 zł : 24 godz. = 0,67 zł; 0,67 zł x 8 godz.).
Ważne: Ryczałt nie stanowi przychodu w rozumieniu przepisów ustawy o pdof, a tym samym nie podlega oskładkowaniu i opodatkowaniu (art. 6725 K.p.). |
W przypadku gdy ryczałt jest wypłacany pracownikowi niepełnosprawnemu wykonującemu pracę zdalnie, to jego kwotę uwzględnia się w kosztach płacy. Zgodnie bowiem z art. 21 ustawy o rehabilitacji , dla celów określonych w tej ustawie świadczenia określone w art. 6724 § 3 i 4 K.p. wlicza się do wynagrodzenia brutto, o którym mowa w art. 2 pkt 4a ustawy o rehabilitacji, czyli do wynagrodzenia wchodzącego w skład kosztów płacy.
Zwracamy uwagę! Przepisy nie wykluczają pokrywania przez pracodawcę kosztów związanych z okazjonalną pracą zdalną, a jedynie nie przewidują takiego obowiązku i wynikającego z niego regulowania zasad tego zwrotu, w tym ustalania ekwiwalentu lub ryczałtu, w porozumieniu lub regulaminie. Jeżeli pomimo to pracodawca zdecyduje się je pokrywać, może kierować się istniejącymi regulacjami wewnętrznymi. Pisaliśmy na ten temat w UiPP nr 7/2023, str. 63.
|