Czy w aktach osobowych pracownika można przechowywać PIT-2, oświadczenie o zamieszkiwaniu poza miejscowością zatrudnienia dla celu stosowania podwyższonych kosztów uzyskania przychodów oraz zgodę na przekazywanie wynagrodzenia na rachunek bankowy?
Wszystkie wymienione dokumenty można przechowywać w aktach osobowych pracownika.
Obowiązkiem pracodawcy jest prowadzenie dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akt osobowych pracowników (art. 94 pkt 9a K.p.). Zasadniczą zawartość akt określa rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 28 maja 1996 r. w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika (Dz. U. nr 62, poz. 286 z późn. zm.), dalej rozporządzenie. Wyróżnia ono trzy części akt (A, B i C), klasyfikując składane tam dokumenty według kryterium etapu, na którym zostały zgromadzone (podczas ubiegania się o zatrudnienie, w okresie trwania zatrudnienia oraz w związku z jego ustaniem), a ponadto wymienia dokumenty jedynie częściowo, w ostatnich dwóch przypadkach posługując się sformułowaniem "w tym".
|
Na temat przechowywania dokumentów w aktach osobowych pisaliśmy w UiPP nr 10/2016, str. 48-49, nr 12/2016, str. 43-45. |
Żaden z dokumentów wskazanych w pytaniu Czytelnika nie został w powołanych przepisach wymieniony wprost. Wszystkie natomiast są pozyskiwane w okresie zatrudnienia (po zawarciu umowy), co należy wywodzić ze statusu osoby zobowiązanej do ich przedłożenia. Powyższe wynika z:
W tej sytuacji uznać należy, że wymienione w pytaniu dokumenty podlegają włączeniu do części B akt osobowych. Dodajmy, że w literaturze przedmiotu dominuje pogląd, iż oświadczenia tzw. "podatkowe" (tu PIT-2 i o stosowaniu podwyższonych kosztów) można też przechowywać w wyodrębnionym do tego celu zbiorze dokumentów.
| ||||||||||||
|
||||||||||||
