Forma przechowywania jednostkowych dokumentów w aktach osobowych

1) Prowadzimy dokumentację pracowniczą w postaci papierowej. Chcielibyśmy jednak niektóre pisma kadrowe (chodzi m.in. o wnioski urlopowe) prowadzić wyłącznie w postaci elektronicznej, przy zachowaniu wersji papierowej dla pozostałych dokumentów. Czy taka zmiana postaci pojedynczych dokumentów jest dopuszczalna?

Nie. Pracodawca może przechowywać całość dokumentacji pracowniczej w postaci papierowej lub elektronicznej (art. 94 pkt 9a K.p.), nie oznacza to jednak zupełnej dowolności w zastosowaniu danej postaci.

Dokumentacja pracownicza podzielona jest według jej rodzaju. W aktach osobowych podział ten wyraża się poprzez wprowadzenie czterech części akt, wyodrębnionych tematycznie. Pozostała dokumentacja dzieli się na związaną z ewidencjonowaniem czasu pracy oraz na inne dokumenty. W związku z prowadzeniem wspomnianej dokumentacji pojawiało się niekiedy pytanie, czy można poszczególne części dokumentów (jak też jednostkowe pisma) prowadzić w różnych postaciach, np. część A akt osobowych przechowywać w wersji papierowej, a pozostałe części akt w postaci elektronicznej. Zarówno Kodeks pracy, jak i rozporządzenie Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z dnia 10 grudnia 2018 r. w sprawie dokumentacji pracowniczej (Dz. U. poz. 2369), nie dają odpowiedzi na to pytanie. Kwestia ta była jednak przedmiotem opinii Ministerstwa Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej.

W piśmie z dnia 14 czerwca 2019 r. będącym odpowiedzią na zapytanie naszego Wydawnictwa resort pracy uznał, że poszczególne części dokumentacji pracowniczej (akt osobowych i innej) mogą być tworzone i przechowywane w różnej postaci. Taka dowolność nie jest już jednak możliwa w odniesieniu do pojedynczych dokumentów w danej części (patrz: stanowisko w ramce). Pracodawca prowadząc dokumentację pracowniczą w postaci papierowej, nie może więc zastosować postaci elektronicznej do jednostkowych pism gromadzonych w ramach tej dokumentacji.

2) Około pół roku temu zmieniliśmy postać akt osobowych z elektronicznej na papierową. Jednak ostatnio zorientowaliśmy się, że pojedyncze dokumenty (chodzi o wypowiedzenia zmieniające) pozostały w postaci elektronicznej i są nadal w systemie teleinformatycznym. Czy możemy dołączyć je do akt papierowych w ten sposób, że wydrukujemy je i potwierdzimy za zgodność z oryginałem, a wersję elektroniczną usuniemy?

Dołączenie oświadczeń o wypowiedzeniu zmieniającym wytworzonych w postaci elektronicznej do dokumentacji prowadzonej w postaci papierowej, z jednoczesnym usunięciem wersji elektronicznej tych dokumentów, budzi wątpliwości w kontekście wymogu zachowania formy (a nie postaci) pisemnej oświadczeń o wypowiedzeniu.

Jak wynika z § 11 rozporządzenia z dnia 10 grudnia 2018 r. w sprawie dokumentacji pracowniczej, w przypadku gdy do dokumentacji pracowniczej prowadzonej w postaci elektronicznej ma być dołączony dokument w postaci papierowej, pracodawca albo osoba upoważniona przez pracodawcę sporządza odwzorowanie cyfrowe tego dokumentu, opatruje je kwalifikowanym podpisem elektronicznym albo kwalifikowaną pieczęcią elektroniczną pracodawcy i umieszcza w dokumentacji pracowniczej. Natomiast zmiana postaci dokumentacji pracowniczej z elektronicznej na papierową następuje przez sporządzenie wydruku i opatrzenie go podpisem pracodawcy lub osoby przez niego upoważnionej, potwierdzającym zgodność wydruku z dokumentem elektronicznym (art. 94⁸ § 3 K.p.).

Zdaniem Ministerstwa Rozwoju, Pracy i Technologii, w przypadku zmiany postaci elektronicznej na papierową pracodawca, po sporządzeniu wydruku, nie musi nadal przechowywać dotychczasowej elektronicznej postaci dokumentu. Wspomniany resort stwierdził tak w piśmie udostępnionym naszemu Wydawnictwu w dniu 8 marca 2021 r. Wskazał w nim, że: "(...) W przypadku, gdy pracodawca, który prowadzi np. całość dokumentacji pracowniczej w postaci papierowej, dołączył do niej dokument papierowy wytworzony wskutek zmiany postaci dokumentu elektronicznego na papierową, przepisy nie zobowiązują go do dalszego, równoległego przechowywania tego dokumentu w postaci pierwotnej, tj. elektronicznej".

W odniesieniu do przytoczonego stanowiska należy jednak zasygnalizować pewną wątpliwość. Niektóre dokumenty kadrowe, m.in. wypowiedzenie umowy o pracę lub wypowiedzenie jej warunków, muszą być sporządzone w formie pisemnej. Forma pisemna wymaga sporządzenia danego dokumentu na piśmie z odręcznym podpisem osoby składającej oświadczenie lub w formie elektronicznej z kwalifikowanym podpisem elektronicznym. Jeżeli dokument, co do którego istnieje wymóg formy pisemnej i który został sporządzony w elektronicznej formie pisemnej zostanie wydrukowany, to wydruk ten, naszym zdaniem, nie będzie oryginałem dokumentu w formie pisemnej, a jedynie potwierdzoną za zgodność kopią. To zaś - w przypadku usunięcia przez pracodawcę elektronicznej formy dokumentu - może rodzić ryzyko zarzutu, że nie został on sporządzony w formie pisemnej. Dlatego uważamy, że zasadne jest - w sytuacji przedstawionej w pytaniu - pozostawienie elektronicznej formy oświadczeń o wypowiedzeniu, niezależnie od wydrukowania ich i dołączenia do dokumentacji w postaci papierowej.