Dokumentowanie przebiegu zatrudnienia to duże wyzwanie dla pracodawcy. Tworzenie wymaganych przez prawo pracy ewidencji, wykazów czy rejestrów wymaga solidnej wiedzy z zakresu tego prawa, a niedociągnięcia w tym temacie mogą być łatwo wychwycone przez organy kontrolne. Trudności w sprostaniu obowiązkom dokumentacyjnym mogą też wiązać się z rozproszeniem regulacji przewidujących obowiązek tworzenia konkretnego rejestru czy wykazu.
Wykaz, ewidencja albo rejestr
Przepisy Kodeksu pracy oraz regulacje pozakodeksowe nakładają na pracodawcę obowiązek tworzenia dodatkowych dokumentów związanych z zatrudnieniem. Część z nich przybiera postać ewidencji, wykazu lub rejestru (patrz tabela). Przepisy prawne będące podstawą do utworzenia konkretnych dokumentów tego typu rozsiane są po całym Kodeksie pracy, spotkać je można również w aktach prawnych dotyczących bhp czy innych zagadnień. Z pewnością takie rozproszenie regulacji nie pomaga pracodawcy w należytym wywiązaniu się z obowiązków dokumentacyjnych, tym bardziej, że samodzielne utworzenie niektórych rejestrów czy wykazów wymaga wręcz specjalistycznej wiedzy.
Obowiązek utworzenia i prowadzenia danej ewidencji, wykazu czy rejestru związany jest z wystąpieniem określonych przez prawo okoliczności. Dotyczą one wskazanych w przepisach zdarzeń (np. wypadku przy pracy), wyodrębnionej kategorii pracowników bądź szczególnych warunków wykonywania pracy. Prawo pracy nie precyzuje, czy wskazane w przepisach ewidencje i inne dokumenty tego typu powinny być przez pracodawcę przygotowane zawczasu, niejako z góry. Praktyka zakładów pracy w tym zakresie może być różna.
Niektórzy pracodawcy mogą zapobiegliwie przygotować teczki z wszelkimi wymaganymi rejestrami, a dopiero później, w miarę potrzeby, zapełniać je odpowiednimi wpisami. Nie jest też wykluczone, że odpowiednie teczki zostaną założone dopiero po wystąpieniu określonej sytuacji, np. wypadku przy pracy. Wydaje się, że tylko informację (wykaz) o pracownikach odpowiedzialnych za udzielanie pierwszej pomocy i zwalczanie pożarów należy sporządzić niezależnie od warunków, jakie występują w danym zakładzie pracy.
Wykaz zgodnie z rozporządzeniem
Niektóre z wykazów czy rejestrów dotyczą warunków, w jakich świadczona jest praca. Przy czym prawo pracy wymaga odnotowania jedynie specyficznych warunków panujących na danym stanowisku, np. warunków szkodliwych lub szczególnie uciążliwych. W praktyce realizacja takiego obowiązku wymaga zapoznania się z odpowiednimi aktami wykonawczymi.
I tak, aktem niezbędnym dla utworzenia rejestru prac w kontakcie z substancjami chemicznymi, ich mieszaninami, czynnikami lub procesami technologicznymi o działaniu rakotwórczym lub mutagennym jest rozporządzenie Ministra Zdrowia w sprawie substancji chemicznych, ich mieszanin, czynników lub procesów technologicznych o działaniu rakotwórczym lub mutagennym w środowisku pracy (Dz. U. z 2012 r. poz. 890). Aby utworzyć wykazy i rejestry podane w tabeli, konieczna jest też znajomość innych rozporządzeń, m.in.:
Pomocnym przy tworzeniu wykazu prac lekkich wykonywanych przez młodocianego jest z kolei rozporządzenie Rady Ministrów w sprawie wykazu prac wzbronionych młodocianym i warunków ich zatrudniania przy niektórych z tych prac (Dz. U. z 2004 r. nr 200, poz. 2047 ze zm.).
| Ewidencje | |||||
| Rodzaj | Podstawa prawna | ||||
|
Ewidencja pracowników wykonujących prace w szczególnych warunkach lub o szczególnym charakterze, za których jest przewidziany obowiązek opłacania składek na FEP |
art. 41 ust. 4 ustawy o emeryturach pomostowych (Dz. U. z 2008 r. nr 237, poz. 1656 ze zm.) |
||||
| Karta ewidencji czasu pracy |
§ 8 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz (…) (Dz. U. z 1996 r. nr 62, poz. 286 ze zm.) |
||||
|
Karta ewidencji przydziału odzieży i obuwia roboczego, środków ochrony indywidualnej oraz wypłaty ekwiwalentu za używanie własnej odzieży i obuwia roboczego oraz ich pranie i konserwację |
|||||
| Ewidencja pracowników młodocianych |
art. 193 Kodeksu pracy (Dz. U. z 1998 r. nr 21, poz. 94 ze zm.) |
||||
| Rejestry | |||||
| Rejestr wypadków przy pracy |
art. 234 § 3 K.p. |
||||
|
Rejestr przypadków stwierdzonych chorób zawodowych i podejrzeń o takie choroby |
art. 235 § 4 K.p. |
||||
| Rejestr czynników szkodliwych dla zdrowia występujących na stanowisku pracy |
art. 227 K.p. i § 18 rozporządzenia Ministra Zdrowia w sprawie badań i pomiarów czynników szkodliwych dla zdrowia w środowisku pracy (Dz. U. z 2011 r. nr 33, poz. 166) |
||||
Rejestr prac wykonywanych:
|
art. 222 § 2, art. 2221 § 2 K.p. |
||||
| Wykazy | |||||
| Wykaz prac lekkich wykonywanych przez młodocianego |
art. 2001 § 3 K.p. |
||||
|
Wykaz prac wykonywanych w warunkach szczególnie uciążliwych lub szkodliwych dla zdrowia oraz prac monotonnych lub wykonywanych w ustalonym z góry tempie |
art. 145 § 2 K.p. |
||||
|
Wykaz prac szczególnie niebezpiecznych albo związanych z dużym wysiłkiem fizycznym lub umysłowym |
art. 1517 § 4 K.p. |
||||
|
Wykaz stanowisk pracy, na których są wykonywane prace w szczególnych warunkach lub o szczególnym charakterze |
art. 41 ust. 4 ustawy o emeryturach pomostowych |
||||
|
Wykaz prac wykonywanych przez co najmniej 2 osoby |
art. 225 § 2 K.p. |
||||
|
Wykaz pracowników odpowiedzialnych za udzielanie pierwszej pomocy oraz zwalczanie pożarów i ewakuację pracowników |
art. 2091 § 1 K.p |
||||
| ||||||||||||
|
||||||||||||
