Strata w środkach obrotowych w kosztach podatkowych - interpretacja indywidualna organu podatkowego

Tak wynika z interpretacji indywidualnej Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z 4 listopada 2024 r., nr 0111-KDIB1-1.4010.477.2024.2.AND.

W siedzibie spółki doszło do włamania. Sprawcy wybili zamknięte okno i po wejściu do środka budynku dokonali kradzieży m.in. gotówki ulokowanej w kasetce. Prowadzone przez policję w tej sprawie śledztwo zostało umorzone z uwagi na niewykrycie sprawcy.

Spółka składając wniosek o wydanie interpretacji w celu uzyskania stanowiska organu podatkowego odnośnie możliwości zaliczenia wartości skradzionej gotówki do kosztów uzyskania przychodów, wyjaśniła, że utrata środków nie nastąpiła na skutek jej zawinionych działań, rażącego niedbalstwa czy braku zachowania należytej staranności. Budynek, w którym były przechowywane środki, był odpowiednio zabezpieczony w dniu kradzieży. Spółka swoimi działaniami nie mogła zapobiec temu zdarzeniu.

Również kasetka spełniała wymagania określone w rozporządzeniu Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 7 września 2010 r. w sprawie wymagań jakim powinna odpowiadać ochrona wartości pieniężnych przechowywanych i transportowanych przez przedsiębiorców i inne jednostki organizacyjne (Dz. U. z 2016 r. poz. 793 ze zm.), a przechowywana gotówka była zgodna z limitem określonym w tym rozporządzeniu oraz z limitem niezbędnego zapasu gotówki ustalonego w spółce.

W ocenie spółki w tych okolicznościach stratę gotówki w wysokości skradzionej kwoty można zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów. Organ podatkowy uznał stanowisko spółki za prawidłowe.

W uzasadnieniu wydanego rozstrzygnięcia wyjaśnił, że na podstawie art. 15 ust. 1 updop poniesione wydatki (koszty), po wyłączeniu wydatków enumeratywnie wymienionych w art. 16 ust. 1 updop, stanowić mogą koszty uzyskania przychodu, o ile pozostają w związku przyczynowo-skutkowym z osiąganymi przychodami, w tym służą zachowaniu albo zabezpieczeniu funkcjonowania źródła przychodów.

Katalog wydatków niestanowiących kosztów uzyskania przychodów, pomimo ich związku z przychodami i prowadzoną działalnością gospodarczą, zawarty został w art. 16 ust. 1 updop.

Powołany organ podkreślił jednak, że samo wyliczenie kosztów, których nie uważa się za koszty uzyskania przychodów, nie stwarza domniemania, że wszelkie pozostałe koszty, które nie są zamieszczone w art. 16 ust. 1 updop, zostaną ex lege uznane za koszty uzyskania przychodów.

Wśród kosztów wymienionych w tzw. negatywnym katalogu kosztów, ujętym w art. 16 ust. 1 updop, nie wyszczególniono strat w środkach obrotowych. Oznacza to, że co do zasady, straty te, jako związane z prowadzoną działalnością, mogą zostać uznane za koszty uzyskania przychodów.

Zaliczenie strat w środkach obrotowych do kosztów uzyskania przychodów powinno być jednak każdorazowo oceniane w aspekcie:

• całokształtu prowadzonej przez podatnika działalności,
• okoliczności, które spowodowały powstanie straty,
• udokumentowania straty,
• podjętych przez podatnika działań zabezpieczających.

W związku z brakiem w ustawie o podatku dochodowym od osób prawnych definicji straty należy znaczenie to postrzegać w świetle wykładni językowej. Strata w języku potocznym oznacza ubytek, poniesioną szkodę, to co się przestało posiadać. Na ogół stratą jest zniszczenie, uszkodzenie, utracenie towarów lub maszyn i urządzeń w wyniku pożaru, powodzi lub kradzieży, czyli jest ona następstwem zdarzeń losowych i nie wynika z celowego działania podatnika.

Przyjmuje się, że dla celów podatkowych tylko stratę powstałą na skutek zdarzeń nieprzewidywalnych, nie do uniknięcia przez racjonalnie działający podmiot można uznać za zdarzenie, które uzasadnia zaliczenie powstałej straty w ciężar kosztów uzyskania przychodów.

Jednym z warunków uznania straty w środkach obrotowych za koszt uzyskania przychodów jest stwierdzenie, że strata powstała pomimo dochowania przez podatnika należytej staranności.

Ponadto, aby zaliczyć poniesioną stratę do kosztów uzyskania przychodów, niezbędne jest spełnienie warunku formalnego, tj. właściwe udokumentowanie poniesionego kosztu. Właściwym dokumentem na okoliczność powstałej straty jest protokół dotyczący straty, który powinien określać rodzaj szkody materialnej, jej ilość, wartość, przyczynę jej powstania, podpisy osób uprawnionych oraz datę. Zaistnienie szkody powinno być uprawdopodobnione przez właściwe organy, np. policję (umorzenie dochodzenia), instytucję ubezpieczeniową (wypłata odszkodowania).

Z uwagi na specyfikę kosztów wynikających z kradzieży, każdy przypadek straty w środkach obrotowych należy rozpatrywać indywidualnie, z uwzględnieniem okoliczności faktycznych towarzyszących sprawie oraz całokształtu działalności prowadzonej przez podatnika w kontekście stosowanych środków bezpieczeństwa i dochowania należytej staranności.

W rezultacie, nie mogą stanowić kosztów uzyskania przychodów straty:

• powstałe wyłącznie z winy podatnika,
• wynikające z zaniedbań lub nieprzestrzegania przepisów prawa,
• nieudokumentowane.

Z opisu sprawy wynika, że utrata przez spółkę środków nie nastąpiła na skutek jej zawinionych działań, rażącego niedbalstwa przy braku zachowania należytej staranności. Poza tym fakt poniesienia szkody był właściwie udokumentowany. W związku z tym, organ podatkowy stwierdził, że w tym przypadku stratę gotówki w wysokości skradzionej kwoty spółka może zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów.