Zawieszenie działalności socjalnej w okresie epidemii

Wielu pracodawców prowadzi działalność socjalną na rzecz swoich pracowników i innych osób uprawnionych. Zazwyczaj przejawia się ona w tworzeniu zakładowego funduszu świadczeń socjalnych lub wypłacie świadczenia urlopowego. Czas epidemii ogłoszonej w związku z COVID-19 jest jednak bardzo trudnym okresem dla wielu firm, które są zmuszone do redukcji kosztów zatrudnienia. Sposobem na taką redukcję jest zawieszenie obowiązków związanych z działalnością socjalną, co umożliwiają przepisy wprowadzone przez tarczę 4.0.

Rezygnacja na zasadach ogólnych

Działalność socjalna może być realizowana m.in. poprzez tworzenie zakładowego funduszu świadczeń socjalnych lub wypłacanie świadczenia urlopowego. W przypadku pracodawców prowadzących działalność w formie jednostek budżetowych i samorządowych zakładów budżetowych obowiązek tworzenia Funduszu jest bezwarunkowy. Inaczej wygląda sytuacja w przypadku pracodawców spoza sfery budżetowej - tutaj obowiązek tworzenia ZFŚS może zostać uchylony nawet w odniesieniu do takich pracodawców, którzy formalnie są zobowiązani go tworzyć.

W sferze pozabudżetowej wymóg tworzenia ZFŚS dotyczy pracodawców, którzy na dzień 1 stycznia danego roku zatrudniają co najmniej 50 pracowników w przeliczeniu na pełne etaty (art. 3 ust. 1 ustawy o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych, Dz. U. z 2020 r. poz. 1070). Obowiązek ten dotyczy również pracodawców pozabudżetowych, którzy na dzień 1 stycznia danego roku zatrudniają co najmniej 20, ale mniej niż 50 pracowników w przeliczeniu na pełne etaty, i u których zakładowa organizacja związkowa wystąpiła o utworzenie Funduszu. Pracodawcy pozabudżetowi o niższym stanie zatrudnienia mogą tworzyć ZFŚS lub wypłacać świadczenie urlopowe na zasadzie dobrowolności. Muszą jednak dokonać formalnej rezygnacji z ZFŚS lub wypłacania świadczenia urlopowego. Zrezygnować z tworzenia Funduszu mogą też ci pracodawcy, którzy ze względu na stan zatrudnienia są obligowani go prowadzić.

Procedura rezygnacji z tworzenia ZFŚS i wypłacania świadczenia urlopowego zależy od stanu zatrudnienia w danym zakładzie. Jeżeli na dzień 1 stycznia danego roku wynosi on poniżej 50 pracowników w przeliczeniu na pełne etaty oraz pracodawca nie jest objęty układem zbiorowym pracy i nie jest zobowiązany do tworzenia regulaminu wynagradzania, przekazuje pracownikom informację o nietworzeniu Funduszu i (lub) niewypłacaniu świadczenia urlopowego w pierwszym miesiącu danego roku kalendarzowego. Pracodawcy o wyższym stanie zatrudnienia dokonują rezygnacji w układzie zbiorowym pracy.

Powyższe zasady rezygnacji z ZFŚS lub z wypłaty świadczenia urlopowego wynikają z ustawy o ZFŚS, która nie przewiduje możliwości zawieszenia obowiązku tworzenia ZFŚS czy wypłaty świadczenia urlopowego. Pracodawcy mogą to jednak uczynić na mocy art. 15ge ustawy o szczególnych rozwiązaniach związanych z zapobieganiem, przeciwdziałaniem i zwalczaniem COVID-19..., dalej specustawy w sprawie COVID-19. Przepis ten został dodany przez ustawę o dopłatach do oprocentowania kredytów bankowych udzielanych przedsiębiorcom dotkniętym skutkami COVID-19... (Dz. U. z 2020 r. poz. 1086), tzw. tarczę 4.0.

Zawieszenie zamiast rezygnacji

W okresie obowiązywania stanu zagrożenia epidemicznego albo epidemii pracodawcy, u których nastąpiły spadki obrotów określone w art. 15g ust. 9 specustawy w sprawie COVID-19 lub istotny wzrost obciążenia funduszu wynagrodzeń określony w art. 15gb ust. 2 tej ustawy, mają prawo do zawieszenia obowiązków:

• tworzenia lub funkcjonowania zakładowego funduszu świadczeń socjalnych,
   
• dokonywania odpisu podstawowego,
   
• wypłaty świadczeń urlopowych.

Jeżeli u pracodawcy działają reprezentatywne organizacje związkowe, o których mowa w art. 15g ust. 11 pkt 1 albo 2 specustawy w sprawie COVID-19, zawieszenie wspomnianych obowiązków wymaga zawarcia porozumienia z tymi organizacjami.

Prawo do zawieszenia działalności socjalnej przysługuje pracodawcom, o których mowa w art. 3 Kodeksu pracy, bez rozróżniania na pracodawców budżetowych czy pozabudżetowych, jak też bez względu na stan zatrudnienia. Przy czym z brzmienia art. 15ge specustawy w sprawie COVID-19 można wywnioskować, że jest on adresowany głównie do firm ze sfery pozabudżetowej. Należy nadmienić, że tarcza 4.0 wprowadziła regulację, zgodnie z którą w okresie zagrożenia epidemicznego albo epidemii zapisy układu zbiorowego pracy lub regulaminu wynagradzania, przewidujące wyższy odpis na ZFŚS niż to wynika z ustawy o ZFŚS, nie będą stosowane. Zamiast nich obowiązuje ustawowa wysokość odpisu.

Tarcza 4.0 nie określiła trybu powiadamiania pracowników o zawieszeniu obowiązków socjalnych. Pracodawca powinien jednak o tym powiadomić zatrudnionych (patrz przykład pisma).

Podstawa prawna

Ustawa z dnia 2.03.2020 r. o szczególnych rozwiązaniach związanych z zapobieganiem, przeciwdziałaniem i zwalczaniem COVID-19, innych chorób zakaźnych oraz wywołanych nimi sytuacji kryzysowych (Dz. U. poz. 374 ze zm.)