Dokumentowanie kosztów transportu towarów

W przypadku dostawy towarów za podstawę opodatkowania należy uznać całość świadczenia pieniężnego pobieranego od nabywcy. Oznacza to, że do podstawy opodatkowania VAT trzeba wliczyć pobieraną przez dostawcę towarów cenę za towar, a także wszystkie inne elementy będące częściami składowymi tej dostawy towarów, w tym koszty jego transportu.

Co należy wliczyć do podstawy opodatkowania?

Jak wynika z art. 29a ust. 1 ustawy o VAT, podstawą opodatkowania jest, co do zasady, wszystko, co stanowi zapłatę, którą dokonujący dostawy towarów lub usługodawca otrzymał lub ma otrzymać z tytułu sprzedaży od nabywcy, usługobiorcy lub osoby trzeciej, włącznie z otrzymanymi dotacjami, subwencjami i innymi dopłatami o podobnym charakterze mającymi bezpośredni wpływ na cenę towarów dostarczanych lub usług świadczonych przez podatnika.

W myśl art. 29a ust. 6 ustawy o VAT, podstawa opodatkowania obejmuje:

• podatki, cła, opłaty i inne należności o podobnym charakterze, z wyjątkiem kwoty podatku,
• koszty dodatkowe, takie jak prowizje, koszty opakowania, transportu i ubezpieczenia, pobierane przez dokonującego dostawy lub usługodawcę od nabywcy lub usługobiorcy.

Także z art. 73 Dyrektywy 2006/112 wynika, że w przypadku dostawy towarów i świadczenia usług podstawa opodatkowania obejmuje wszystko, co stanowi zapłatę otrzymaną lub którą dostawca lub usługobiorca otrzyma w zamian za dostawę towarów lub świadczenie usług, od nabywcy, usługobiorcy lub osoby trzeciej, włącznie z subwencjami związanymi bezpośrednio z ceną dostawy lub świadczenia.

Oznacza to, że w przypadku dostawy towarów za podstawę opodatkowania należy uznać całość świadczenia pieniężnego (bądź dokonywanego w innej dopuszczalnej prawem formie) pobieranego od nabywcy. W związku z tym do podstawy opodatkowania należy wliczyć pobieraną przez sprzedawcę wartość (cenę) towarów, a także wszystkie inne elementy zapłaty będące częściami składowymi świadczenia zasadniczego, tj. dostawy towarów. Dotyczy to wyłącznie kosztów, które zwiększają kwotę należną z tytułu konkretnej dostawy towarów.

Dokumentowanie kosztów transportu towarów

Zasady wystawiania faktur zostały zawarte w art. 106a-106q ustawy o VAT. Podatnik jest obowiązany wystawić fakturę dokumentującą sprzedaż, a także dostawę towarów i świadczenie usług, o których mowa w art. 106a pkt 2 ustawy o VAT, dokonywanych przez niego na rzecz innego podatnika podatku, podatku od wartości dodanej lub podatku o podobnym charakterze lub na rzecz osoby prawnej niebędącej podatnikiem. Prawidłowo wystawiona faktura powinna zawierać m.in. nazwę (rodzaj) towaru lub usługi, a także wartość dostarczonych towarów lub wykonanych usług, objętych transakcją, bez kwoty podatku (wartość sprzedaży netto) i stawkę podatku.

Jak wskazano wcześniej, podstawa opodatkowania obejmuje m.in. koszty dodatkowe, takie jak prowizje, koszty opakowania, transportu i ubezpieczenia, pobierane przez dokonującego dostawy lub usługodawcę od nabywcy lub usługobiorcy. W związku z tym koszt transportu powinien być wliczony do podstawy opodatkowania towaru i opodatkowany taką samą stawką VAT jak dostarczany towar.

Wykazanie kosztów transportu na fakturze

Sprzedający powinien wliczyć koszty transportu w cenę sprzedanego towaru i na fakturze koszty te ująć w jednej pozycji razem z towarem. Jednak w praktyce dość często zdarza się, że podatnicy wykazują koszty transportu w odrębnej pozycji faktury. Kwestię taką rozpatrywał Dyrektor KIS w interpretacji indywidualnej z dnia 5 marca 2021 r., nr 0111-KDIB3-3.4012.707.2020.1.MW. W analizowanej przez organ sprawie transport sprzedawanych towarów stanowił integralną część ich dostawy. Organ stwierdził, że w takiej sytuacji transport nie może być samodzielnym przedmiotem sprzedaży dla klienta. W konsekwencji dostawa towarów stanowi świadczenie główne, natomiast świadczeniem pomocniczym jest usługa transportowa, która jest ściśle związana z dostawami towarów. W interpretacji tej organ uznał, że umieszczenie na fakturze w części przeznaczonej na nazwę (rodzaj) towaru lub usługi kilku różnych świadczeń może sugerować, że przedmiotem sprzedaży było kilka odrębnych świadczeń, a nie jedno świadczenie. Może to skutkować obowiązkiem zastosowania różnych stawek VAT dla wykazanych odrębnie czynności. Zdaniem organu z dokumentu poświadczającego dokonanie danej dostawy musi jednoznacznie wynikać, że przedmiotem transakcji jest dostawa towaru, a nie dostawa towaru i jakiejś innej usługi. Wobec tego na fakturze dokumentującej taką sprzedaż - w tej jej części, która odzwierciedla elementy obligatoryjne - powinna widnieć tylko jedna pozycja - dostawa towarów. W pozycji tej należy zsumować wartość świadczenia głównego (dostawy towarów) oraz świadczenia pomocniczego (transportu). Zdaniem organu koszty transportu towarów sprzedawanych przez podatnika nie mogą być ujmowane przez niego jako osobne pozycje na fakturze. Bez znaczenia, zdaniem organu, jest to, że podatnik zawarł z kontrahentem odrębną umowę o stałe świadczenie usług transportowych.

Dla Prenumeratorów GOFIN
	Baza interpretacji wydawanych m.in. przez organy podatkowe dostępna w serwisie www.interpretacje.gofin.pl

Odrębna usługa transportowa

Jeżeli sprzedaż towaru obejmuje samą dostawę towarów bez usługi transportowej jako elementu tej dostawy, a sprzedający dodatkowo oferuje za odrębną odpłatnością usługę transportową, to usługa ta będzie stanowiła świadczenie odrębne.

Dyrektor KIS w interpretacji indywidualnej z dnia 5 marca 2021 r., nr 0112-KDIL1-1.4012.595.2020.2.AW, wyjaśnił, że jeśli sprzedawca godzi się wyświadczyć dodatkowo usługę transportu, na podstawie odrębnej umowy, za którą pobiera odrębną opłatę, to usługę tę należy wykazywać odrębnie na fakturze.

W związku z tym w takich sytuacjach podatnicy mogą wyszczególniać na fakturze odrębnie dostawę towarów i koszty transportu.

Kilka towarów, jeden transport

Często zdarza się, że sprzedawane towary są opodatkowane różnymi stawkami VAT. W interpretacji indywidualnej z dnia 5 lutego 2021 r., nr 0114-KDIP1-1.4012.774.2020.1.RR, Dyrektor KIS wyjaśnił, że koszty transportu doliczone do sprzedaży towaru nie stanowią wynagrodzenia z tytułu wykonania samodzielnej usługi, lecz są to koszty dodatkowe podstawowej czynności, jaką jest sprzedaż towaru. W tym przypadku koszty transportu są kosztami związanymi ze świadczeniem głównym, które w efekcie kształtują kwotę ostateczną żądaną od nabywcy. Zatem w sytuacji, gdy przedmiotem jednej dostawy są towary opodatkowane różnymi stawkami (8% i 23%), koszty transportu należy przyporządkować proporcjonalnie do podstawy opodatkowania poszczególnych towarów opodatkowanych różnymi stawkami i do kosztów tych zastosować taką samą stawkę, jak dla towarów, z którymi są związane. Jednakże skoro koszty transportu nie stanowią samodzielnej usługi, lecz są elementem podstawowej czynności, jaką jest sprzedaż towarów, to tym samym koszty te nie powinny być wykazywane w odrębnej pozycji faktury dokumentującej sprzedaż towarów. Organ zaznaczył, że kalkulację kosztów transportu podatnik może przedstawić w części informacyjnej faktury lub na oddzielnym załączniku do niej.

Podstawa prawna

Ustawa z dnia 11.03.2004 r. o VAT (Dz. U. z 2022 r. poz. 931 ze zm.)