Szacowanie wartości zamówienia w unijnym projekcie

Jeśli wartość zamówienia w unijnym projekcie nie przekroczy 30 tys. euro, a beneficjent jest podmiotowo zobowiązany do stosowania Prawa zamówień publicznych, to należy zweryfikować, jaką procedurę zamówienia przeprowadzić. Jej brak powoduje niekwalifikowalność kwoty zamówienia.

Procedury zakupowe

Procedury zakupowe w projekcie wspófinansowanym ze środków europejskich uzależnione są od wartości zamówienia i od tego, czy beneficjent ma obowiązek stosowania przepisów ustawy Prawo zamówień publicznych (Dz. U. z 2015 r. poz. 2164 ze zm.). I tak beneficjent, który zobligowany jest do przestrzegania procedur określonych w ustawie Pzp, stosuje ją w odniesieniu do zamówień powyżej 30 tys. euro. W przypadku zamówień poniżej tej kwoty zobowiązany jest stosować procedury przewidziane w Wytycznych Ministra Rozwoju z dnia 19 września 2016 r. w zakresie kwalifikowalności wydatków w ramach EFR, EFS, FS w okresie programowania 2014-2020. Te określają dwie procedury zakupowe w ramach projektów współfinansowanych z funduszy europejskich. Jest to procedura rozeznania rynku przy zakupie o wartości powyżej 20 tys. zł netto oraz związana z zasadą konkurencyjności przy zamówieniach przekraczających wartość 50 tys. zł netto. Bez względu na jej rodzaj zabroniony jest podział zamówienia publicznego skutkujący zaniżeniem jego wartości szacunkowej. Udowodnienie takiej nieprawidłowości w projekcie powoduje konsekwencje finansowe dla beneficjenta w postaci naliczenia korekt finansowych. By ich uniknąć, przy szacowaniu wartości zamówienia publicznego trzeba wziąć pod uwagę przesłanki określone w powołanych Wytycznych.

Wartość zamówienia ustala się w odniesieniu do danego projektu, za wyjątkiem beneficjentów, którzy są zobligowani do stosowania Prawa zamówień publicznych przy zamówieniach powyżej 30 tys. euro.

Szacowanie zamówienia

Dla ustalenia wartości zamówienia publicznego należy wziąć pod uwagę konieczność łącznego spełnienia następujących przesłanek:

• usługi, dostawy oraz roboty budowlane są tożsame rodzajowo lub funkcjonalnie,
   
• możliwe jest udzielenie zamówienia publicznego w tym samym czasie,
   
• możliwe jest wykonanie zamówienia przez jednego wykonawcę.

Jeśli zamówienie ma być udzielone w częściach (z określonych względów ekonomicznych, organizacyjnych, celowościowych), to wartość zamówienia należy ustalić jako łączną wartość poszczególnych jego części. Z tym że nie dotyczy to zamówień, o których mowa w art. 6a Pzp, czyli do udzielenia zamówienia na daną część zamawiający może stosować przepisy właściwe dla wartości tej części zamówienia. Jest to możliwe, gdy jej wartość jest mniejsza niż wyrażona w złotych równowartość kwoty 80 tys. euro dla dostaw lub usług oraz 1 mln euro dla robót budowlanych, pod warunkiem, że łączna wartość tych części wynosi nie więcej niż 20% wartości zamówienia.

W świetle tych rozwiązań, to czy dany element zamówienia należy oszacować łącznie, czy odrębnie uzależnione jest od spełnienia wskazanych przesłanek. Przy założeniu, że któraś z nich nie zostanie spełniona, wówczas beneficjent ma do czynienia z zamówieniami odrębnymi. Tak będzie, gdy przedmiot zamówienia ma inne przeznaczenie bądź nie jest możliwe jego nabycie u tego samego wykonawcy w tym samym czasie. W przeciwnym przypadku, tj. gdy udzielane zamówienia w tym samym czasie mają to samo przeznaczenie oraz istnieje możliwość ich uzyskania u jednego wykonawcy, realizator projektu (beneficjent) będzie miał do czynienia z jednym zamówieniem (przykład 1).

Inaczej kwestia określania wartości zamówienia publicznego wygląda w odniesieniu do beneficjentów, którzy podmiotowo są zobowiązani do stosowania przepisów ustawy Pzp oraz do tych, którzy nie mają takiego obowiązku. Wytyczne w zakresie kwalifikowalności wydatków wprost stanowią, że w przypadku zamówień realizowanych przez beneficjentów, którzy nie są zamawiającymi w rozumieniu Pzp, wartość zamówienia ustala się w odniesieniu do danego projektu. Tak samo jest w przypadku podmiotów, które są zamawiającymi w rozumieniu ustawy Pzp, ale tylko w odniesieniu do zamówień nieprzekraczających 30 tys. euro. Ma to na celu zdiagnozowanie, czy zamówienie podlega zasadzie konkurencyjności, czy procedurze rozeznania rynku (przykład 2). Inne rozwiązanie ma zastosowanie do beneficjentów zobowiązanych do stosowania ustawy Pzp, gdy wartość zamówienia przekracza 30 tys. euro. Wówczas istnieje obowiązek stosowania zasad sumowania zamówień przewidzianych w tej ustawie. De facto przy szacowaniu wartości zamówienia trzeba wziąć pod uwagę zamówienia w ramach wszystkich realizowanych projektów współfinansowanych ze środków unijnych oraz zamówień dotyczących działalności pozaprojektowej zamawiającego.