Zaliczenie do czasu pracy szkolenia pracownika

Jesteśmy firmą produkcyjną. Wprowadzenie naszych produktów na rynek wiąże się ze szkoleniami dystrybutorów, które dotychczas prowadzone były na terenie naszego zakładu. Obecnie handlowcy wyjeżdżają w teren. Są to pracownicy zatrudnieni w systemie podstawowym od poniedziałku do piątku od 8⁰⁰ do 16⁰⁰. Organizacja ich pracy zmieniła się jednak w związku z częstymi wyjazdami. Jak traktować czas dojazdu na szkolenie (często dzień wcześniej), czas organizacji na chwilę przed szkoleniem i czas powrotu?

W omawianym przypadku kluczowe znaczenie ma to, jak zostało określone miejsce pracy pracowników oraz to, czy i kiedy w związku z wyjazdem na szkolenie wykonują oni służbowe obowiązki. Zdefiniowanie miejsca pracy przekłada się na kwalifikację podróży służbowej, a wykonywanie służbowych obowiązków poza godzinami pracy przesądza o tym, czy mamy do czynienia w tym okresie z czasem pracy.

Kwalifikacja wyjazdu jako podróży służbowej

Podróżą służbową jest wykonywanie zadania służbowego na polecenie pracodawcy, poza miejscowością, w której znajduje się siedziba pracodawcy, lub poza stałym miejscem pracy (art. 77⁵ § 1 K.p.). Co do zasady, jeżeli miejscem pracy jest punkt - siedziba pracodawcy mieszcząca się np. w Warszawie, to każdy wyjazd poza to miasto powinien być traktowany jak podróż służbowa. Inaczej jest, gdy jako miejsce pracy wskazano obszar, np. województwo mazowieckie. Wtedy podróżą służbową będzie dopiero wyjazd poza ten obszar. Może być też tak, że miejsce pracy określone w umowie, to np. siedziba firmy mieszcząca się w Warszawie, ale na określony czas (np. w związku z toczącymi się pracami budowlanymi) pracodawca wskazuje Gdańsk jako miejsce wykonywania pracy. Wówczas to miasto staje się na określony czas niejako drugim miejscem pracy pracownika. Miejsce pracy nie może być określone "fikcyjnie". Nie można przyjąć, że jest nim wskazany punkt, skoro - ze względu na charakter pracy - wiadome jest, że praca ta jest wykonywana w innym miejscu.

Ze stanu faktycznego wnioskujemy, że miejsce pracy pracowników jest tam, gdzie znajduje się zakład pracy i dopóki w tym zakładzie dotychczas były prowadzone szkolenia i rozmowy handlowe, to każdy wyjazd poza to miejsce był podróżą służbową. Jeżeli jednak zmienił się charakter ich pracy i ich wyjazdy przestają być incydentalne, a wręcz - jak wynika z pytania - stają się głównym elementem pracy, to wraz z tym powinno się zmienić ich miejsce pracy. W wyroku z 18 czerwca 2020 r. (sygn. akt II UK 336/19) Sąd Najwyższy stwierdził, że: "Z braku uzgodnienia czy odpowiedniego dostosowania miejsca pracy określonego w umowie o pracę do rzeczywistego miejsca pracy, nie wynika, że pracownik jest w podróży służbowej, tylko dlatego iż wykonuje pracę w miejscu innym niż określone w umowie o pracę. Punktem ciężkości jest więc to, czy pracownik ma do wykonania polecone zadanie w podróży służbowej (art. 77⁵ § 1 K.p.), która w kompleksie jego obowiązków stanowi zjawisko nietypowe, okazjonalne, czy też wykonuje pracę przez dłuższy czas (niekrótko) w innym miejscu (nawet za granicą), niż zapisane w umowie o pracę lub innym dokumencie.". Z kolei w wyroku z 11 kwietnia 2001 r. (sygn. akt I PKN 350/00, OSNP 2003/2/36) Sąd ten potwierdził, że: "Nie jest podróżą służbową stałe wykonywanie zadań w różnych miejscowościach i terminach, których wyboru dokonuje każdorazowo sam pracownik w ramach uzgodnionego rodzaju pracy. (...)".

Czas pracy

Zakładając, że w sytuacji z pytania (po zmianie charakteru pracy), miejscem pracy pracowników stanie się obszar, a nie punkt, to przemieszczanie się po tym obszarze (dojazdy na szkolenia czy spotkania handlowe) nie będą podróżą służbową, ale będą zaliczone do czasu pracy. Przykładowo, gdy pracownicy będą mieli zmienione miejsce pracy z siedziby pracodawcy na województwo mazowieckie, to np. przejazd z mieszkania pracownika w Warszawie na szkolenie do Ciechanowa będzie wliczany do czasu pracy. Tak samo jak przejazd z Ciechanowa do innej miejscowości położonej w województwie mazowieckim na inne spotkanie handlowe i powrót do domu. Jeżeli zajmie więcej czasu niż dobowa norma czasu pracy, to dodatkowe godziny będą pracą nadliczbową, którą pracodawca powinien odpowiednio zrekompensować. Czasem pracy nie będzie jedynie dojazd z domu do siedziby firmy, jeżeli wyjazd na umówione szkolenia/spotkania biznesowe miałby rozpoczynać się z tego miejsca. W tym kontekście warto przytoczyć wyrok Sądu Najwyższego z 24 lutego 2021 r. (sygn. akt III PSKP 4/21, OSP 2023/11/90), w uzasadnieniu którego czytamy, że: "(...) czas pracy pracownika handlowego rozpoczyna się od wyjazdu z jego mieszkania w sytuacji, gdy pracodawca nie zorganizował dla niego żadnego miejsca, które mogłoby być traktowane jako zamiejscowa siedziba pracodawcy (»biuro«), a praca polegała w całości na wykonywaniu zadań w placówkach handlowych, do których pracownik dojeżdżał samochodem z zajmowanego przez siebie mieszkania. W konsekwencji czasem pracy objęty jest w tym wypadku również powrót pracownika do miejsca zamieszkania po wykonaniu zasadniczego zadania pracowniczego. W takiej sytuacji nie można twierdzić, że nie jest wliczany do czasu pracy czas przejazdów pracownika świadczącego pracę w warunkach tak zwanej nietypowej podróży służbowej, w tym dojazd do pierwszego klienta, a następnie przejazd od ostatniego klienta do mieszkania pracownika. W sytuacji, gdy pracodawca nie zorganizował dla pracownika żadnego miejsca (»biura«), które mogłoby być traktowane jako filia jego siedziby i taką funkcję spełniało mieszkanie pracownika, pracownik już od momentu opuszczenia mieszkania rozpoczyna bezpośrednie czynności przygotowawcze do wykonania zasadniczego zadania służbowego (wizyty u klientów itp.). (...)".

Miejsce pracy

Jeżeli miejsce pracy jest stałe, a zmienia się charakter pracy i wyjazdy przestają być incydentalne, a wręcz są zawodową codziennością, to w umowie o pracę należałoby dokonać stosownej zmiany (art. 42 K.p.). Przy czym, gdyby nawet pracodawca tego zaniechał i wyjazdy traktował jak podróże służbowe, to w świetle prawa i tak one nimi nie będą. W uzasadnieniu wyroku z 10 października 2012 r. (sygn. akt II UK 72/12) Sąd Najwyższy uznał, że: "(...) Same czynności formalne pracodawcy (wydanie polecenia wyjazdu, wypłacanie diet, zwrot kosztów podróży i noclegu) nie stanowią o tym, że wykonywane zadania stanowią podróż służbową. Objęcie poleceniem wyjazdu zwykłych czynności pracowniczych (stanowiących istotę stosunku pracy) wykonywanych na umówionym przez strony obszarze nie prowadzi do uznania, że pracownik wykonujący te czynności jest w podróży służbowej. (...)".