Okoliczności, w których nagroda jubileuszowa jest wyłączona z oskładkowania

W regulaminie wynagradzania wprowadziliśmy zapis, zgodnie z którym pracownikom przysługują nagrody jubileuszowe w wysokości jedno-, dwu-, lub trzymiesięcznego minimalnego wynagrodzenia, w zależności od zakładowego stażu pracy. Prawo do nagród przysługuje nie częściej niż co 5 lat. Proszę o wskazanie okoliczności, w których nagród jubileuszowych nie należy uwzględniać w podstawie wymiaru składek ZUS.

W podstawie wymiaru składek ZUS nie uwzględnia się nagród jubileuszowych (gratyfikacji), które według zasad określających warunki ich przyznawania przysługują pracownikowi nie częściej niż co 5 lat. Tak stanowi § 2 ust. 1 pkt 1 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 18 grudnia 1998 r. w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe (Dz. U. nr 161, poz. 1106 z późn. zm.), dalej rozporządzenia składkowego.

Zwolnienie nagrody jubileuszowej z oskładkowania jest więc uzależnione od warunków jej przyznawania zawartych w zakładowych źródłach prawa pracy (np. w regulaminie wynagradzania, regulaminie nagród jubileuszowych, układzie zbiorowym pracy). Jeśli w powołanych przepisach uregulowano, że pracownik jest uprawniony do nagrody nie częściej niż co 5 lat, to taka nagroda jest wyłączona z podstawy wymiaru składek ZUS. Decydującą datą jest przy tym data nabycia przez pracownika prawa do tej nagrody, a nie data jej wypłaty.

Od zasady, że nagroda jubileuszowa przyznana pracownikowi w okresie krótszym niż 5 lat podlega oskładkowaniu, istnieje kilka wyjątków. Zgodnie ze stanowiskiem ZUS przedstawionym w piśmie z dnia 10 marca 2003 r. (znak: FUu 400-826/02) podstawy wymiaru składek nie stanowią nagrody jubileuszowe wypłacone w sytuacji gdy:

• pracownik nabywa prawo do nagrody w okresie krótszym niż 5 lat od nabycia prawa do poprzedniej nagrody, z uwagi na fakt, że w czasie 5-letniego okresu oczekiwania na następną nagrodę, przedstawi dokumenty potwierdzające zatrudnienie, które wcześniej nie były uwzględnione przy ustalaniu prawa do nagrody,
   
• nagroda jest wypłacana w dniu rozwiązania stosunku pracy pracownikowi, któremu do nabycia prawa do nagrody z tytułu upływu kolejnych 5 lat, brakuje mniej niż 12 miesięcy, licząc od dnia rozwiązania stosunku pracy, a rozwiązanie to następuje w związku z przejściem pracownika:
   
• na emeryturę,
   
• na rentę z tytułu niezdolności do pracy w związku z wypadkiem przy pracy lub chorobą zawodową albo
   
• na rentę z tytułu całkowitej niezdolności do pracy i samodzielnej egzystencji lub całkowitej niezdolności do pracy z innych przyczyn niż wypadek przy pracy lub choroba zawodowa (por. także interpretacja indywidualna ZUS z dnia 9 września 2014 r., znak: WPI/200000/43/954/2014),
   
• nagroda przysługuje w przemyśle wydobywczym członkom drużyn ratowniczych (z wyjątkiem specjalistów) bez względu na częstotliwość faktycznej ich wypłaty,
   
• nagroda jubileuszowa wypłacana jest częściej niż co 5 lat, z uwagi na to, że prawo do jej nabycia nastąpiło wskutek zmiany wewnątrzzakładowych przepisów, regulujących zasady przyznawania tych nagród, przy czym warunkiem jest aby zarówno nowe, jak i stare przepisy przewidywały przyznawanie nagrody nie częściej niż co 5 lat, a pracodawca zmieniając je nie działał w celu ominięcia prawa poprzez częstą zmianę przepisów dotyczących nagród jubileuszowych w celu wypłaty kwot wolnych od składek (por. także interpretacje indywidualne ZUS z dnia 7 lutego 2014 r., znak: WPI/200000/43/124/2014 i z dnia 9 września 2014 r., znak: WPI/200000/43/980/2014),
   
• nagrody wypłacane są w przypadku, gdy do osiągnięcia kolejnego 5-lecia uprawniającego do nagrody jubileuszowej brakuje mniej niż 12 miesięcy, a pracownik po rozwiązaniu stosunku pracy przechodzi na świadczenie przedemerytalne.

W powołanym wyżej piśmie z dnia 10 marca 2003 r. ZUS odniósł się także do nagród jubileuszowych wynikających z rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 30 grudnia 1981 r. w sprawie szczególnych przywilejów dla pracowników górnictwa - Karta górnika (Dz. U. z 1982 r. nr 2, poz. 13 ze zm.). Na podstawie § 10 ust. 3 tego rozporządzenia pracownicy górnictwa po przepracowaniu co najmniej 25 lat pracy otrzymują oprócz pieniężnej nagrody jubileuszowej pamiątkowy zegarek. ZUS w tej sytuacji przyjmuje, że zegarek stanowi nierozłączny element nagrody jubileuszowej, przez co w konsekwencji jego wartość podlega wyłączeniu z podstawy wymiaru składek. Analogiczne stanowisko, w przedmiocie wyłączenia z podstawy wymiaru składek wartości zegarka będącego integralną częścią nagrody jubileuszowej (w sytuacji gdy nie dotyczy to pracowników górnictwa) zajął ZUS w interpretacji indywidualnej z dnia 30 grudnia 2013 r., znak: WPI/200000/451/1664/2013.

Wspomnijmy, że gdy pracodawca dokonując zmian w przepisach płacowych likwiduje instytucję nagród jubileuszowych przewidując przy tym możliwość wypłaty świadczeń pieniężnych mających charakter rekompensaty za rezygnację z jej przyznawania, to takie świadczenie może być wyłączone z oskładkowania. Warunkiem jest jednak, że dotychczas obowiązujące zasady przyznawania nagród jubileuszowych przewidywały ich wypłatę nie częściej, niż co 5 lat (por. interpretacja ZUS z dnia 23 marca 2015 r., znak: DI/100000/43/208/2015).