List polecony z urzędu przez internet to główny cel e-Doręczeń. Aby go osiągnąć, nadawca i odbiorca muszą mieć adres do e-Doręczeń. Obowiązek posiadania takiego adresu od 1 stycznia 2025 r. ustawodawca nałożył na większość podmiotów publicznych i część podmiotów niepublicznych, w tym na nowo powstających przedsiębiorców podlegających wpisowi do KRS. Podmioty niepubliczne z rejestru przedsiębiorców z KRS wpisane do tego rejestru przed dniem 1 stycznia 2025 r. mają jeszcze niecałe 3 miesiące na uzyskanie adresu do e-Doręczeń.
Od 1 stycznia 2025 r. obowiązek korzystania z e-Doręczeń został nałożony na podmioty publiczne oraz określone podmioty niepubliczne, tj. na przedsiębiorców z KRS i CEIDG oraz przedstawicieli określonych zawodów zaufania publicznego. Kwestie te reguluje ustawa o doręczeniach elektronicznych (Dz. U. z 2024 r. poz. 1045 ze zm.), zwana dalej ustawą. Z dniem 1 stycznia 2025 r. została ona znowelizowana ustawą z dnia 21 listopada 2024 r. (Dz. U. poz. 1841). Pisaliśmy o tym m.in. w GP nr 101 z 2024 r., na str. 14.
Spośród podmiotów z KRS ustawa o doręczeniach elektronicznych precyzuje, że obowiązek korzystania z e-Doręczeń obciąża podmioty niepubliczne wpisane do rejestru przedsiębiorców. Poza nim w skład Krajowego Rejestru Sądowego wchodzi także rejestr stowarzyszeń, innych organizacji społecznych i zawodowych, fundacji oraz samodzielnych publicznych zakładów opieki zdrowotnej. Jeśli podmiot wpisany do rejestru stowarzyszeń, innych organizacji (...) podejmuje działalność gospodarczą, podlega obowiązkowi wpisu także do rejestru przedsiębiorców. Wynika tak z art. 50 ustawy o KRS (Dz. U. z 2024 r. poz. 979). Regulacje te oznaczają, że podmioty wpisane wyłącznie do rejestru stowarzyszeń, innych organizacji (...) KRS nie muszą korzystać z e-Doręczeń. Mogą się na to dobrowolnie zdecydować. Natomiast podmioty wpisane do wspomnianego rejestru i jednocześnie rejestru przedsiębiorców KRS muszą wdrożyć e-Doręczenia.
Poza tym trzeba zwrócić uwagę, że podmioty z rejestru przedsiębiorców KRS w rozumieniu omawianej ustawy są, co do zasady, podmiotami niepublicznymi. Wyjątek od tej reguły dotyczy podmiotów, które spełniają kryteria z art. 2 pkt 6 lit. c) ustawy. Podmiotem publicznym w świetle definicji z tej regulacji mogą być w szczególności spółki z większościowym udziałem Skarbu Państwa czy jednostek samorządu terytorialnego.
Niniejszy artykuł dotyczy podmiotów niepublicznych z rejestru przedsiębiorców KRS.
Podmioty niepubliczne podlegające wpisowi do rejestru przedsiębiorców KRS są objęte e-Doręczeniami w dwóch terminach:
|
Adres do e-Doręczeń dla podmiotu niepublicznego wpisanego do KRS przed 1 stycznia 2025 r. W przypadku gdy podmiot niepubliczny wpisany do KRS przed 1 stycznia 2025 r. zdecyduje się korzystać z adresu do e-Doręczeń powiązanego z publiczną usługą (PURDE), to może go uzyskać, składając wniosek on-line poprzez rządową stronę internetową poświęconą e-Doręczeniom (www.gov.pl/web/e-doreczenia). Opcja ta dotyczy w szczególności podmiotów, które nie składają wniosku o wpis zmian do KRS (wówczas uzyskanie adresu do e-Doręczeń jest możliwe przy okazji jego składania). Wspomniana rządowa strona ma zakładki "ZŁÓŻ WNIOSEK" czy "Uzyskaj adres do e-Doręczeń". Korzystając z którejś z nich, osoba fizyczna może złożyć za podmiot niepubliczny z KRS wniosek o utworzenie adresu i skrzynki doręczeń. Aby mogła to zrobić, musi zalogować się, korzystając w szczególności ze swojego prywatnego profilu zaufanego czy aplikacji mObywatel. Osoba składająca wniosek np. za spółkę handlową, w pierwszej kolejności musi odpowiedzieć na pytanie dotyczące tego, dla kogo zgłaszany jest wniosek, a potem dla kogo będzie zakładany adres do e-Doręczeń. W przypadku przedsiębiorcy z KRS będącego podmiotem niepublicznym trzeba wybrać opcję "Dla podmiotu niepublicznego". Poza tym osoba składająca wniosek musi wybrać, w jakiej roli występuje, tj. reprezentanta czy pełnomocnika. Wniosek o utworzenie adresu i skrzynki do doręczeń elektronicznych dla podmiotu niepublicznego z KRS może złożyć jej reprezentant albo pełnomocnik. Przykładowo w spółce z o.o. wniosek taki może złożyć członek zarządu uprawniony do samodzielnej reprezentacji spółki, ewentualnie osoba wybrana przez zarząd na pełnomocnika. W tym przypadku należy udzielić pełnomocnictwa. Musi ono zawierać datę, miejsce sporządzenia i z jego treści powinno jednoznacznie wynikać, że pełnomocnik jest upoważniony do dokonywania czynności związanych z e-Doręczeniami w imieniu podmiotu, którego dane znajdują się we wniosku. Załączane pełnomocnictwo musi być podpisane zgodnie ze sposobem reprezentacji obowiązującym w spółce. Wypełniając wniosek, trzeba wskazać dane administratora skrzynki. Może być to osoba składająca wniosek bądź inna osoba. Składając wniosek za spółkę, warto dołączyć wydruk z KRS, a gdy wniosek składa pełnomocnik, to musi dołączyć także pełnomocnictwo oraz dowód uiszczenia opłaty za pełnomocnictwo. Po utworzeniu adresu do e-Doręczeń powiązanego z PURDE konieczna będzie jeszcze aktywacja adresu do e-Doręczeń. Po czym nastąpi wpis adresu do BAE i ujawnienie go w KRS. |
Obowiązek korzystania przez podmioty niepubliczne z e-Doręczeń określa art. 9 ust. 1 ustawy i polega on na konieczności posiadania adresu do e-Doręczeń wpisanego do bazy adresów elektronicznych (BAE), powiązanego z publiczną usługą rejestrowanego doręczenia elektronicznego (PURDE) albo komercyjną usługą określoną w ustawie jako kwalifikowana usługa rejestrowanego doręczenia elektronicznego (kwalifikowana usługa RDE).
Co ważne, wpis adresu do e-Doręczeń do bazy tych adresów (BAE) jest równoznaczny z żądaniem doręczania korespondencji przez podmioty publiczne na ten adres (art. 7 ust. 1 ustawy). W związku z tym można stwierdzić, że obowiązki spółek handlowych będących podmiotami niepublicznymi są powiązane z odbieraniem korespondencji wysyłanej przez podmioty publiczne.
W praktyce zatem podmiot niepubliczny z KRS (np. spółka handlowa) musi najpierw podjąć decyzję, czy chce mieć adres do e-Doręczeń powiązany z bezpłatną usługą publiczną (tj. PURDE), czy z kwalifikowaną usługą rejestrowanego doręczenia elektronicznego (por. art. 23-24 ustawy).
PURDE świadczy operator wyznaczony (obecnie jest nim Poczta Polska S.A.), a kwalifikowana usługa RDE jest świadczona przez podmioty komercyjne (odpłatnie) spełniające standardy świadczenia kwalifikowanej usługi RDE, w tym wymagania dotyczące bezpieczeństwa i wiarygodności realizowanej przez siebie usługi.
Nawet gdy dany podmiot zdecyduje się korzystać z adresu do e-Doręczeń powiązanego z PURDE, to w przyszłości będzie mógł zmienić swoją decyzję. Podmiot niepubliczny z rejestru przedsiębiorców KRS może zrezygnować z PURDE i powiązanej z nią skrzynki doręczeń, pod warunkiem zapewnienia możliwości doręczania mu korespondencji na adres do e-Doręczeń, powiązany z kwalifikowaną usługą RDE. Adres taki też musi być wpisany do BAE. Rezygnując z PURDE, podmiot niepubliczny może zachować swój dotychczasowy adres do doręczeń elektronicznych.
Poza tym podmiot niepubliczny z KRS obowiązany jest do wyznaczenia administratora skrzynki doręczeń (art. 19 ust. 1 ustawy). Administrator ją aktywuje (informację o tym, jak ma to zrobić, otrzyma w e-mailu). W wyniku aktywacji możliwe jest zarządzanie skrzynką doręczeń, w tym m.in.:
Decyzje te (co do dostawcy usługi i administratora skrzynki doręczeń) należy podjąć w spółkach zgodnie z zasadami prowadzenia spraw spółki, a zatem stosowne uchwały podejmują np. wspólnicy spółki jawnej czy zarząd spółki z o.o. Przed ich podjęciem trzeba uwzględnić kwestie organizacyjne i techniczne związane z wielkością podmiotu, ilością osób odpowiedzialnych za obieg korespondencji i tego, czy np. spółka posiada system informatyczny do obsługi korespondencji.
W sytuacji gdy spółka zdecyduje się korzystać z adresu do e-Doręczeń powiązanego z kwalifikowaną usługą RDE, wówczas należy postępować zgodnie z instrukcjami podmiotu świadczącego taką usługę.
Utworzenie adresu do e-Doręczeń powiązanego z PURDE oraz przyporządkowanie do niego skrzynki doręczeń w przypadku podmiotów z KRS może nastąpić na podstawie wniosku albo automatycznie na skutek wymiany danych pomiędzy KRS (a od 1 czerwca 2025 r. także pomiędzy operatorem wyznaczonym) a ministrem właściwym ds. informatyzacji. Wynika tak z art. 11 ustawy, uwzględniając powołaną wcześniej nowelizację.
Ministerstwo Sprawiedliwości w odpowiedzi z dnia 2 grudnia 2024 r. na pytanie naszego Wydawnictwa wskazało, że system eKRS, w tym podsystemy eFormularze PRS i S-24, jest przygotowany do realizacji obowiązków związanych z e-Doręczeniami wynikającymi z przepisów wchodzących w życie 1 stycznia 2025 r. Z tym dniem zaczął obowiązywać m.in. art. 19f ustawy o KRS. Reguluje on zasady podawania danych dotyczących adresu do e-Doręczeń we wniosku o wpis do KRS. Stanowi on, że składając wniosek o wpis do rejestru przedsiębiorców KRS, wnioskodawca - który nie ma adresu do e-Doręczeń i zamierza korzystać z PURDE - musi wskazać dane niezbędne do utworzenia adresu do e-Doręczeń, tj. adres do korespondencji i informacje dotyczące administratora skrzynki doręczeń (w tym m.in. jego imię i nazwisko oraz adres poczty elektronicznej).
W przypadku gdy wnioskodawca korzysta z kwalifikowanej usługi RDE i ma już adres do e-Doręczeń, który nie jest wpisany do BAE, wówczas, składając wniosek o wpis do rejestru przedsiębiorców KRS, musi wskazać adres do e-Doręczeń powiązany z kwalifikowaną usługą RDE oraz oznaczenie dostawcy tej usługi. Ewentualność taka może dotyczyć spółki z o.o. w organizacji, która uzyskała adres do e-Doręczeń na wniosek, ale nie został on jeszcze wpisany do BAE.
W przypadku gdy wnioskodawca składający wniosek o wpis do rejestru przedsiębiorców posiada adres do e-Doręczeń wpisany do BAE oraz dane w tym zakresie są aktualne, wówczas wnioskodawca składa oświadczenie o posiadaniu adresu do e-Doręczeń wpisanego do bazy adresów elektronicznych i aktualności danych zamieszczonych w tej bazie (art. 19f ust. 2 ustawy o KRS).
Dane z wniosku o wpis do KRS po dokonaniu wpisu zostaną przekazane do ministra właściwego ds. informatyzacji za pośrednictwem systemu teleinformatycznego (art. 16 ust. 1 ustawy). Także po dokonaniu zmiany danych podmiotu lub jego wykreślenia z KRS, dane objęte treścią wpisu zostaną przekazane w ramach jednego okienka do ministra właściwego ds. informatyzacji w celu dokonania aktualizacji danych (art. 20 ust. 1c ustawy o KRS).
Po utworzeniu adresu do e-Doręczeń powiązanego z PURDE minister właściwy ds. informatyzacji przesyła informację o jego utworzeniu na adres poczty elektronicznej administratora skrzynki doręczeń. On powinien ją aktywować zgodnie z instrukcjami otrzymanymi w e-mailu. Aktywacja skrzynki umożliwi zarządzanie nią.
Po aktywacji minister właściwy ds. informatyzacji wpisze adres do e-Doręczeń powiązany z PURDE do bazy adresów elektronicznych i prześle bezpłatnie informację o tym wpisie już na adres do e-Doręczeń, którego dotyczy wpis (art. 16 ust. 2-4 ustawy).
Dane o adresie do e-Doręczeń z bazy tych adresów (BAE) zostaną przekazane do KRS, a wpis w przedmiocie adresu do e-Doręczeń polega już tylko na jego automatycznym zamieszczeniu w KRS. Wpis ten nie podlega opłacie sądowej i ogłoszeniu w Monitorze Sądowym i Gospodarczym (art. 20 ust. 1aa i ust. 1d ustawy o KRS).
| ||||||||||||
|
||||||||||||
