Terminal płatniczy i inne obowiązki przedsiębiorcy prowadzącego gabinet kosmetyczny

Rozpoczynam działalność gospodarczą, w ramach której będę świadczyła usługi z zakresu kosmetologii, w tym m.in. depilację laserową oraz makijaż permanentny.

1) Czy muszę dokonać zgłoszenia do BDO?

TAK, zapewne będzie zachodzić taka konieczność. Katalog podmiotów zobowiązanych do uzyskania wpisu w rejestrze BDO znajduje się w art. 50 ust. 1 oraz art. 51 ust. 1 ustawy o odpadach (Dz. U. z 2023 r. poz. 1587 ze zm.). Obowiązek ten mają przedsiębiorcy, którzy:

• wytwarzają odpady oraz prowadzą ewidencję tych odpadów,
• wprowadzają na terytorium kraju produkty w opakowaniach, opony, oleje smarowe, pojazdy, baterie lub akumulatory, sprzęt elektryczny i elektroniczny,
• produkują lub importują opakowania albo kupują je w ramach transakcji wewnątrzwspólnotowych (od firm unijnych).

Zgłoszenia należy dokonać poprzez złożenie formularza rejestrowego, który znajduje się pod adresem: www.bdo.mos.gov.pl. Warto złożyć go co najmniej na miesiąc przed rozpoczęciem świadczenia usług, bowiem marszałek województwa na wpisanie przedsiębiorcy do rejestru BDO ma 30 dni od złożenia poprawnego i kompletnego wniosku.

2) Czy w gabinecie muszę udostępnić klientom terminal płatniczy?

Zgodnie z obowiązującymi przepisami podmiot, który zajmuje się świadczeniem usług (w tym kosmetycznych), ma obowiązek zapewnić usługobiorcom możliwość dokonywania zapłaty w każdym miejscu, w którym działalność gospodarcza jest faktycznie wykonywana, w szczególności w lokalu, poza lokalem przedsiębiorstwa lub w pojeździe wykorzystywanym do świadczenia usług transportu pasażerskiego, przy użyciu instrumentu płatniczego. Nie dotyczy to tych przedsiębiorców, którzy nie są zobowiązani do prowadzenia ewidencji sprzedaży przy zastosowaniu kas rejestrujących.

Z tym że wskazany obowiązek nie powoduje automatycznie konieczności instalacji terminala płatniczego. Bowiem mowa jest o użyciu instrumentu płatniczego. Pod pojęciem tym należy traktować zindywidualizowane urządzenie lub zbiór procedur uzgodniony przez użytkownika i dostawcę, wykorzystywane przez użytkownika do złożenia zlecenia płatniczego. Bezgotówkowe instrumenty płatnicze służą do zapłaty za określoną transakcję płatniczą za pomocą rachunku bankowego. W praktyce transakcje bezgotówkowe to rozliczenia finansowe dokonywane pieniędzmi w formie znaków cyfrowych, czyli bez użycia gotówki. Płatność bezgotówkowa polega na elektronicznym transferze środków pieniężnych pomiędzy dwoma kontami bankowymi. Istnieją różne możliwości dokonania zapłaty bezgotówkowej, np. poprzez:

• płatność plastikową kartą płatniczą - pozwala dokonywać płatności zbliżeniowych lub takich, przy których należy podać kod PIN (do przyjęcia takiej płatności konieczny jest terminal),
• płatność online kartą płatniczą - umożliwia dokonanie płatności przez wpisanie 16-cyfrowego numeru karty płatniczej i 3-cyfrowego kodu z odwrotu karty,
• płatność blik - pozwala dokonywać płatności za pomocą aplikacji mobilnej banku (aplikacji na telefon) i generowanego w niej krótkoterminowego 6-cyfrowego kodu,
• internetowe zlecenie przelewu bankowego (przelew na rachunek) - płatność jest dokonywana za pomocą rachunku bankowego poprzez wydanie do banku dyspozycji przekazania określonej kwoty pieniężnej na inny (wskazany) rachunek bankowy.

Oznacza to, że instalacja terminala jest tylko jedną z możliwych form przyjmowania płatności. Jeżeli Czytelniczka nie zdecyduje się na tę formę, to musi umożliwić inny sposób dokonywania płatności bezgotówkowej.

3) Czy jest możliwość uzyskania wsparcia na nabycie i instalację terminala płatniczego?

TAK. Istnieje możliwość uzyskania bezpłatnego dostępu do użytkowania terminala. Ofertę taką przygotowano w ramach akcji "zyskaj więcej" Fundacji Polska Bezgotówkowa. Właściciele małych firm, którzy jeszcze nie wdrożyli w swoich punktach płatności bezgotówkowych, mogą otrzymać terminal płatniczy, terminal w telefonie lub bramkę płatniczą do sklepu online z Programu Polska Bezgotówkowa.

Z oferty tej może skorzystać przedsiębiorca, który w ciągu ostatnich 12 miesięcy nie posiadał terminala płatniczego (nie miał zawartej umowy z agentem rozliczeniowym). Wystarczy, aby podpisał umowę z wybranym przez siebie dostawcą terminala płatniczego biorącym udział w Programie. Dofinansowanie z Programu obejmuje 12 miesięcy korzystania z terminala płatniczego i transakcje do wartości 100.000 zł na terminal. Jeżeli w tym okresie wysokość transakcji przekroczy limit, dofinansowanie zostanie zakończone, a przedsiębiorcy zostaną naliczone opłaty zgodnie z umową z agentem rozliczeniowym.

Wnioski o udział w programie można składać do 3 sierpnia 2025 r.

4) Czy muszę dokonać rejestracji jako podatnik VAT czynny?

Jak stanowi art. 113 ust. 1 ustawy o VAT (Dz. U. z 2025 r. poz. 775), ze zwolnienia podmiotowego z VAT mogą korzystać podatnicy posiadający siedzibę działalności gospodarczej na terytorium kraju, u których wartość sprzedaży, z wyłączeniem podatku nie przekroczyła łącznie w poprzednim ani bieżącym roku podatkowym kwoty 200.000 zł. Zwolnienie to przysługuje także podatnikom rozpoczynającym w trakcie roku podatkowego wykonywanie czynności opodatkowanych VAT, jeżeli przewidywana i faktyczna wartość sprzedaży - w proporcji do okresu prowadzonej działalności gospodarczej w roku podatkowym - nie przekroczy powyższej kwoty.

Do wartości tej sprzedaży nie wlicza się:

1) wewnątrzwspólnotowej sprzedaży towarów na odległość, która nie podlega opodatkowaniu podatkiem na terytorium kraju,

2) sprzedaży na odległość towarów importowanych, która nie podlega opodatkowaniu podatkiem na terytorium kraju,

3) odpłatnej dostawy towarów i odpłatnego świadczenia usług, zwolnionych od podatku na podstawie art. 43 ust. 1 lub przepisów wydanych na podstawie art. 82 ust. 3, z wyjątkiem:

a) transakcji związanych z nieruchomościami,

b) usług, o których mowa w art. 43 ust. 1 pkt 7, pkt 12 i pkt 38-41,

c) usług ubezpieczeniowych i reasekuracyjnych

- jeżeli czynności te nie mają charakteru transakcji pomocniczych,

4) odpłatnej dostawy towarów, które na podstawie przepisów o podatku dochodowym są zaliczane przez podatnika do środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych podlegających amortyzacji.

Z tego zwolnienia nie mogą korzystać podatnicy świadczący usługi wymienione art. 113 ust. 13 ustawy o VAT, czyli:

a) prawnicze,

b) w zakresie doradztwa, z wyjątkiem doradztwa rolniczego związanego z uprawą i hodowlą roślin oraz chowem i hodowlą zwierząt, a także związanego ze sporządzaniem planu zagospodarowania i modernizacji gospodarstwa rolnego,

c) jubilerskie,

d) ściągania długów, w tym factoringu.

Jak wynika z pytania, przedmiotem działalności Czytelniczki będzie świadczenie usług kosmetycznych i makijażu permanentnego. Czynności te nie są wymienione w art. 113 ust. 13 ustawy o VAT, co oznacza, że może ona korzystać ze zwolnienia podmiotowego z VAT do momentu przekroczenia proporcjonalnie w 2025 r. kwoty 200.000 zł. Aby wyliczyć wysokość kwoty, która powoduje utratę prawa do podmiotowego zwolnienia z VAT, w sytuacji gdy podatnik rozpoczyna działalność w trakcie roku podatkowego, należy zastosować następujący wzór:

Należy podkreślić, że limit uprawniający do korzystania z podmiotowego zwolnienia z VAT w przypadku podatników rozpoczynających w trakcie roku podatkowego działalność gospodarczą liczy się od daty rozpoczęcia tej działalności, a nie od dnia, w którym miała miejsce pierwsza czynność opodatkowana VAT. Oznacza to, że podatnikom rozpoczynającym działalność w trakcie roku przysługuje limit niższy niż 200.000 zł, a jego wysokość zależy od tego, w którym dniu w trakcie roku rozpoczęli działalność gospodarczą

Ponadto warto dodać, że w art. 109 ust. 1 ustawy o VAT na podatników, u których sprzedaż jest zwolniona ze względu na jej wielkość, nałożono obowiązek prowadzenia ewidencji sprzedaży za dany dzień, nie później jednak niż przed dokonaniem sprzedaży w dniu następnym. Ewidencję tę podatnik musi prowadzić, aby móc ustalić moment, w którym wartość sprzedaży przekroczy kwotę uprawniającą go do korzystania ze zwolnienia z VAT. Jeżeli podatnik ten nie będzie prowadził ewidencji sprzedaży zgodnie z nałożonym obowiązkiem bądź też będzie prowadził ją w sposób nierzetelny, a na podstawie dokumentacji nie jest możliwe ustalenie wartości sprzedaży, organ podatkowy określi, w drodze oszacowania, wartość sprzedaży opodatkowanej i ustali od niej kwotę należnego podatku. Jeżeli nie można określić przedmiotu opodatkowania, kwotę podatku ustala się przy zastosowaniu podstawowej stawki VAT.

5) Czy w przypadku świadczenia tych usług muszę zainstalować kasę fiskalną?

Co do zasady, podatnicy dokonujący sprzedaży na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej oraz rolników ryczałtowych są obowiązani prowadzić ewidencję sprzedaży przy zastosowaniu kas rejestrujących. Jednakże na podstawie rozporządzenia w sprawie zwolnień z obowiązku prowadzenia ewidencji sprzedaży przy zastosowaniu kas rejestrujących (Dz. U. z 2024 r. poz. 1902) Minister Finansów określił zasady korzystania ze zwolnień z obowiązku ewidencjonowania sprzedaży w kasie fiskalnej. Z przepisu § 3 ust. 1 pkt 2 tego rozporządzenia wynika, iż podatnicy rozpoczynający po dniu 31 grudnia 2024 r. dostawę towarów lub świadczenie usług na rzecz osób prywatnych lub rolników są zwolnieni z ewidencjonowania w danym roku podatkowym, jeżeli przewidywana przez nich wartość sprzedaży z tego tytułu nie przekroczy, w proporcji do okresu wykonywania tych czynności, kwoty 20.000 zł.

Przy czym w rozporządzeniu tym Minister Finansów wskazał także podatników, którzy ze zwolnień z kas nie mogą korzystać. I tak z § 4 ust. 1 pkt 2 lit. j) omawianego rozporządzenia wynika, że zwolnień, o których mowa w § 2 i § 3, nie stosuje się w przypadku świadczenia usług fryzjerskich, kosmetycznych i kosmetologicznych.

Zatem rozpoczęcie przez Czytelniczkę świadczenia usług kosmetycznych spowoduje konieczność zainstalowania kasy rejestrującej od pierwszego dnia ich sprzedaży.

Sposób ewidencjonowania sprzedaży w kasie fiskalnej przez podatnika zwolnionego podmiotowo z podatku VAT został określony w § 6 ust. 1 pkt 5 lit. e) rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie kas rejestrujących (Dz. U. z 2025 r. poz. 845). Zgodnie z tym przepisem, literze "E" przypisane jest zwolnienie od podatku. Oznacza to, iż bez względu na to, jaką stawką VAT opodatkowany jest dany towar (czy usługa), sprzedaż taka rejestrowana jest jako zwolniona ("zw").