Czy dokumenty zeskanowane z akt osobowych muszą być opatrzone podpisem kwalifikowanym przed ich eksportem do e-teczki, czy dopiero przy ich wgrywaniu powinno następować ich podpisywanie? Jak udostępniać dokumenty z e-teczki w przypadku kontroli np. Państwowej Inspekcji Pracy?
Od 1 stycznia 2019 r. pracodawcy mogą prowadzić akta osobowe w postaci elektronicznej. Jest to możliwe od początku zatrudnienia w przypadku nowych pracowników albo od ustalonej przez pracodawcę daty, jeśli elektronizacja ma objąć pracowników, dla których wcześniej prowadzono akta w postaci tradycyjnej. Zgodnie z art. 948 § 2 K.p. zmiana postaci dokumentacji pracowniczej z papierowej na elektroniczną następuje przez sporządzenie odwzorowania cyfrowego (skanu) i opatrzenie go kwalifikowanym podpisem elektronicznym lub kwalifikowaną pieczęcią elektroniczną pracodawcy, które służą potwierdzeniu zgodności odwzorowania cyfrowego z dokumentem papierowym. Przepis nie rozstrzyga w jakim momencie taki dokument powinien zostać opatrzony podpisem kwalifikowanym (pieczęcią kwalifikowaną), a więc w praktyce możliwe są dwa rozwiązania:
Najważniejsze jest, aby mieć na uwadze, że podpis kwalifikowany (pieczęć kwalifikowana) potwierdzają zgodność dokumentu elektronicznego z pierwowzorem papierowym. Zatem na tym etapie powinna następować weryfikacja, np. czy skan ma odpowiednią jakość, czy zeskanowano wszystkie strony z dokumentu itp. Podpis kwalifikowany pełni podobną funkcję jak poświadczenie przez pracownika kadr za zgodność z przedłożonym dokumentem w przypadku tradycyjnych akt. W związku z tym, podejmując decyzję w powyższym zakresie należy zastanowić się, na którym etapie taka weryfikacja ma następować i od tego uzależnić moment opatrywania dokumentów podpisem kwalifikowanym.
W przypadku kontroli Państwowej Inspekcji Pracy możliwe jest zażądanie przez inspektora wglądu do e-teczek, na co pracodawca wdrażający takie rozwiązanie powinien być przygotowany posiadając np. dodatkowe stanowisko komputerowe w dziale kadr z opcją udostępnienia e-teczki do wglądu.
| Ważne: Państwowa Inspekcja Pracy ma uprawnienie do kontroli prawidłowości prowadzenia akt osobowych, pod kątem zasad podziału na części, przechowywania odpowiednich dokumentów oraz chronologii dokumentów i te uprawnienia nie ulegają zmianie po przejściu pracodawcy na e-teczkę. |
Prawo do wglądu do akt osobowych ma również pracownik w trakcie trwającego stosunku pracy, a więc takie stanowisko komputerowe może być wykorzystywane do spełnienia obowiązku udostępnienia akt pracownikom, jeśli nie są one dostępne w jakimś portalu pracowniczym.
W przypadku kontroli inspektor pracy może także zażądać kopii poszczególnych dokumentów, które będą stanowiły załączniki do protokołu z kontroli. Wówczas obowiązkiem pracodawcy byłoby udostępnienie tych kopii z systemu kadrowo-płacowego przy spełnieniu wymagań technicznych z rozporządzenia Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z dnia 10 grudnia 2018 r. w sprawie dokumentacji pracowniczej (Dz. U. poz. 2369). W tym zakresie należałoby zastosować przepis § 18 ust. 2 ww. rozporządzenia, a więc kopia może być albo wydrukiem z systemu albo plikiem elektronicznym, z tym że w tym drugim przypadku należy wygenerować również plik XML z metadanymi, spełniający narzucone wymienionym rozporządzeniem wymagania techniczne.
Zwracamy uwagę! Wdrażając e-teczki pracodawcy powinni zwrócić uwagę na wybór oprogramowania służącego do prowadzenia elektronicznej dokumentacji pracowniczej, gdyż od 2019 r. konieczne jest spełnianie przez takie programy wielu wymagań technicznych narzuconych w rozporządzeniu w sprawie dokumentacji pracowniczej. Wymaganiem, którego niestety nie spełnia część systemów jest generowanie plików XML z metadanymi według struktury narzuconej w specyfikacji technicznej, o której mowa w § 13 ust. 4 rozporządzenia w sprawie dokumentacji pracowniczej.
| ||||||||||||
|
||||||||||||
