Płatnik świadczenia chorobowego, przed jego wypłatą pracownikowi, ustala do niego prawo oraz jego wysokość, m.in. w oparciu o wypłacone pracownikowi wynagrodzenie. W pewnych okolicznościach świadczenie to podlega jednak przeliczeniu oraz ewentualnemu wyrównaniu i to z urzędu, a więc bez konieczności składania przez pracownika wniosku w tej sprawie. Podstawą do zwiększenia wysokości świadczenia może być także przełom roku kalendarzowego.
Podstawę wymiaru świadczenia chorobowego przysługującego pracownikowi, co do zasady, stanowi przeciętne miesięczne wynagrodzenie wypłacone mu za okres 12 lub pełnych miesięcy kalendarzowych ubezpieczenia (zatrudnienia) poprzedzających miesiąc powstania niezdolności do pracy/prawa do zasiłku. Ustala się ją bowiem z uwzględnieniem wynagrodzenia uzyskanego u płatnika składek w okresie nieprzerwanego ubezpieczenia chorobowego, w trakcie którego powstała(-o) niezdolność do pracy/prawo do świadczenia.
Tak wynika z art. 36 ust. 1, ust. 2 i ust. 4 z uwzględnieniem art. 47 ustawy o świadczeniach pieniężnych z ubezpieczenia społecznego w razie choroby i macierzyństwa (Dz. U. z 2023 r. poz. 2780), zwanej ustawą zasiłkową, która w art. 3 pkt 3 i art. 41 precyzuje:
Zdarza się, że w momencie ustalania wysokości należnego pracownikowi świadczenia nie wszystkie składniki wynagrodzenia, uwzględniane w podstawie jego wymiaru, zostały wypłacone. Nie mogą one zatem być brane pod uwagę, nawet gdy znana jest ich wysokość. Oczywiście skutkuje to zaniżeniem wysokości należnego świadczenia, ale tylko do czasu ostatecznej wypłaty zaległego wynagrodzenia, która obliguje płatnika zasiłku do jego niezwłocznego wyrównania. W głównej mierze chodzi tu o wypłatę wynagrodzenia za pracę w nadgodzinach, choć zdarza się, że ze względu na kłopoty finansowe firmy obejmuje także podstawowe składniki wynagrodzenia.
Wyjątek przewidziano dla premii, nagród i innych składników wynagrodzenia przysługujących za okresy np. miesięczne, kwartalne lub roczne. Otóż za sprawą art. 42 ustawy zasiłkowej, regulującego sposób ich uwzględnienia w podstawie wymiaru świadczenia, w przypadku gdy nie zostały one wypłacone do czasu ostatecznego sporządzenia listy wypłat zasiłków, do podstawy wymiaru zasiłku przyjmuje się składniki wypłacone za okres poprzedni. Wówczas ich późniejsza, ostateczna wypłata nie skutkuje koniecznością przeliczenia tej podstawy, tak jak ma to miejsce w przypadku, gdy:
(patrz tabela).
| Okoliczność | Tryb postępowania | ||||
| wypłata zaległego składnika wynagrodzenia (uwzględnianego w podstawie wymiaru świadczenia) należnego za okres brany pod uwagę przy ustalaniu podstawy wymiaru świadczenia | składnik ten należy uwzględnić przeliczając podstawę wymiaru i wyrównując wypłacone wcześniej świadczenie | ||||
| dany składnik wynagrodzenia jest zmniejszany za okres przebywania na jednym świadczeniu (np. z tytułu choroby własnej), ale wypłacany w pełnej wysokości za okres korzystania z innego świadczenia (np. z zasiłku opiekuńczego) | w zależności od rodzaju należnego pracownikowi świadczenia chorobowego składnik ten powinien być uwzględniany lub nieuwzględniany w podstawie jego wymiaru | ||||
| zaprzestanie wypłaty danego składnika wynagrodzenia, uwzględnionego w podstawie wymiaru świadczenia | składnik ten należy wyłączyć z podstawy wymiaru świadczenia należnego za okres przypadający od dnia zaprzestania jego wypłaty | ||||
| zmiana zasad wypłaty danego składnika wynagrodzenia, polegająca np. na: | składnik ten: | ||||
|
|
||||
|
|
||||
| wypłata np. premii kwartalnej lub rocznej za miniony okres, gdy nie została ona uwzględniona w wysokości wypłaconej za poprzedni okres albo została wypłacona w kwocie zaliczkowej | należy premię tę uwzględnić przeliczając podstawę wymiaru i wyrównując wypłacone wcześniej świadczenie | ||||
| zmiana wymiaru czasu pracy, gdy nastąpiła ona w czasie przerwy między należnymi świadczeniami, co do zasady nieskutkującej koniecznością ustalenia nowej podstawy wymiaru zasiłku | należy od nowa ustalić podstawę wymiaru świadczenia w oparciu o wynagrodzenie wypłacone z tytułu pracy w nowym wymiarze czasu pracy, nawet przy braku przerwy między świadczeniami wynoszącej co najmniej jeden miesiąc kalendarzowy | ||||
| niezdolność do pracy/prawo do zasiłku na przełomie roku, gdy faktyczna podstawa wymiaru świadczenia jest niższa od obowiązującej nowej najniższej podstawy wymiaru zasiłku | faktyczną podstawę wymiaru świadczenia należy podnieść do nowej gwarantowanej jej wysokości dla celów naliczenia świadczenia należnego od dnia obowiązywania tej nowej kwoty | ||||
| ujawnienie błędu (np. przez innego pracownika lub w wyniku kontroli) przy ustalaniu podstawy wymiaru zasiłku | należy ponownie ustalić podstawę wymiaru świadczenia i przy stwierdzeniu niedopłaty wyrównać wypłacone wcześniej świadczenie wraz z należnymi odsetkami |
Zdarza się, że zgodnie z regulaminem wynagradzania dany składnik wynagrodzenia jest zmniejszany za okres przebywania na jednym, ale wypłacany w pełnej wysokości na innym świadczeniu (patrz tabela). W takim przypadku płatnik świadczenia powinien każdorazowo dokładnie analizować, który składnik powinien być uwzględniony, a który wyłączony z podstawy wymiaru świadczenia, nawet, jeśli brak przerwy albo zbyt krótka przerwa między świadczeniami nie wymaga ustalania nowej podstawy wymiaru zasiłku (art. 43 ustawy zasiłkowej).
Niekiedy podstawą do przeliczenia świadczenia jest zwykły błąd ludzki albo sytuacja, gdy np. osoby odpowiedzialne za ustalenie podstawy wymiaru zasiłku (w tym opracowujące program do jej obliczania) błędnie zinterpretowały przepisy albo nie mają pełnej wiedzy w tym zakresie.
Po ujawnieniu błędu należy niezwłocznie ponownie ustalić (tym razem prawidłowo) podstawę wymiaru świadczenia i przy stwierdzeniu niedopłaty wyrównać wypłacone wcześniej świadczenie wraz z należnymi odsetkami, chyba że roszczenie o jego wypłatę uległo już przedawnieniu, o którym mowa w art. 67 ust. 4 ustawy zasiłkowej. Przywołany przepis zakłada, iż w przypadku, gdy niewypłacanie zasiłku w całości lub w części było następstwem błędu płatnika składek albo ZUS, roszczenie o wypłatę zasiłku przedawnia się po upływie 3 lat od ostatniego dnia okresu, za który zasiłek przysługuje.
W przypadku pracowników nie można również zapomnieć o najniższej podstawie wymiaru zasiłku, którą z tytułu pracy w pełnym wymiarze czasu pracy stanowi kwota minimalnego wynagrodzenia za pracę, po odliczeniu kwoty odpowiadającej 13,71% tego wynagrodzenia (art. 45 ustawy zasiłkowej). Gdy faktyczna podstawa świadczenia w pewnym momencie, od daty zmiany minimalnego wynagrodzenia, okaże się niższa od najniższej podstawy wymiaru zasiłku, powinna być podniesiona do tej wartości.
Wszystkie przywołane wcześniej okoliczności wymagają przeliczenia podstawy wymiaru świadczenia lub podniesienia jej do gwarantowanej kwoty - z urzędu, a więc bez konieczności składania przez pracownika wniosku w tej sprawie. Jeśli natomiast pracodawca nie jest uprawniony do wypłaty zasiłków swoim pracownikom, informację istotną dla przeliczenia podstawy zasiłku powinien niezwłocznie przekazać do ZUS, np. w formie korekty zaświadczenia płatnika składek (Z-3).
| ||||||||||||
|
||||||||||||
