Na co płatnik świadczeń chorobowych powinien zwrócić uwagę na przełomie roku?

Zbliża się koniec 2024 r. To odpowiedni moment, aby płatnik składek zwrócił uwagę na kwestie istotne przy ustalaniu prawa do świadczeń chorobowych i ich wysokości na przełomie roku. Chodzi tu w głównej mierze o zagadnienia dotyczące podmiotu uprawnionego do wypłaty zasiłków, prawa do danego świadczenia po wykorzystaniu jego limitu w 2024 r. oraz ustawowej podwyżki świadczenia w związku ze zmianą gwarantowanej podstawy wymiaru zasiłku.

Ustalenie płatnika zasiłków

W koszyku świadczeń tzw. krótkoterminowych znajdują się:

• zasiłek chorobowy,
• świadczenie rehabilitacyjne i
• zasiłek wyrównawczy

z ubezpieczenia chorobowego i wypadkowego oraz

• zasiłek opiekuńczy i
• zasiłek macierzyński

z ubezpieczenia chorobowego.

Prawo do tych świadczeń i ich wysokość ustalają oraz świadczenia te wypłacają:

• płatnicy składek na ubezpieczenie chorobowe (np. pracodawcy), którzy zgłaszają do ubezpieczenia chorobowego powyżej 20 osób - swoim ubezpieczonym za okres pozostawania w ubezpieczeniu lub
• ZUS - osobom uprawnionym do zasiłków za okres po ustaniu ubezpieczenia, a także ubezpieczonym:
• których płatnicy składek zgłaszają do ubezpieczenia chorobowego nie więcej niż 20 ubezpieczonych,
• prowadzącym pozarolniczą działalność i osobom z nimi współpracującym,
• będącym duchownymi,
• podlegającym ubezpieczeniu chorobowemu w Polsce z tytułu zatrudnienia u pracodawcy zagranicznego.

Przy czym:

• uprawnienia do wypłaty ww. świadczeń ustala się na dany rok kalendarzowy w oparciu o liczbę ubezpieczonych według stanu na dzień 30 listopada poprzedniego roku kalendarzowego lub - w przypadku gdy płatnik składek na ten dzień nie zgłaszał nikogo do ubezpieczenia chorobowego - na pierwszy miesiąc, w którym dokonał takiego zgłoszenia, jednak
• ZUS kontynuuje po dniu 31 grudnia podjętą wcześniej wypłatę zasiłku, nawet jeżeli od dnia 1 stycznia to płatnik składek jest zobowiązany do wypłaty zasiłków.

Stanowią o tym art. 61 ustawy o świadczeniach pieniężnych z ubezpieczenia społecznego w razie choroby i macierzyństwa (Dz. U. z 2023 r. poz. 2780), zwanej ustawą zasiłkową, oraz art. 7 i art. 10 ustawy o ubezpieczeniu społecznym z tytułu wypadków przy pracy i chorób zawodowych (Dz. U. z 2022 r. poz. 2189), zwanej ustawą wypadkową.

Płatnik składek (pracodawca i/lub zleceniodawca), niezależnie od tego, czy jest płatnikiem zasiłków dla swoich ubezpieczonych (pracowników i/lub zleceniobiorców) w 2024 r., musi zatem ustalić, kto będzie płatnikiem zasiłków dla jego ubezpieczonych w 2025 r. Może się bowiem okazać, że w związku ze zmniejszeniem stanu ubezpieczonych na dzień 30 listopada 2024 r. w stosunku do 30 listopada 2023 r. z powyżej 20 osób na nie więcej niż 20 osób nie będzie mógł kontynuować wypłaty świadczeń z ubezpieczenia chorobowego i wypadkowego za okres przypadający po dniu 31 grudnia 2024 r. I odwrotnie, wzrost stanu ubezpieczonych z nie więcej niż 20 osób do powyżej 20 osób skutkuje nabyciem przez płatnika składek uprawnień do wypłaty ww. świadczeń odpowiednio:

• od 1 stycznia 2025 r. lub
• po przerwie w niezdolności do pracy lub zmianie rodzaju należnego świadczenia - gdy ZUS będzie kontynuował podjętą przed 1 stycznia 2025 r. wypłatę świadczenia.

Nowe obowiązki

Jeśli płatnik składek nabędzie uprawnienia do wypłaty zasiłków, zobowiązany będzie do:

• ustalenia prawa do danego świadczenia oraz jego wysokości, m.in. w oparciu o stan faktyczny w zakresie ubezpieczenia danej osoby, informacje zawarte na profilu informacyjnym płatnika składek, dokumenty przedłożone przez ubezpieczonego, potwierdzające prawo do świadczenia, oraz
• dokonania wypłaty należnego świadczenia.

Warto jednak pamiętać, iż za sprawą art. 63 ust. 2 ustawy zasiłkowej, w razie wątpliwości w ww. zakresie płatnik składek z wnioskiem o ustalenie uprawnień do zasiłku przysługującego ubezpieczonemu oraz jego wysokości może wystąpić do ZUS.

Natomiast w przypadku utraty uprawnień do wypłaty zasiłków, za okres od 1 stycznia 2025 r. prawo do świadczeń z ubezpieczenia chorobowego i wypadkowego oraz ich wysokość będzie ustalał sam organ rentowy. W tym celu płatnik składek jest zobowiązany do przedłożenia temu organowi zaświadczenia płatnika składek, zawierającego niezbędne dane i informacje, sporządzonego najlepiej na formularzach:

• Z-3 - dla pracownika lub
• Z-3a - dla zleceniobiorcy,

załączając inne wymagane dokumenty, określone w rozporządzeniu MRPiPS w sprawie zakresu informacji o okolicznościach mających wpływ na prawo do zasiłków... (Dz. U. z 2017 r. poz. 87 ze zm.).

Powinien to zrobić niezwłocznie, przy czym nie później niż w terminie 7 dni od dnia ich otrzymania (art. 61b ust. 5 ustawy zasiłkowej).

Wynagrodzenie czy zasiłek chorobowy

Kolejną kwestią, na którą musi zwrócić uwagę płatnik składek na przełomie roku kalendarzowego, jest rodzaj świadczenia należnego od 1 stycznia pracownikom niezdolnym do pracy, pamiętając, iż:

• za pierwsze w danym roku kalendarzowym dni niezdolności do pracy z powodu choroby lub odosobnienia w związku z chorobą zakaźną pracownik, za sprawą art. 92 Kodeksu pracy (Dz. U. z 2023 r. poz. 1465 ze zm.), zachowuje prawo do co najmniej 80% wynagrodzenia,
• liczba dni tego tzw. wynagrodzenia chorobowego jest zróżnicowana w zależności od wieku pracownika, a tym samym może w kolejnym roku zmniejszyć się z dotychczasowych 33 do 14 dni,
• pracownikowi przysługuje zasiłek chorobowy z ubezpieczenia chorobowego za czas niezdolności do pracy, trwającej łącznie dłużej niż przewidziany dla niego limit dni wynagrodzenia chorobowego,
• płatnikiem wynagrodzenia chorobowego jest wyłącznie pracodawca, który finansuje je z własnych środków, niezależnie od tego czy jest płatnikiem zasiłków dla swoich ubezpieczonych.

Co ważne, przy niezdolności do pracy na przełomie roku kalendarzowego rodzaj świadczenia należnego od 1 stycznia nowego roku uzależniony jest od rodzaju świadczenia przysługującego w dniu 31 grudnia minionego roku. Więcej na ten temat napiszemy w GP nr 98 z 2024 r., na str. 15.

Zasiłek opiekuńczy

Limit dni należnego w danym roku kalendarzowym świadczenia przewidziano także dla zasiłku opiekuńczego, o którym mowa w art. 32 ustawy zasiłkowej. Został on zróżnicowany w zależności od tego, nad kim sprawowana jest opieka, ale obowiązuje niezależnie od liczby osób uprawnionych do zasiłku opiekuńczego oraz bez względu na liczbę dzieci i innych członków rodziny wymagających opieki (patrz Tabela 1).

Przy czym do limitu 60 dni, 30 dni lub 14 dni w roku kalendarzowym nie wlicza się okresów:

• wypłaty:
• tzw. zasiłku opiekuńczego w dodatkowym wymiarze, o którym mowa w art. 32a ustawy zasiłkowej oraz
• dodatkowego zasiłku opiekuńczego, przyznawanego na zasadach określonych w art. 5e ustawy o szczególnych rozwiązaniach związanych z usuwaniem skutków powodzi (Dz. U. z 2024 r. poz. 654 ze zm.),
• zwolnienia z zajęć służbowych z powodu sprawowania osobistej opieki przez drugiego z rodziców, będącego funkcjonariuszem służb mundurowych, za które otrzymuje uposażenie (tak wynika z komentarza ZUS do ustawy zasiłkowej, dostępnego na stronie internetowej www.zus.pl).

Niezależnie od tego, czy na dzień 31 grudnia mijającego roku ubezpieczony ma prawo do zasiłku opiekuńczego, od 1 stycznia kolejnego roku przysługuje mu to świadczenie w pełnym, nowym wymiarze przewidzianym w danej okoliczności (patrz Tabela 2).

Ustawowa podwyżka podstawy zasiłku

Płatnicy składek zatrudniający pracowników muszą pamiętać, iż w konsekwencji wzrostu minimalnego wynagrodzenia zmienia się również najniższa podstawa wymiaru świadczeń chorobowych, która za sprawą art. 45 ustawy zasiłkowej:

• z tytułu pracy w pełnym wymiarze czasu pracy nie może być niższa od kwoty minimalnego wynagrodzenia za pracę, po odliczeniu kwoty odpowiadającej 13,71% tego wynagrodzenia,
• dla pracowników niepełnoetatych ustalana jest w oparciu o minimalne wynagrodzenie proporcjonalne do wymiaru czasu świadczonej pracy (patrz Tabela 3),
• nie została przewidziana dla ubezpieczonych będących pracownikami, do których wynagrodzenia nie mają zastosowania przepisy ustawy o minimalnym wynagrodzeniu za pracę (np. pracowników młodocianych zatrudnionych w ramach przyuczenia do wykonywania zawodu).

W razie gdy faktyczna podstawa wymiaru świadczenia należna pracownikowi, ustalona, co do zasady, w oparciu o wypłacone mu wynagrodzenie za okres 12 lub pełnych miesięcy zatrudnienia poprzedzających powstanie niezdolności do pracy/prawa do świadczenia, jest niższa od gwarantowanej jej wysokości, z dniem 1 stycznia 2025 r. z urzędu ulega zwiększeniu:

• ponownie - jeśli już wcześniej była podwyższana do kwoty najniższej podstawy zasiłku obowiązującej w II półroczu 2024 r., lub
• po raz pierwszy - gdy prawo do świadczenia powstanie po 31 grudnia 2024 r. albo wcześniej faktyczna podstawa świadczenia przewyższa gwarantowaną jej wysokość.

Przy ustalaniu gwarantowanej podstawy wymiaru zasiłku istotny jest okres należnego świadczenia, a nie data jego wypłaty.

Inne zagadnienia

Przełom roku kalendarzowego nie ma natomiast znaczenia przy ustalaniu m.in.:

• okresu wyczekiwania na zasiłek chorobowy,
• okresu zasiłkowego,
• okresu należnego zasiłku macierzyńskiego,
• faktycznej podstawy wymiaru zasiłku,
• prawa do zasiłku opiekuńczego w dodatkowym wymiarze oraz dodatkowego zasiłku opiekuńczego (w związku z powodzią).