Funkcjonowanie jednego okienka w KRS od początku 2025 r.

Z dniem 1 stycznia 2025 r. komunikacja na linii sąd rejestrowy - urzędy została rozszerzona w związku z wdrożeniem e-Doręczeń. Przy tym w dalszym ciągu dane podmiotu wpisane do KRS to jego dane podstawowe. Przekazywane są one z KRS do urzędowych rejestrów. Poza tym administracja skarbowa, GUS i ZUS, oprócz danych z KRS, gromadzą także dane uzupełniające o podmiocie z KRS. Informowanie o nich jest obowiązkiem tego podmiotu. W tym celu należy jedynie złożyć w urzędzie skarbowym zgłoszenie NIP-8.

Dane podstawowe i uzupełniające

Dane podmiotów wpisane do KRS stanowią ich dane podstawowe. Przekazywane są one z KRS do urzędowych rejestrów, a dokładnie - dane objęte treścią wpisu do KRS, w tym m.in. rejestru przedsiębiorców - są przekazywane za pośrednictwem systemu teleinformatycznego do Centralnego Rejestru Podmiotów - Krajowej Ewidencji Podatników (CRP KEP) i rejestru REGON. Natomiast do ZUS (Centralnego Rejestru Płatników Składek) dane podstawowe trafiają z CRP KEP.

Poza tym administracja skarbowa, GUS i ZUS, oprócz danych z KRS, gromadzą dane uzupełniające o podmiocie wpisanym do KRS. Są to m.in. (w nawiasie wskazano urząd, który uzyskuje daną informację):

• skrócona nazwa - firma (CRP KEP, ZUS),
• wykaz rachunków bankowych/rachunków w SKOK, z wyjątkiem rachunku VAT (CRP KEP, ZUS),
• adresy miejsc prowadzenia działalności (CRP KEP),
• dane kontaktowe (do CRP KEP, do GUS: numer telefonu i faksu, adres poczty elektronicznej oraz strony internetowej, o ile podmiot takie posiada).

Konieczność złożenia NIP-8

Informowanie o danych uzupełniających i ich aktualizowanie jest obowiązkiem podmiotów z KRS. W tym celu należy przekazać do urzędu skarbowego NIP-8 (odpowiednio jako zgłoszenie identyfikacyjne albo aktualizacyjne) w formie papierowej lub elektronicznej. Zgłoszenie przesyłane przez internet podpisuje uprawniona osoba kwalifikowanym podpisem elektronicznym (musi ona legitymować się pełnomocnictwem UPL-1).

NIP-8 jako zgłoszenie identyfikacyjne należy przekazać w terminie 21 dni od dnia dokonania wpisu podmiotu do KRS. Stanowi tak art. 5 ust. 2c ustawy o zasadach ewidencji i identyfikacji podatników i płatników (Dz. U. z 2024 r. poz. 375 ze zm.). Przy tym krótszy termin wskazuje ZUS na swojej stronie internetowej (www.zus.pl/firmy/zgloszenie-platnika/firmy/zgloszenie-spolki-krs-). Według ZUS sporządzi on za podmiot dokumenty zgłoszeniowe pod warunkiem m.in., że wniosek NIP-8 zostanie zgłoszony w urzędzie skarbowym w terminie do 7 dni od daty rejestracji w KRS.

W praktyce zatem np. spółka handlowa będąca płatnikiem składek ZUS powinna złożyć NIP-8 jako zgłoszenie identyfikacyjne w terminie 7 dni od dnia rejestracji w KRS.

Zgłoszenie zmian u przedsiębiorcy z KRS

Jeśli dane podmiotu z KRS uległy zmianie, wówczas należy ustalić, czy modyfikacje dotyczą:

• tylko danych podlegających wpisowi do KRS (np. danych o sposobie reprezentacji spółki),
• tylko danych uzupełniających przekazywanych urzędom (np. zmiana rachunku bankowego),
• zarówno danych w KRS, jak i uzupełniających (np. adresu spółki i zarazem np. adresu prowadzenia działalności).

W pierwszym przypadku wystarczy złożyć stosowny wniosek w sądzie rejestrowym. Gdy zmiany dotyczą wyłącznie danych z KRS (podstawowych), wówczas funkcjonujące podmioty nie mają obowiązku aktualizowania swoich danych w urzędach. Wynika to z tego, że sąd, otrzymując wniosek o wpis (wolny od braków), dokonuje stosownego wpisu m.in. do rejestru przedsiębiorców KRS. Dane objęte treścią wpisu do KRS są przekazywane do urzędowych rejestrów na zasadach wcześniej wskazanych.

W drugim przypadku, tj. w razie modyfikacji danych uzupełniających (niezależnie od tego, czy chodzi o informacje dla urzędu skarbowego, statystycznego czy ZUS), trzeba o nich poinformować właściwego naczelnika urzędu skarbowego. Uczynić to należy, składając zgłoszenie w zakresie danych uzupełniających na druku NIP-8. Otrzymane dane uzupełniające z CRP KEP są przekazywane do rejestru REGON i Centralnego Rejestru Płatników Składek.

Zgłoszenie aktualizacyjne NIP-8 powinno być złożone w terminie 7 dni od dnia, w którym nastąpiła zmiana danych (art. 9 ust. 1 ustawy o zasadach ewidencji i identyfikacji podatników i płatników). Trzeba wskazać, że ze złożeniem NIP-8, co do zasady, nie należy czekać na wpis do KRS, chyba że wpis ten jest konieczny do zaistnienia zmiany (np. w związku z wprowadzeniem do umowy spółki z o.o. postanowienia w zakresie skróconej nazwy spółki).

e-Doręczenia a KRS

Od 1 stycznia 2025 r. obowiązek korzystania z e-Doręczeń został nałożony na większość podmiotów publicznych oraz określone podmioty niepubliczne, w tym m.in. na przedsiębiorców z KRS. Kwestie te reguluje ustawa o doręczeniach elektronicznych (Dz. U. z 2024 r. poz. 1045 ze zm.), zwana dalej ustawą.

Spośród podmiotów z KRS ustawa o doręczeniach elektronicznych precyzuje, że obowiązek korzystania z e-Doręczeń obciąża podmioty niepubliczne wpisane do rejestru przedsiębiorców. Poza nim w skład Krajowego Rejestru Sądowego wchodzi także rejestr stowarzyszeń, innych organizacji społecznych i zawodowych, fundacji oraz samodzielnych publicznych zakładów opieki zdrowotnej. Jeśli podmiot wpisany do rejestru stowarzyszeń, innych organizacji (...) podejmuje działalność gospodarczą, podlega obowiązkowi wpisu także do rejestru przedsiębiorców. Wynika tak z art. 50 ustawy o KRS (Dz. U. z 2024 r. poz. 979). Regulacje te oznaczają, że podmioty wpisane wyłącznie do rejestru stowarzyszeń, innych organizacji (...) KRS nie muszą korzystać z e-Doręczeń. Mogą się na to dobrowolnie zdecydować. Natomiast podmioty wpisane do wspomnianego rejestru i jednocześnie rejestru przedsiębiorców KRS muszą wdrożyć e-Doręczenia.

Poza tym trzeba zwrócić uwagę, że podmioty z rejestru przedsiębiorców KRS w rozumieniu omawianej ustawy są, co do zasady, podmiotami niepublicznymi. Wyjątek od tej reguły dotyczy podmiotów, które spełniają kryteria z art. 2 pkt 6 lit. c) ustawy. Podmiotem publicznym w świetle definicji z tej regulacji mogą być w szczególności spółki z większościowym udziałem Skarbu Państwa czy jednostek samorządu terytorialnego. Więcej na ten temat pisaliśmy w GP nr 9 z 2025 r., na str. 17.

Z opisanymi zasadami korespondują przepisy ustawy o Krajowym Rejestrze Sądowym, które zaczęły obowiązywać z dniem 1 stycznia 2025 r. w związku z wdrożeniem e-Doręczeń.

Dodatkowe dane przy wnioskach do KRS

Z dniem 1 stycznia 2025 r. wszedł w życie nowy art. 19f ustawy o KRS. Zgodnie z jego ust. 1, składając on-line wniosek o wpis do rejestru przedsiębiorców, wnioskodawca w zależności od tego, czy ma już adres do e-Doręczeń, musi wskazać dane niezbędne do:

• utworzenia adresu do e-Doręczeń (gdy nie ma jeszcze takiego adresu i chce, by był powiązany z publiczną usługą rejestrowanego doręczenia elektronicznego), tj.:
• adres do korespondencji;
• imię i nazwisko administratora skrzynki doręczeń, jego adres poczty elektronicznej oraz numer PESEL, a jeżeli nie został nadany - wówczas niepowtarzalny identyfikator nadany przez państwo członkowskie Unii Europejskiej dla celów transgranicznej identyfikacji,
• wpisu adresu do e-Doręczeń powiązanego z kwalifikowaną usługą rejestrowanego doręczenia elektronicznego do bazy adresów elektronicznych (w skrócie BAE, gdy ma już adres do e-Doręczeń i jest on powiązany z kwalifikowaną usługą RDE), tj.:
• adres do korespondencji,
• adres do e-Doręczeń,
• oznaczenie dostawcy kwalifikowanej usługi RDE.

Natomiast gdy podmiot składający wniosek o wpis do rejestru przedsiębiorców posiada adres do e-Doręczeń i jest on wpisany do BAE oraz dane wskazane wcześniej są aktualne, nie musi ponownie ich podawać. W takim przypadku wnioskodawca składa za pośrednictwem systemu teleinformatycznego oświadczenie o posiadaniu adresu do e-Doręczeń wpisanego do BAE i aktualności danych zamieszczonych w BAE (art. 19f ust. 2 ustawy o KRS).

Przytoczone zasady mogą mieć zastosowanie także do podmiotów składających wniosek o wpis czy wpisanych wyłącznie do rejestru stowarzyszeń, innych organizacji społecznych i zawodowych, fundacji oraz samodzielnych publicznych zakładów opieki zdrowotnej w sytuacji, gdy taki podmiot dobrowolnie zdecyduje się korzystać z e-Doręczeń.

Wskazane dane związane z e-Doręczeniami są przekazywane do ministra właściwego ds. informatyzacji za pośrednictwem systemu teleinformatycznego po dokonaniu wpisu w KRS (art. 19f ust. 3 ustawy o KRS). Art. 16 ust. 1 pkt 1 ustawy o doręczeniach elektronicznych precyzuje, że minister ds. informatyzacji otrzymuje następujące dane z KRS:

• nazwę lub firmę, pod którą podmiot działa,
• numer REGON, jeśli został nadany oraz NIP, jeżeli został nadany, lub informację o jego unieważnieniu lub uchyleniu,
• numer KRS, oznaczenie formy prawnej,
• siedzibę i adres, adres do korespondencji,
• imię i nazwisko administratora skrzynki doręczeń, jego adres poczty elektronicznej oraz numer PESEL, a jeżeli nie został nadany - wówczas niepowtarzalny identyfikator nadany przez państwo członkowskie UE dla celów transgranicznej identyfikacji.

Przytoczone zasady stosuje się także do aktualizacji danych związanych z e-Doręczeniami (art. 19f ust. 3 ustawy o KRS).

Także po dokonaniu zmiany danych podmiotu lub jego wykreślenia z KRS, dane objęte treścią wpisu zostaną przekazane w ramach jednego okienka do ministra właściwego ds. informatyzacji w celu dokonania aktualizacji danych (art. 20 ust. 1c ustawy o KRS).

Co ważne, po wpisaniu adresu do e-Doręczeń do bazy adresów elektronicznych dane o nim z tej bazy zostaną przekazane do KRS, a wpis w przedmiocie adresu do e-Doręczeń polega już tylko na jego automatycznym zamieszczeniu w KRS. Wpis ten nie podlega opłacie sądowej i ogłoszeniu w Monitorze Sądowym i Gospodarczym (art. 20 ust. 1aa i ust. 1d ustawy o KRS).